¿Estás buscando una manera efectiva de planificar la capacidad de ventas de tu empresa? ¡No busques más! En este artículo, te presentaremos una fórmula y calculadora que te ayudarán a realizar una planificación precisa y estratégica de la capacidad de ventas de tu negocio. ¿Listo para maximizar tus ventas y alcanzar tus objetivos? Sigue leyendo para descubrir cómo.
¿Qué es la planificación de la capacidad de ventas?
Planificación de la capacidad de ventas es un tipo de modelo predictivo en el que la administración intenta optimizar el crecimiento de las ventas de una empresa (la “línea de ventas”) mientras toma decisiones de contratación eficientes basadas en el desempeño de ventas estimado de los vendedores.
Planificación de la capacidad de ventas para empresas SaaS
Al determinar la capacidad de ventas, la gerencia puede establecer efectivamente un “techo” para los ingresos potenciales de su equipo de ventas.
La planificación de la capacidad de ventas se refiere a los intentos de una empresa de hacer coincidir el número de empleados de ventas (es decir, la oferta) lo mejor posible con su potencial de ventas (es decir, la demanda) para maximizar la eficiencia de sus operaciones.
La planificación de la capacidad a menudo se asocia con la gestión de operaciones y fabricación, pero hoy en día se ha convertido en una parte importante de la presupuestación de las empresas SaaS en sus primeras etapas.
Especialmente las empresas emergentes con un futuro incierto deben asegurarse de que su capital (es decir, los fondos recaudados de inversores externos) se invierta en las áreas con mayor retorno de la inversión (ROI).
Para las empresas SaaS, el equipo de ventas y marketing es posiblemente uno de los factores más importantes que determinan el éxito (o el fracaso) de la empresa, sólo superado por el producto en sí.
En otras palabras, una empresa que tiene un producto de alta calidad con capacidades técnicas y propiedad intelectual (PI) incomparables en comparación con sus competidores más cercanos aún podría cerrar sin una estrategia de ventas efectiva de “salida al mercado”.
Desde una perspectiva de gestión, algunas de las decisiones más impactantes que deben tomarse son las siguientes:
- ¿Para qué roles de ventas específicos deberíamos reclutar y contratar?
- ¿A quién deberíamos contratar para presentar nuestro producto a clientes potenciales y en quién podemos confiar para mantener las relaciones?
- ¿Cuándo se deben contratar a estos miembros del equipo de ventas?
- ¿En qué KPI deberíamos seguir y basar nuestros objetivos de crecimiento para asegurarnos de que vamos en la dirección correcta?
Decisiones de este tipo muchas veces se rechazan incorrectamente porque pueden surgir factores inesperados, como por ejemplo: B. Retrasos en la contratación, tiempos de preparación más largos de lo esperado y desgaste de empleados.
Además, también pueden surgir riesgos externos inesperados, como: B. nuevos participantes (que obligan a la empresa a reinvertir más) y estacionalidad y carácter cíclico, que impactan negativamente en el rendimiento.
Factores de planificación de la capacidad de ventas.
Antes de sumergirnos en nuestro modelo, primero echemos un vistazo a algunos términos importantes.
- Productividad de ventas: La eficacia del equipo de ventas de forma individual; debe considerar su trayectoria, habilidades de ventas, etc.
- Porcentaje de rampa: El tiempo que le toma a un representante de ventas alcanzar casi la productividad total (y lograr lo que un empleado experimentado podría lograr de manera consistente). El tiempo necesario depende de numerosos factores, como por ejemplo: B. el tipo de cliente, el sistema de incorporación/capacitación implementado y las capacidades del producto que se vende.
- Emigración: El éxodo o “rotación” de empleados, que puede ser voluntario o involuntario (por ejemplo, mudarse a otro trabajo en otro lugar o ser despedido por el empleador).
- Ingresos anuales recurrentes (ARR): En este contexto específico, representa el ARR esperado que un representante de ventas puede generar una vez que esté completamente comprometido y “listo” para ejecutar.
Comprender el desgaste de los empleados y la capacidad de ventas
El término “abandono” a menudo se refiere a clientes y ventas, pero aquí el abandono en realidad mide la tasa a la que los empleados abandonan la empresa y dejan de ser empleados de la misma.
En resumen, es difícil encontrar y contratar vendedores de alto rendimiento (y aún más difícil reemplazarlos de manera oportuna).
Por ejemplo, digamos que un puñado de empleados de una empresa decidió renunciar a principios de mes.
A primera vista, los empleados perdidos pueden no parecer un gran golpe para la empresa, pero la verdadera preocupación es que los ingresos futuros se vean amenazados (o perdidos) por la partida de estos empleados.
Las salidas de empleados son particularmente preocupantes cuando se trata de empleados totalmente utilizados que generan la mayor parte de los ingresos de la empresa.
Por lo tanto, las startups suelen pagar a sus empleados con una compensación basada en acciones, no sólo para ahorrar dinero, sino también para darles un incentivo adicional para permanecer en la empresa.
Calculadora de planificación de capacidad de ventas – Plantilla Excel
Pasamos ahora a un ejercicio de modelado, al que puede acceder rellenando el siguiente formulario.
Ejemplo de cálculo para la planificación de la capacidad de ventas
Por ejemplo, una empresa SaaS ofrece soluciones de software empresarial a pequeñas y medianas empresas (PYMES) y está tratando de estimar su ARR potencial durante los próximos cuatro trimestres.
Al inicio del primer trimestre, la empresa espera tener diez ejecutivos de cuentas (AE) responsables de vender sus productos a pymes.
Sin embargo, dos de los representantes de AE de la empresa han expresado su deseo de abandonar la empresa, lo que requiere dos nuevas contrataciones de reemplazo.
El cronograma de avance para pronosticar el número final de representantes de SMB AE es el siguiente:
- Representantes finales de SMB AE = Representantes iniciales de SMB AE + Nuevo – Rotación
En la fórmula, “nuevo” se refiere a nuevas contrataciones, mientras que “abandono” representa lo contrario, es decir, empleados perdidos.
Sin embargo, no se espera que los dos nuevos empleados se desempeñen al mismo nivel que sus predecesores, lo que, como veremos pronto, afecta el crecimiento potencial de los ingresos.
Para equilibrar el saldo de las PYMES AE, la gerencia no espera más reducciones de personal durante el resto del año, una contratación cada una en el segundo y tercer trimestre y dos contrataciones en el cuarto trimestre.
Del primer al cuarto trimestre, las AE finales para PYMES crecieron de 10 a 14, un aumento neto de 4 representantes de ventas.
En el siguiente paso contamos el número de EA, los cuales se clasifican de la siguiente manera:
- 100% completamente arrancado
- 50% completamente arrancado
Nuestro modelo supone que una PYME tarda medio año (es decir, el 50% de un año completo o dos trimestres) en desarrollar su “pleno potencial”.
Usando la función SUMAPRODUCTO, haga lo siguiente:
- Multiplique la cantidad de empleados totalmente utilizados por 100%, lo que significa que estos empleados se desempeñan al máximo rendimiento.
- Multiplique el número de nuevos empleados contratados por 50%, lo que significa que estos empleados solo están rindiendo a la mitad de su capacidad y no son tan efectivos como sus colegas que están trabajando a plena capacidad.
- Cuando sumas los dos productos, obtienes un total de 9, 11, 12 y 13 empleados contratados, lo que significa que los nuevos empleados se tratan como empleados a tiempo parcial en términos de desempeño de ventas.
Ahora hemos llegado a nuestro paso final, que es calcular los nuevos ingresos recurrentes anuales del segmento de PYMES.
Se requieren dos supuestos para calcular el nuevo ARR.
- Cuota por PYME AE = $80,000
- Productividad de ventas = 60%
Cuando multiplicamos estos tres números (el número total de AE de PYME que aumentaron, la tasa por AE de PYME y la productividad de ventas), nos queda el nuevo ARR de la fuerza de ventas de PYME.
- Q-1 = $432,000
- Q-2 = $504,000
- Q-3 = $552,000
- Q-4 = $624,000
