El ciclo de cuentas por pagar es un proceso fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa. A través de este ciclo, las empresas pueden administrar eficientemente sus pagos a proveedores y mantener un control adecuado de sus obligaciones financieras. En este artículo, exploraremos en detalle cómo funciona el ciclo de cuentas por pagar, sus componentes clave y la importancia de su correcta gestión para el éxito financiero de una organización. ¡Prepárate para descubrir todo sobre este importante proceso!
Definición del ciclo de cuentas por pagar
El ciclo de cuentas por pagar se refiere a la serie de todos los pasos necesarios que deben seguir los departamentos de producción, compras/adquisiciones y contabilidad para completar todas las actividades necesarias para adquirir los bienes y servicios. Esto incluye los tres pasos principales donde el primer paso es realizar el pedido después de seleccionar el proveedor, luego recibir la mercancía y finalmente liquidar la deuda con ese proveedor/vendedor.
Explicación
El ciclo de cuentas por pagar se refiere al proceso que deben seguir específicamente los departamentos de producción, compras y cuentas por pagar de la empresa para completar una compra de bienes y servicios. El paso incluye todas las actividades esenciales necesarias para completar una compra en una empresa. El ciclo comienza con la determinación de la cantidad de bienes requeridos, la selección del proveedor, la negociación con el proveedor, la realización de un pedido al precio establecido, la recepción de la confirmación del proveedor, la recepción de bienes y servicios, una inspección de los bienes entregados y el ingreso de la factura. y luego finalizando con el pago al proveedor.
Paso del ciclo de cuentas por pagar
A continuación se muestra el diagrama que muestra el ciclo de las cuentas por pagar.
Los pasos mencionados anteriormente se explican en detalle a continuación:
Paso #1: Identifique los productos que necesita
El departamento de producción de la empresa debe determinar primero la necesidad de materiales necesarios para la producción de la empresa. A continuación, el departamento de producción deberá informar al departamento de compras de la empresa sobre sus necesidades.
Paso #2: Encuentre el proveedor
Después de determinar los requisitos del departamento de producción, el departamento de compras debe verificar si ya se han realizado pedidos de materiales similares. Si el departamento de compras no ha realizado ningún pedido de los materiales necesarios, el siguiente paso es empezar a buscar un proveedor adecuado que pueda cumplir con los requisitos. La elección del proveedor depende de muchos factores como: Por ejemplo, precio, ubicación, política de crédito, facilidad de transporte, relaciones previas de la Compañía con proveedores, etc. Generalmente, la Compañía realiza pedidos a proveedores con quienes hace negocios regularmente. Para nuevos proveedores, la empresa envía una oferta a todos los proveedores potenciales y recibe ofertas de precio y cantidad.
Paso #3: Emitir el pedido al proveedor
Luego de seleccionar un proveedor, se crea la orden de compra a nombre del proveedor seleccionado, especificando la cantidad de materiales requeridos y el precio negociado, así como los demás términos y condiciones tales como: B. el tiempo de entrega, se enumeran para ser enviados/enviados por correo al proveedor y posteriormente la aceptación del proveedor debe recibirse por correo o de otro modo.
Paso #4: Recibir los bienes o servicios
La empresa crea una entrada de mercancías (entrada de mercancías, entrada de mercancías) para confirmar oficialmente la recepción de las mercancías cuando llegan a la puerta de la empresa desde el proveedor.
Paso #5: Verifique si el artículo o servicios recibidos cumplen con los requisitos
Luego se inspecciona la mercancía, lo que incluye tanto un control de calidad como un control de cantidad. Durante el control de calidad, la empresa se asegura de que no haya productos defectuosos y garantiza que todos los productos cumplan con los estándares de calidad requeridos.
Paso #6: Reciba la factura del proveedor
A continuación se deberá recibir la factura del proveedor, indicando la cantidad y cantidad del material adquirido y los impuestos a pagar sobre el mismo.
Paso #7: Verifique la factura con el pedido
La Compañía compara la factura con el pedido y compara la cantidad y el precio especificados en el pedido para garantizar que coincidan con la cantidad y el precio de la factura. Si existen discrepancias, la empresa deberá retener el pago.
Paso #8: Ingreso de factura al sistema
Una vez completados con éxito los pasos anteriores, las cuentas del libro mayor se actualizan y los detalles de la factura se ingresan en los libros de cuentas que contienen información sobre la fecha de vencimiento del pago, el precio y la cantidad de material comprado, etc.
Paso #9: Paga la factura
El pago se puede realizar mediante transferencia bancaria, transferencia UPI y Net Banking o incluso en efectivo, lo que depende completamente de las condiciones de compra.
Ventajas
Los diversos beneficios del ciclo de cuentas por pagar son los siguientes:
- El ciclo de cuentas por pagar rastrea todos los pasos involucrados en la compra de bienes y servicios y la administración puede garantizar que la empresa esté siguiendo todos los pasos correctamente y puede usar el ciclo de cuentas por pagar para rastrear cualquier cosa que falte para determinar los motivos.
- Automatizar el ciclo de cuentas por pagar puede minimizar los errores humanos y acortar el tiempo dedicado al proceso.
Desventajas
Varias desventajas del ciclo de cuentas por pagar son las siguientes:
- El proceso lleva mucho tiempo ya que es un proceso largo con muchos pasos e incluso distribuir la información a diferentes departamentos lleva mucho tiempo.
- Incluso obtener aprobaciones de diferentes departamentos en diferentes etapas lleva mucho tiempo y provoca retrasos en el proceso de pago.
Diploma
Por tanto, el ciclo de cuentas por pagar consta de una serie de pasos que se siguen para cumplir con el requisito de compra de bienes y servicios por parte de la empresa. Los pasos principales en el proceso de cuentas por pagar son la emisión del pedido, la recepción de mercancías y facturas y el posterior procesamiento del pago.
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Esta es una guía para el ciclo de cuentas por pagar. Aquí también analizamos la definición y los pasos del ciclo de cuentas por pagar, así como los pros y los contras. También puedes echar un vistazo a los siguientes artículos para obtener más información:
- Cuentas por pagar frente a pagarés
- Índice de rotación de cuentas por pagar
- Antigüedad de cuentas por cobrar
- Días de depósito pendientes
