¿Has oído hablar de los gastos por deudas incobrables y te preguntas qué significa exactamente y cómo se registran en el diario contable? ¡No te preocupes! En este artículo, te explicaremos de manera clara y concisa qué son estos gastos y te daremos ejemplos de cómo se registran en el libro diario. Si eres dueño de un negocio o simplemente tienes curiosidad acerca de cómo funcionan las finanzas en una empresa, esta información te será muy útil. ¡Sigue leyendo para aprender más sobre los gastos por deudas incobrables y cómo afectan las operaciones financieras de una organización!
¿Qué es la deuda incobrable?
El Costos de deudas incobrables Son cuentas por cobrar pendientes de una empresa que han sido clasificadas como incobrables y, por lo tanto, se tratan como cancelaciones en el balance.
¿Qué es el gasto por deudas incobrables en contabilidad?
En contabilidad, los gastos por deudas incobrables surgen cuando los clientes han comprado un producto o servicio utilizando crédito en lugar de efectivo, pero no pueden cumplir con sus obligaciones de pago en efectivo.
Como parte de la transacción, la empresa había concedido un préstamo a corto plazo al cliente, suponiendo que el importe adeudado se recibiría finalmente en efectivo.
Sin embargo, es posible que el cliente no pueda pagar a la empresa (por ejemplo, si se declara en quiebra o experimenta dificultades financieras imprevistas), lo que provoca que se registren deudas incobrables en las cuentas.
Una vez que la empresa se da cuenta de que es poco probable que se reciba el pago pendiente que aún debe el cliente, el reconocimiento de las deudas incobrables es necesario para reflejar con precisión su desempeño operativo en sus estados financieros por razones de transparencia.
¿Cómo funciona la liquidación de deudas incobrables?
La cuenta de deudas incobrables intenta registrar el monto estimado que el acreedor (es decir, el vendedor) debe cancelar debido al «incumplimiento» del deudor (es decir, el comprador) en el período actual. La razón por la que el gasto es una “estimación” es porque una empresa no puede predecir qué cuentas por cobrar no cumplirán en el futuro.
Dada la prevalencia de los pagos a crédito en la economía moderna, estos casos se han vuelto inevitables, aunque mejores políticas de cobro de deudas pueden reducir el monto de las cancelaciones y provisiones.
Las empresas que aceptan pagos a crédito deben ser conscientes de que asumir deudas incobrables forma ahora parte de su modelo de negocio, ya que es casi imposible conceder crédito a los clientes sin estar expuestos a algún riesgo de impago.
¿Cómo se contabilizan las deudas incobrables en la cuenta de resultados?
La venta resultante de la transacción ya fue reconocida en el estado de resultados de la Compañía ya que se cumplieron los criterios de reconocimiento de ingresos según la ASC 606.
Más específicamente, el producto o servicio ha sido entregado al cliente que ya se ha beneficiado de él (y por lo tanto, los ingresos se consideran “obtenidos” según los principios de contabilidad de acumulación).
Pero en el contexto de las deudas incobrables, el cliente NO cumplió su parte del trato en la transacción, por lo que la deuda debe cancelarse para reflejar que la empresa ya no espera recibir el dinero.
En determinados casos, se podría haber recibido parte del dinero adeudado (por ejemplo, en pagos a plazos) hasta que el cliente ya no pudiera pagar el saldo y entonces el saldo se cancelaría.
Normalmente, el registro de gastos por deudas incobrables está incluido en la sección «Ventas, generales y administración» (SG&A) del estado de pérdidas y ganancias.
Cancelación de deudas incobrables en el balance: método de provisión
Después de una venta a crédito, la empresa espera el pago en efectivo del cliente y la obligación incumplida se registra en el balance como “cuentas por cobrar”.
La partida Cuentas por cobrar (A/R) se encuentra en la sección Activos corrientes del balance porque se espera que la mayoría de las cuentas por cobrar se paguen dentro de los doce meses (que es el caso para la mayoría).
La «reserva para cuentas de cobro dudoso» se registra en el balance para reducir el valor de las cuentas por cobrar (A/R) de una empresa en el balance.
Dado que un aumento en esta cuenta hace que el valor de su activo pareado (es decir, cuentas por cobrar) disminuya, la cuenta se considera como una contraparte, es decir, la provisión para cuentas de cobro dudoso se compensa con las cuentas por cobrar para reducir su valor.
La provisión se basa en la mejor estimación de la administración de gastos por deudas incobrables (el monto en dólares de las cuentas por cobrar que no son pagadas por los clientes) calculada utilizando el método de antigüedad o el método de porcentaje de ventas, o una combinación de ambos, dependiendo de qué tan estrechamente relacionadas estén. son.
Sin embargo, es importante señalar que la subvención registrada no representa el monto real, sino más bien una “mejor estimación”.
El gasto real por deudas incobrables puede variar, y a menudo lo hace, significativamente de las expectativas de la administración, aunque la brecha debería cerrarse con el tiempo a medida que la Compañía madure y la administración ajuste sus estimaciones en consecuencia en períodos posteriores.
El método de provisión es necesario porque permite a las empresas anticipar pérdidas por deudas incobrables y reflejar estos riesgos en sus estados financieros.
Aunque algunos puedan considerarlo demasiado conservador, reduce la probabilidad de pérdidas inesperadamente grandes.
En tales casos, el precio de las acciones de la empresa podría experimentar fluctuaciones significativas en los mercados públicos, que la contabilidad de acumulación intenta limitar.
Cobro de deudas incobrables
El motivo del pago atrasado podría ser un evento inesperado por parte del cliente y una mala planificación presupuestaria, o podría ser intencional debido a malas prácticas comerciales.
En este último caso, es posible que el cliente nunca haya tenido la intención de pagar al vendedor en efectivo.
Si la cantidad perdida se considera lo suficientemente significativa, la empresa técnicamente podría emprender acciones legales y solicitar el pago a través de agencias de cobro de deudas.
Sin embargo, las posibilidades de cobrar el dinero tienden a ser muy escasas y el costo de oportunidad de intentar recuperar el pago adeudado suele disuadir a las empresas de perseguir al cliente, especialmente en el sector B2C.
Para la mayoría de las empresas, el mejor camino es mejorar sus procesos de cobro de deudas internamente e implementar los procedimientos adecuados para reducir estos casos.
Cómo calcular los costos de las deudas incobrables
Método de envejecimiento versus método de porcentaje de ventas
Existen dos métodos principales para estimar el valor de las deudas incobrables:
- Método de envejecimiento → El método de antigüedad de las cuentas por cobrar consiste en clasificar las compras a crédito pendientes en grupos según el número de días de vencimiento. Los grupos suelen estar segmentados por 30 días, y a cada grupo se le asigna un porcentaje específico que refleja la probabilidad estimada de que la empresa reciba el pago.
- Porcentaje del método de venta → El método del porcentaje de ventas también se puede utilizar para estimar los gastos por insolvencia. El gasto se calcula como un porcentaje de las ventas con base en el gasto histórico de deudas incobrables de la Compañía como porcentaje de las ventas y la evaluación de la administración de la efectividad de cualquier cambio operativo que la Compañía haya realizado.
La confiabilidad de las deudas incobrables estimadas, bajo cualquier enfoque, depende de la comprensión que la administración tenga de los datos históricos y de los clientes de su empresa.
Las suposiciones no deben basarse simplemente en promedios históricos, ya que es necesario realizar un análisis mucho más detallado para identificar las causas de estas deudas incobrables, los patrones en el comportamiento de los clientes y el posible impacto de los cambios operativos recientes en la frecuencia de tales eventos.
En otras palabras, las cifras estimadas deben mirar tanto hacia atrás como hacia adelante, siendo la dirección conservadora en la eficacia de sus ajustes operativos de acuerdo con el principio de prudencia.
Costo de deuda incobrable: ejemplo de asiento de diario (débito y crédito)
Supongamos que una empresa tuvo ventas netas de 20 millones de dólares en el año fiscal 2021.
Con base en los datos históricos de la Compañía y las discusiones internas, la gerencia estima que el 1.0% de sus ingresos serían deudas incobrables.
- Ventas netas = $20 millones
- Asunción de insolvencias = 1,0% de las ventas
El gasto estimado por deudas incobrables de $200,000 se registra en la cuenta de Gastos por deudas incobrables con el crédito correspondiente en la Reserva para cuentas dudosas.
- Gasto por deudas incobrables = $20 millones × 1,0% = $200.000
En la cuenta de pérdidas y ganancias, los gastos por insolvencias se registran en el período actual para cumplir con el principio de casamiento, mientras que la partida “Cuentas por cobrar” del balance se reduce por la provisión para insolvencias.
La entrada del diario para nuestro escenario hipotético es la siguiente.
| Entrada del diario | Débito directo | crédito |
|---|---|---|
| Costos de deudas incobrables | $200,000 | — |
| Estimación para cuentas de cobro dudoso | — | $200,000 |
Provisión para insolvencias: Cancelación de préstamos
El término “deuda incobrable” también podría referirse a obligaciones financieras como préstamos que se consideran incobrables.
Para las empresas que ofrecen pagarés y líneas de crédito a consumidores y prestatarios corporativos, los incumplimientos de obligaciones financieras –similares a las deudas incobrables– son un riesgo inherente a su modelo de negocio.
Si un cliente incumple, el prestamista no podrá recuperar los pagos de intereses y el monto del principal original a su vencimiento, aunque existe la posibilidad de recuperar parte (o la totalidad) del monto perdido, particularmente en el caso de quiebras comerciales.
A diferencia de los clientes que incumplen sus deudas, las deudas tienden a ser un asunto más grave donde la pérdida para el acreedor es significativamente mayor en comparación.
Además, el acreedor podría tener un gravamen sobre un activo del deudor, lo que significa que la deuda estaba garantizada como parte del financiamiento.
La metodología contable para estas “deudas incobrables” es relativamente similar a la de las deudas incobrables, pero la estimación se denomina oficialmente “provisión para deudas incobrables”, que es un cálculo de compensación destinado a crear un colchón para las pérdidas crediticias.
Una vez que llega la cifra estimada de deudas incobrables, la deuda incobrable real se cancela en el balance del prestamista.
