Cuando se trata de finanzas empresariales, dos términos que a menudo se confunden son “cuentas por pagar” y “cuentas por cobrar”. Si eres dueño de un negocio o estás interesado en el mundo de las finanzas, es esencial entender la diferencia entre estos dos conceptos clave. En este artículo, te llevaré de la mano a través de las diferencias y similitudes entre las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, y te explicaré por qué son fundamentales para el éxito financiero de una empresa. ¡Prepárate para aclarar todas tus dudas y elevar tus conocimientos financieros!
Cuentas para identificar el monto que se le debe versus el monto que se debe
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Cuentas por pagar versus cuentas por cobrar
En contabilidad, a veces surge confusión al distinguir entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Los dos tipos de cuentas son muy similares en la forma en que se registran, pero es importante distinguir entre pasivos y cuentas por cobrar porque una es una cuenta de activo y la otra es una cuenta de pasivo. Confundir ambos puede crear un desequilibrio en su ecuación contable que afecte sus informes financieros básicos.
Es importante señalar la importancia de equilibrar sus activos y pasivos, así como su patrimonio en la contabilidad. La importancia del saldo se puede explicar mediante la ecuación contable básica: Activo = Pasivo + Patrimonio. También puede reorganizar la ecuación para adaptarla mejor a sus preferencias.
¿Qué son los pasivos?
Las cuentas por pagar comerciales son una responsabilidad actual Cuenta que realiza un seguimiento del dinero que debes a terceros. Los terceros pueden ser bancos, empresas o incluso alguien a quien le hayas pedido dinero prestado. Un ejemplo común de cuentas por pagar comerciales son las compras de bienes o servicios de otras empresas. Dependiendo de los plazos de pago, los importes normalmente vencen inmediatamente o en un corto período de tiempo.
¿Qué son las cuentas por cobrar?
Las cuentas por cobrar son una Activos circulantes Cuenta que realiza un seguimiento de los fondos que le adeudan terceros. Nuevamente, estos terceros pueden ser bancos, empresas o incluso personas que le han pedido dinero prestado. Un ejemplo común es el monto que debe por los bienes vendidos o los servicios que brinda su empresa para generar ingresos.
¿Cómo se registran los pasivos?
En las transacciones comerciales, las empresas suelen comprar artículos a cuenta (no en efectivo). El término para las transacciones es “compra a cuenta”, es decir, una transacción que no involucra efectivo. Esto se ilustra mejor con un ejemplo.
El 1 de junio de 2017, Corporate Finance Institute compró equipos informáticos por valor de 1000 dólares a cuenta de LED Company. Esto significa que nuestra cuenta de activos (equipo informático) ha aumentado y nuestra cuenta de pasivo (pasivo) también ha aumentado en $1,000. A continuación se muestra cómo se vería una entrada de diario:
¿Cómo se registran las cuentas por cobrar comerciales?
Por otro lado, hay ocasiones en las que una empresa vende bienes o servicios “a cuenta”. Esto, a su vez, significa que se está realizando una transacción sin efectivo. Aquí hay otro ejemplo para ilustrar cómo podría verse esto.
El 2 de junio de 2017, Corporate Finance Institute vendió a cuenta material de oficina por valor de 300 dólares a Price Company. La transacción aumentó nuestras cuentas por cobrar en $300 y nuestra cuenta de suministros de oficina disminuyó en $300. Así es como se vería una entrada de diario:
Descuentos en cuentas por pagar versus cuentas por cobrar
Otra nota importante es que las empresas a veces ofrecen descuentos en sus cuentas por cobrar para motivar al prestatario a pagar el monto antes. Los reembolsos benefician a ambas partes, ya que el prestatario recibe su reembolso y la empresa recibe su reembolso en efectivo antes, ya que las empresas requieren efectivo para operar.
Notas sobre descuentos
Aquí hay dos notaciones de uso común:
- x/10 o x/20 (donde “x” suele ser cualquier número entre 1 y 4)
- n/30
Para la primera notación, lo leemos como porcentaje de descuento “x” si el monto se reembolsa o se recibe dentro de los 10 días. Algunas empresas pueden incluso ofrecer un descuento si el importe se reembolsa o se recibe en un plazo de 20 días. Así es como se vería un ejemplo de un descuento del 4% si se reembolsa dentro de los 15 días: 4/15.
La segunda notación, que generalmente se usa después de la notación de descuento por pronto pago, significa que el monto neto debe pagarse dentro de los 30 días o la cantidad de días que usted especifique. Una manera perfecta de ilustrar lo que esto significaría es mostrar un ejemplo.
Ejemplo de cuentas por pagar
El 31 de marzo de 2017, el Corporate Finance Institute decidió comprar $750 en inventario a cuenta de FO Supplies. Los términos de esta transacción fueron 2/10, n/30. Así se vería en la entrada del diario:
Así es como se vería la compra inicial de inventario en el asiento del diario. Hemos excluido los términos en la parte de descripción de nuestra entrada de diario porque son opcionales. Depende de cada uno si quiere incluir los términos de la transacción o no.
El siguiente paso es registrar el descuento si la cuenta se paga dentro del período de descuento. Para encontrar el descuento, debemos tomar los $750 y multiplicarlos por 0,02 (2%). Así es como se vería la entrada de tu diario:
Tenga en cuenta que registramos el descuento directamente contra el inventario. Esto se debe a que nos damos cuenta de que pagamos menos por el inventario que recibimos. Esto es para evitar que el inventario al final del ejercicio se indique demasiado alto o demasiado bajo en nuestros estados financieros anuales, particularmente en el balance.
¿Qué pasa si no devolvemos el importe dentro del periodo de descuento? Bueno, esto es bastante simple, simplemente lo registramos como un pago periódico de pasivos:
Aunque este ejemplo se centró principalmente en las cuentas por pagar, también puede hacer esto con las cuentas por pagar y podemos demostrarlo con el siguiente ejemplo.
Ejemplo de contabilidad de cuentas por cobrar
Aquí usamos el mismo ejemplo anterior, pero en su lugar, Corporate Finance Institute vende $750 en inventario a FO Supplies. Las condiciones siguen siendo las mismas, 2/10, n/30.
Esta es la primera entrada que registraría un contador para identificar una venta a cuenta. Si las reclamaciones se reembolsan posteriormente dentro del período de descuento, debemos registrar el descuento.
Tenga en cuenta que tenemos una cuenta llamada Descuentos y bonificaciones de ventas. Esta cuenta es una cuenta de contraparte que se compara con los ingresos por ventas en el estado de pérdidas y ganancias. Otro ejemplo de cuenta de compensación es la provisión para cuentas de cobro dudoso, sobre la cual puede obtener más información en nuestro artículo sobre costos de deudas incobrables.
Finalmente, el reembolso de las cuentas por cobrar una vez transcurrido el período de descuento lo registramos como cobro ordinario de deudas.
Recursos adicionales
Esperamos que esto le haya dado una idea bastante clara de las diferencias entre cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esperamos que también le haya dado una idea de algunas de las muchas cosas que podemos hacer con estas cuentas, como descuentos. Si desea obtener más información, asegúrese de leer los siguientes artículos financieros:
