En el mundo financiero y contable, es fundamental comprender la diferencia entre los gastos acumulados y las cuentas por pagar. Estos términos pueden resultar confusos, pero dominarlos es esencial para una correcta gestión económica de cualquier empresa o negocio. En este artículo, analizaremos en detalle ambas categorías, sus características principales y cómo afectan el balance financiero de una organización. Si deseas tener un control sólido de tus finanzas o simplemente deseas aprender más sobre el fascinante mundo de la contabilidad, ¡continúa leyendo!
¿Qué son los gastos acumulados y las cuentas por pagar?
Costos acumulados Y Cuentas por pagar se refieren a pagos incumplidos de terceros, pero aún no se ha recibido factura por gastos devengados.
Gastos acumulados versus cuentas por pagar: ¿cuál es la diferencia?
Bajo la contabilidad devengado, tanto los gastos acumulados (A/E) como las cuentas por pagar (A/P) se registran como pasivos corrientes, que representan gastos incurridos que aún no han sido pagados en efectivo.
Los dos términos se definen de la siguiente manera:
- Gastos Acumulados (A/E) – Las obligaciones de pago a terceros cuyas facturas aún no han sido procesadas o que son causadas por anomalías temporales en el tiempo (por ejemplo, fechas incorrectas).
- Cuentas por pagar (A/P): el total de facturas impagas a proveedores/vendedores (es decir, los acreedores), que esencialmente proporcionan a la empresa una forma de financiación hasta que se recibe el pago en efectivo.
Gastos acumulados versus cuentas por pagar comerciales: ejemplos
Generalmente, los gastos acumulados corresponden a la partida «gastos operativos», mientras que las cuentas por pagar comerciales suelen estar más estrechamente relacionadas con la partida «costo de bienes vendidos» (COGS) en el estado de resultados.
Por lo tanto, los gastos acumulados generalmente se proyectan utilizando OpEx como factor, mientras que las cuentas por pagar se proyectan utilizando los días por pagar pendientes (DPO), que están vinculados a los COGS.
| Ejemplos de gastos acumulados | Ejemplos de cuentas por pagar |
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Ejemplos de gastos acumulados frente a cuentas por pagar
Para explicar las diferencias con más detalle, comparemos dos escenarios de ejemplo diferentes, A y B.
Escenario A: Ejemplo de Cuentas por Pagar (Proveedor)
En el primer ejemplo, se ha recibido una factura del proveedor que acaba de entregar las materias primas (es decir, se factura a la empresa).
La compra de materias primas NO aparece inmediatamente en la cuenta de pérdidas y ganancias. Pero el proveedor ya “obtuvo” los ingresos y recibió las materias primas, por lo que los gastos se registran en la cuenta de resultados aunque la empresa aún no los haya compensado.
El saldo de “Cuentas por Pagar” aumenta hasta que se realiza el pago en efectivo.
Escenario B: Ejemplo de gastos acumulados (servicios públicos)
En el segundo escenario, a una empresa se le han facturado los servicios públicos del mes, pero la empresa aún no ha procesado ni recibido la factura.
Incluso si la empresa quisiera, todavía no podría pagar el importe adeudado porque tendría que esperar a que le enviaran la factura.
Si bien la empresa tiene acceso a los servicios públicos (por ejemplo, HVAC, electricidad), los costos se acumulan y el monto adeudado aumenta el saldo de “costos acumulados” hasta que la empresa de servicios públicos envía la factura y luego se realiza el pago en efectivo.
Gastos acumulados versus impacto en el flujo de caja de cuentas por pagar
Como regla general, un aumento en un pasivo operativo corriente representa una entrada de efectivo (“fuente”), mientras que una disminución representa una salida de efectivo (“uso”).
Los gastos acumulados y las cuentas por pagar comerciales tienen los siguientes efectos sobre el flujo de caja libre (FCF):
- Incremento de gastos acumulados y cuentas por pagar comerciales → Impacto positivo en el flujo de caja libre
- Disminución de gastos acumulados y cuentas por pagar comerciales → Impacto negativo en el flujo de caja libre
Cuando aumentan los gastos acumulados o las cuentas por pagar, los flujos de efectivo de una empresa aumentan porque el efectivo permanece en su posesión por el momento, aunque el pago debe realizarse en algún momento.
Por esta razón, los aumentos de provisiones y pasivos se reportan con signo negativo antes del estado de flujos de efectivo, ya que conducen a una disminución de los activos líquidos (y viceversa).
Sin embargo, cuando los gastos acumulados de una empresa aumentan, esto significa que aumenta el saldo de facturas impagas relacionadas con servicios públicos y salarios.
Del mismo modo, cuando las cuentas por pagar comerciales de una empresa aumentan, esto significa que el monto adeudado a proveedores/acreedores se está acumulando, lo que las empresas a menudo hacen intencionalmente cuando están en condiciones de optimizar el flujo de caja (por ejemplo, pagos pendientes (Days Payable Outstanding, DPO).
