¿Qué son los gastos prepagos y cómo pueden afectar el balance financiero de una empresa? En este artículo, exploraremos en detalle la definición de los gastos prepagos, cómo se registran en los libros contables y cómo impactan en el balance de una compañía. Además, te presentaremos un ejemplo práctico para que puedas comprender de manera clara y concisa cómo funcionan los gastos prepagos en el mundo de las finanzas. ¡Sigue leyendo para descubrir todo lo que necesitas saber sobre este importante concepto contable!
¿Qué son los gastos prepagos?
Gastos pagados por anticipado se refieren a pagos realizados por adelantado por productos o servicios que se espera recibir en una fecha posterior, más comúnmente relacionados con servicios públicos, seguros y alquiler.
¿Cuál es la definición de gastos prepagos?
Cuando una empresa decide pagar por adelantado un producto o servicio, el pago anticipado se registra como un “Gasto pagado por adelantado” en la sección Activos corrientes del balance.
Inicialmente, el pago inicial se registra como un activo corriente, pero el saldo contable se reduce con el tiempo en el estado de resultados de acuerdo con las normas contables GAAP.
A pesar del “gasto” del nombre, la empresa recibe beneficios económicos positivos del gasto durante múltiples períodos de tiempo, por lo que se clasifica como un activo corriente.
De acuerdo con los principios de concordancia de la contabilidad de devengo, los ingresos y los gastos deben registrarse en el mismo período.
¿Cuáles son ejemplos de gastos prepagos?
Algunos de los ejemplos más comunes de gastos prepagos incluyen:
| Ejemplos comunes |
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¿Cómo encuentro los gastos pagados por adelantado en el balance?
La partida “Gastos pagados anticipadamente” se refleja en la sección “Activo circulante” del balance.
Por ejemplo, la siguiente captura de pantalla del balance del año fiscal 2022 de Tesla (TSLA) muestra dónde se pueden encontrar los ingresos diferidos activos.
Tenga en cuenta que los “gastos pagados” se combinan con “otros activos corrientes” en una sola partida, lo que suele ser el caso.
Ejemplo de costos prepagos de Tesla (Fuente: TSLA 10-K)
¿Cómo pronosticar los gastos prepagos?
En un modelo financiero, la partida de gastos pagados por adelantado de una empresa generalmente se modela como vinculada a sus gastos operativos o gastos de venta, generales y administrativos.
La sección de supuestos operativos de un modelo calcula la relación entre los gastos pagados por adelantado y los gastos operativos (o gastos de venta, generales y administrativos) para períodos históricos.
Gastos prepagos % de costos operativos = Costos prepagos ÷ Los gastos de explotación
Para el período de pronóstico, los costos pagados por adelantado se pronostican con base en el supuesto porcentual multiplicado por los costos operativos previstos (costos de venta, generales y administrativos).
Gastos prepagos = Gastos prepagos como % de los costos operativos × Los gastos de explotación
Sin embargo, si la relación entre los pagos anticipados y los costos de venta, generales y administrativos no está clara, el pronóstico del monto del costo pagado por adelantado se puede vincular al crecimiento de las ventas por conveniencia.
Los gastos pagados por adelantado de una empresa suelen ser comparativamente pequeños y rara vez tienen un impacto significativo en su valoración. Por lo tanto, el gasto suele resumirse en la línea “Otros activos corrientes”.
¿Los gastos pagados por adelantado son un activo circulante?
El rubro “Gasto prepago” representa los pagos realizados por adelantado, de modo que el activo circulante permanece hasta que se realicen los beneficios asociados.
Los gastos pagados por adelantado aparecen en el activo circulante del balance hasta que se consumen por completo (es decir, el cliente se da cuenta del beneficio).
Debido a su clasificación como activo “corriente”, se espera que los beneficios asociados a los productos o servicios prepago se realicen dentro de los próximos doce meses.
A medida que los beneficios de los activos comienzan a realizarse, el valor actual del activo disminuye a medida que el activo se carga a gastos en el estado de resultados.
Comparable a la mecánica de un programa de depreciación, es decir, la salida de efectivo real no se registra en el período en el que se incurrió en el gasto de capital (capex), sino que se distribuye a lo largo de su vida útil.
El activo de gastos pagados anticipadamente disminuye gradualmente hasta que el saldo finalmente llega a cero.
Al mismo tiempo, el saldo reportado de la empresa disminuye y el gasto aparece en el estado de resultados en el período correspondiente al beneficio correspondiente.
Gastos prepagos frente a gastos acumulados: ¿cuál es la diferencia?
La línea de “Gastos pagados por adelantado” proviene de una empresa que paga por adelantado productos/servicios que se espera que se utilicen más adelante.
Por el contrario, los gastos acumulados son costos en los que ha incurrido una empresa pero que aún no ha pagado, generalmente debido a la falta de una factura (por ejemplo, esperando la factura).
Sin embargo, la diferencia notable entre gastos prepagos y gastos devengados es la clasificación en el balance (B/S):
- Gastos prepagos → Activos circulantes (<12 meses)
- Costos acumulados → Pasivos corrientes (<12 meses)
¿Cuál es un ejemplo de gastos prepagos?
Un ejemplo común de pago anticipado es la cobertura de seguro, que a menudo se paga por adelantado para cubrir múltiples períodos futuros.
Suponemos que una empresa ha pagado la cobertura del seguro por adelantado debido a los incentivos del proveedor.
Si la empresa realiza un pago único de $24 000 por una póliza de 12 meses, registraría un gasto prepago de $24 000 en la primera fecha.
Durante los próximos doce meses, la empresa registrará un gasto de $2000 por mes, lo que provocará que el activo corriente que se muestra en el balance general disminuya en $2000 por mes.
- Primer pago adelantado = $24,000
- Gastos mensuales en el estado de resultados = $2,000
Al final del período de seguro de doce meses, se han pagado todos los beneficios del seguro, los gastos totales se han contabilizado como gastos y el activo correspondiente en el balance cae a cero.
