Provisión para cuentas de cobro dudoso | Definición + ejemplos

Consideración de cuentas dudosas: contabilidad del balance

La provisión para cuentas de cobro dudoso (o la “reserva para insolvencias”) aparece en el balance para anticipar las ventas a crédito cuando el cliente no puede hacer frente a sus obligaciones de pago.

En todas las ventas a crédito existe cierto riesgo de que el cliente no cumpla con su parte de la transacción (por ejemplo, si no se realizan pagos en efectivo).

Las pautas de reconocimiento de ingresos GAAP requieren que la Compañía continúe registrando las ventas a crédito (es decir, no las ventas en efectivo) como ingresos en el estado de resultados y cuentas por cobrar en el balance.

La reserva para cuentas de cobro dudoso se utiliza luego para aproximar el porcentaje de “incobrables” (A/R).

Consideración de cuentas dudosas: clasificación de contraactivos

La provisión para cuentas de cobro dudoso es la estimación objetiva que hace la administración de las cuentas por cobrar de su empresa que es poco probable que sean pagadas por los clientes.

En el balance general, una provisión para cuentas de cobro dudoso se considera «contraprestación» porque un aumento disminuye la cuenta de cuentas por cobrar (A/R).

• Activo coincidente → Cuenta de activo negativo para compensar el saldo del activo coincidente

La reserva de provisión se establece en el período en el que se “obtienen” los ingresos, pero la estimación se realiza antes de que se puedan identificar las transacciones reales y los clientes.

El historial de pagos real de los clientes, o la falta del mismo, puede diferir de las estimaciones de la administración, pero los pronósticos de la administración deberían mejorar con el tiempo a medida que se recopilen más datos.

Los GAAP proporcionan esta disposición para mitigar el riesgo de fluctuaciones en los movimientos del precio de las acciones causadas por cambios repentinos en el balance, en este contexto el saldo de cuentas por cobrar.

Principio de concordancia: deudas incobrables e ingresos

El gasto por deudas incobrables proyectado se asigna al mismo período que la venta en sí, lo que permite registrar una representación más precisa de los ingresos y gastos en los estados financieros.

De hecho, la provisión para cuentas de cobro dudoso da como resultado que las cuentas por cobrar/el saldo de las cuentas registradas en el balance reflejen un valor más realista.

De lo contrario, podría resultar engañoso para los inversores que suponen incorrectamente que todo el saldo de las cuentas por cobrar registradas eventualmente se recibirá en efectivo (es decir, los gastos por deudas incobrables sirven como “colchón” para las pérdidas).

Método de compensación: asientos de diario (débitos y créditos)

El método de provisión estima el gasto de las “deudas incobrables” hacia el final de un período y se basa en ajustar los asientos contables para cancelar ciertas cuentas de clientes que se han determinado como incobrables.

• Cuentas por cobrar (A/R): El monto total de pagos en efectivo no realizados de clientes que pagaron a crédito por ingresos ya “obtenidos”.
• Estimación para cuentas de cobro dudoso: El importe de las cuentas por cobrar que se estima que posteriormente se darán de baja como incobrables.

El enfoque más utilizado, el llamado «método del porcentaje de ventas», utiliza un porcentaje predeterminado de las ventas totales para pronosticar las ventas con mal crédito.

La gerencia pronostica el nivel de insolvencias utilizando datos históricos como los siguientes:

• Frecuencia de cuentas por cobrar incobrables pasadas
• Antigüedad de los saldos actuales de los clientes

Los asientos de diario utilizados para registrar cuentas por cobrar incobrables son los siguientes:

• Gastos por insolvencias → débito
• Provisión para cuentas de cobro dudoso → Crédito

Tenga en cuenta que la cuenta de cuentas por cobrar (C/C) NO se acredita, pero sí se acredita la provisión para cuentas de cobro dudoso, lo que indirectamente reduce las cuentas por cobrar.

En la mayoría de los balances, se informan por separado mostrando el saldo bruto de las cuentas por cobrar y luego restando la provisión para saldos de cuentas de cobro dudoso, lo que da como resultado la partida «Cuentas por cobrar, netas».

• Cuentas por cobrar, netas = Cuentas por cobrar, brutas – Reserva para cuentas de dudoso cobro

Ejemplo de asignación de Microsoft para cuentas dudosas

“La provisión para cuentas de cobro dudoso refleja nuestra mejor estimación de las pérdidas probables asociadas con el saldo de las cuentas por cobrar. Determinamos la compensación en base a relatos problemáticos conocidos, experiencia histórica y otras pruebas disponibles actualmente”.

^{Apéndice para consideración de cuentas dudosas (Fuente: MSFT 10-K)}

Método de cancelación directa

El método de depreciación viola el principio de comparación de los PCGA de EE. UU. porque el gasto se registra en un período diferente al de cuando se obtuvieron los ingresos.

Además, el uso del método de cancelación directa a efectos de presentación de informes está prohibido si el modelo de negocio de la empresa se caracteriza por un volumen significativo de ventas a crédito (es decir, pagos a crédito) con grandes cuentas por cobrar/saldos contables.

Sin embargo, si los ingresos totales de la empresa provienen principalmente de ventas en efectivo en lugar de ventas a crédito y el saldo de las cuentas por cobrar es mínimo, la empresa podría optar por utilizar el método de cancelación directa para calcular los gastos pendientes de aprobación.

Ejemplo de inclusión de cuentas de cobro dudoso en el asiento de diario

Supongamos que una empresa tuvo $1 millón en ventas a crédito en su primer año, pero basándose en la experiencia histórica, estima que el 5% de esas ventas probablemente serán incobrables.

• Deuda incobrable estimada = $1 millón × 5% = $50,000

Dada la deuda incobrable proyectada de $50,000, los asientos del diario contable al final del primer año son los siguientes:

• Costos de deudas incobrables: 50.000 dólares debitados
• Estimación para cuentas de cobro dudoso: Acreditado $50,000

Los gastos por deudas incobrables se registran como un débito para aumentar los gastos, mientras que la provisión para cuentas de cobro dudoso se registra como un crédito para aumentar el saldo de los activos.

Debido a que las empresas publican sus estados financieros hacia el final del período fiscal, se requieren asientos de ajuste para determinar las Cuentas por Cobrar, el saldo neto y registrar un gasto por deudas incobrables en el período correspondiente.