El manejo adecuado del flujo de caja mensual es fundamental para la salud financiera de cualquier negocio. Pero ¿cómo podemos prever y controlar de manera eficiente este flujo? En este artículo te presentaremos un formato y plantilla de Excel que te ayudarán a hacer predicciones precisas y llevar un seguimiento detallado de tu flujo de caja mensual. Descubre cómo aprovechar al máximo esta herramienta y tomar decisiones informadas para el crecimiento de tu empresa. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es un modelo de previsión de flujo de caja mensual?
El Modelo de previsión de flujo de caja mensual es una herramienta para que las empresas realicen un seguimiento del desempeño operativo en tiempo real y realicen comparaciones internas entre los flujos de efectivo previstos y los resultados reales.
Si bien los modelos de pronóstico de 12 meses intentan pronosticar el futuro, se pueden obtener beneficios significativos del análisis de varianza mensual, que cuantifica, en términos porcentuales, cuán precisas (o inexactas) fueron las estimaciones de la administración.
Importancia del modelo de previsión de flujo de caja mensual
La capacidad de una empresa para generar flujos de efectivo positivos a largo plazo determina su éxito (o fracaso).
Los flujos de efectivo de una empresa, en su forma más simple, se refieren al dinero que entra y sale de la empresa.
Los pronósticos mensuales establecen límites al gasto de una empresa en función de los ingresos y las ganancias retenidas.
La siguiente tabla enumera algunos factores comunes del flujo de efectivo:
| Entradas de efectivo (+) | Transacciones de pago (-) |
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Modelos de pronóstico de efectivo mensuales versus informes financieros
Según la contabilidad de acumulación, las empresas que cotizan en bolsa deben presentar sus declaraciones ante la SEC cada trimestre (décimo trimestre) y al final de su año fiscal (10,000).
Por otro lado, los modelos de pronóstico mensual son herramientas internas comúnmente utilizadas por profesionales de FP&A o propietarios de pequeñas empresas.
Si bien las grandes empresas que cotizan en bolsa ciertamente tienen sus propios modelos internos que se actualizan constantemente diariamente (o semanalmente), nuestra publicación se centra en brindar una descripción general básica de los modelos de flujo de efectivo mensual.
Contabilidad basada en efectivo versus contabilidad basada en devengo
Una diferencia entre las previsiones de flujo de caja mensuales y los estados financieros presentados por las empresas públicas es que las primeras suelen utilizar la contabilidad de caja.
El uso de la contabilidad basada en caja tiende a ser más común entre empresas privadas más pequeñas cuyos modelos de negocio, estructuras financieras, etc. son mucho menos sofisticados.
- Contabilidad basada en caja: La contabilidad de efectivo registra los ingresos y gastos tan pronto como se recibe o transfiere físicamente el efectivo, independientemente de si el producto o servicio se ha entregado al cliente.
- Contabilidad periódica: La contabilidad de acumulación registra los ingresos “obtenidos” (es decir, el producto/servicio relacionado se ha entregado) y los gastos correspondientes en el mismo período (es decir, según el principio de correspondencia).
Pronosticar flujos de efectivo mensuales
El primer paso para crear un modelo de previsión de flujo de efectivo mensual es pronosticar los ingresos y gastos futuros de su empresa. Tenga en cuenta que los supuestos del modelo subyacentes al pronóstico deben basarse en consideraciones válidas para justificar el pronóstico.
Ejemplos de impulsores del flujo de efectivo
- Ingresos promedio por usuario (ARPU)
- Valor promedio del pedido (AOV)
- Precio de venta promedio (ASP)
- Número medio de artículos por pedido
Cuantos más datos históricos haya que confirmen la validez de los supuestos, más fiable será el pronóstico.
Los inversores en etapa inicial suelen ver con cautela las proyecciones financieras mensuales y las estimaciones del tamaño del mercado de las nuevas empresas en etapa inicial.
Al mismo tiempo, sin embargo, los modelos de previsión de flujo de caja mensual no pretenden abordar necesidades urgentes de liquidez, como es el caso del modelo de flujo de caja de 13 semanas (TWCF) utilizado en la reestructuración de empresas en dificultades.
Análisis de variación
Una vez que se completen los pronósticos de 12 meses, se realizarán actualizaciones continuas del modelo existente a medida que lleguen y se capturen internamente nuevos datos financieros.
El análisis de varianza es la diferencia entre dos métricas:
- Rendimiento esperado
- Rendimiento real
El equipo directivo de una empresa debe esforzarse por minimizar la diferencia entre el desempeño esperado y el real, especialmente a medida que adquieren más experiencia y conocimiento sobre la industria, la competencia, etc.
Mejorar la precisión del pronóstico de efectivo año tras año es una señal de que la administración está desarrollando una mejor comprensión de cómo administrar su negocio, aunque existen circunstancias inevitables en las que eventos inesperados pueden alterar la trayectoria de una empresa.
Comparar pronósticos pasados con resultados operativos reales puede mejorar la precisión de los pronósticos futuros, particularmente si la gerencia puede identificar tendencias a largo plazo y patrones recurrentes.
A través de la experiencia, la gerencia puede determinar mejor los factores que contribuyen al desempeño superior, al desempeño esperado o al desempeño inferior.
Se produce una variación favorable cuando el desempeño real fue mejor que el previsto originalmente, similar a una “sorpresa de ganancias” positiva.
Sin embargo, en el caso de la variación negativa, el desempeño real fue decepcionante y no cumplió con las expectativas de la gerencia, de manera similar a cómo una empresa que cotiza en bolsa no alcanza su objetivo de ganancias por acción (EPS).
Previsiones de flujo de caja “móviles”
Una vez que se completa el pronóstico del flujo de efectivo mensual (y el análisis de varianza), el siguiente paso recomendado es resumir los datos mensuales en una sección anualizada.
Luego, las empresas pueden evaluar el año en curso a un alto nivel y utilizar los conjuntos de datos compilados para crear pronósticos para varios años, un proceso a largo plazo que comienza con modelos financieros mensuales.
Pronóstico de flujo de caja mensual – Plantilla Excel
Pasamos ahora a un ejercicio de modelado, al que puede acceder rellenando el siguiente formulario.
Supuestos del modelo para la previsión de flujo de caja mensual.
Para nuestro modelo de flujo de caja mensual, creamos un modelo de pronóstico de 12 meses para una pequeña empresa (PYME).
Establecer los supuestos operativos, la parte del análisis que consume más tiempo, no será parte de nuestra tarea.
En realidad, los números ingresados para la columna Esperado estarían vinculados desde un modelo granular que toma en cuenta cohortes de clientes, planes de precios, canales de clientes y más.
Si este fuera el caso, los números enumerados en la columna Esperado estarían en color de fuente negro en lugar de azul para reflejar el hecho de que son accesos directos a otra pestaña dentro del modelo.
Dado que construir un modelo integral y luego defender cada suposición no es realista para un ejercicio de modelado simplificado como el nuestro, codificaremos cada número proyectado.
Pero primero necesitamos configurar la estructura mensual de nuestro modelo, lo cual logramos usando “=MES(1)” para enero y luego “=EOMONTH(Prior Cell,1)” para cada mes subsiguiente hasta llegar a diciembre.
Para cada mes, dividimos los datos financieros en dos columnas tituladas:
- Esperado
- De hecho
Los supuestos del modelo para el rendimiento previsto se enumeran en las siguientes secciones:
Recibos de efectivo mensuales esperados
- Ingresos en efectivo: $125,000 por mes
- Cobro de cuentas por cobrar: $45,000 por mes
- Ingresos por intereses: $10,000 por mes
El concepto de recibos y recibos de efectivo es similar, pero los recibos se registran en el estado de resultados de acuerdo con las normas contables de la contabilidad de devengo, mientras que los recibos de efectivo se basan en la contabilidad basada en efectivo.
Los recibos de efectivo aumentan directamente el monto total de efectivo reportado en el balance, pero los ingresos pueden ganarse pero reportarse, por ejemplo, como cuentas por cobrar (A/R) en lugar de “ventas” en el estado de resultados.
Pagos mensuales en efectivo esperados
- Compra de inventario: $40,000 por mes
- Gasto de capital (CapEx): $10,000 por mes
- Salario de los empleados: $25,000 por mes
- Costos de marketing: $8,000 por mes
- Alquiler de oficina: $5,000 por mes
- Servicios públicos: $2,000 por mes
- Impuestos sobre la renta: $85 000 al final del trimestre (4 veces por año)
Si sumamos todos los supuestos, se espera que los ingresos totales en efectivo sean de $180 000 cada mes.
Con pagos en efectivo, los gastos mensuales esperados son $90,000. Sin embargo, en los meses en que vencen los impuestos, el gasto en efectivo aumenta a $175,000. Tenga en cuenta que este tipo de tratamiento fiscal es una simplificación incluso para las pequeñas empresas y de ninguna manera pretende reflejar la realidad (por ejemplo, diferentes normas según la jurisdicción, impuestos locales/regionales, impuestos inmobiliarios, etc.).
Ejemplo de un modelo de previsión de flujo de caja mensual
A continuación, completamos las columnas tituladas “Real” con los supuestos que se muestran a continuación.
Los ingresos en efectivo subestimaron el rendimiento esperado en 16.000 dólares cada mes (196.000 dólares frente a 180.000 dólares).
Por el contrario, los pagos en efectivo también se fijaron demasiado bajos; sin embargo, en lo que respecta a los gastos, valores más altos tienen un impacto negativo en el flujo de caja y reducen la rentabilidad.
En los meses libres de impuestos, los gastos fueron de $105,800 cada mes, mientras que el monto planificado fue de $90,000, una diferencia de $15,800.
Y para los meses gravables, los gastos mensuales son de $190,800, mientras que las expectativas son de $175,000.
El “Cambio neto en efectivo” se calcula a continuación sumando el “Total de ingresos en efectivo” al “Total de desembolsos en efectivo”.
- Cambio neto esperado en efectivo (meses libres de impuestos): $90,000
- Cambio neto real en efectivo (meses libres de impuestos): $90,200
Para los meses en que se pagan impuestos:
- Cambio neto esperado en efectivo (meses fiscales): $5,000
- Cambio neto real en efectivo (meses tributarios): $5,200
La variación mensual en todo el pronóstico es de $200, lo cual es una estimación muy precisa dada la diferencia mínima entre el desempeño esperado y el real.
Como mejor práctica recomendada para el modelado, hemos calculado los totales para el año 2022, para lo cual utilizamos la función “SUMAR.SI” de Excel para sumar los números relevantes.
Fórmula Excel Mensual ➞ Anual
“=SUMAR.SI (rango de columnas esperadas y reales, criterios “esperados” o “reales”, rango de valores para SUMA)”
Aquí vemos las fuentes resumidas de las desviaciones, así como los factores compensatorios.
Por ejemplo, los ingresos en efectivo se subestimaron en un 20%, los ingresos de las cuentas por cobrar se exageraron en un 20% y no hubo sorpresas en el monto de los ingresos por intereses recibidos (por ejemplo, títulos de renta fija).
En cuanto a las salidas de efectivo, los mayores pagos estuvieron directamente relacionados con una mayor generación de ingresos (es decir, costos variables), tales como: B. Las compras de inventario, los gastos de capital y los salarios de los empleados fueron un 20% más altos de lo esperado.
Los costos de marketing estuvieron en gran medida en línea con las expectativas de la gerencia y estuvieron un 10% por encima del pronóstico original.
Los costos fijos, como el alquiler de oficinas y las facturas de servicios públicos, así como los impuestos sobre la renta, se mantuvieron constantes porque la tasa impositiva aplicable se conoce y puede estimarse con anticipación tan pronto como estén disponibles nuevas cifras de ventas.
Preguntas de ejemplo para el análisis de varianza
- ¿Qué factores descuidados llevaron a una subestimación del 20% de los ingresos en efectivo?
- ¿Cómo se pueden mejorar los procesos de cobranza de cuentas por cobrar de nuestra empresa para abordar el problema actual ($432 000 recaudados frente a $540 000 esperados)?
- Si bien los aumentos en los COGS y los gastos de capital son razonables dado el aumento de las ventas, ¿han estado los gastos recientes como porcentaje de las ventas en línea con las tendencias históricas?
El cambio neto esperado en efectivo para 2022 fue de solo $2.400, o 0,3%, a favor de la empresa, lo que significa que la empresa tiene más efectivo de lo previsto originalmente.
