¿Te has preguntado alguna vez por qué los proyectos suelen salirse del presupuesto inicialmente establecido? La respuesta está en la desviación presupuesto-real, un concepto muy importante en el ámbito de la planificación y ejecución de proyectos. En este artículo, te explicaremos qué es y cómo se calcula esta desviación, brindándote una fórmula clara y un ejemplo práctico que te ayudarán a entenderlo mejor. Si quieres evitar sorpresas desagradables y mantener tus proyectos bajo control económico, sigue leyendo. ¡Vamos a sumergirnos en el fascinante mundo de las finanzas y la gestión de proyectos!
¿Qué es un análisis de variación presupuestaria real?
Análisis de desviación del presupuesto al real. es una de las funciones clave que debe realizar un profesional de FP&A durante su trabajo.
Un análisis de variación presupuestaria real es un proceso que compara el presupuesto de una empresa con los resultados reales e interpreta los motivos de la variación.
Papel de la variación presupuestaria-real en FP&A
El propósito del análisis de variación presupuestaria es generar preguntas como:
- ¿Por qué un departamento, línea de productos o servicio tuvo un desempeño mejor (o peor) que los demás?
- ¿Por qué los gastos de venta, generales y administrativos son más altos que el año pasado?
- ¿Las desviaciones son causadas por errores de ejecución, condiciones cambiantes del mercado, acciones de la competencia, un evento inesperado o un pronóstico poco realista?
La base de prácticamente todos los análisis de varianza es la diferencia entre los valores reales y una cifra clave determinada, como un presupuesto, un plan o una previsión móvil. La mayoría de las empresas realizan análisis de variación a intervalos regulares (por ejemplo, mensuales, trimestrales, anuales) que son lo suficientemente detallados como para permitir a los gerentes comprender lo que le sucede a la empresa sin sobrecargar a los empleados.
Cómo realizar un análisis de variación presupuesto-real
Las desviaciones se pueden dividir en dos categorías principales:
- Opción barata: Los valores reales obtuvieron mejores resultados que la medida con la que se comparan.
- Varianza negativa: Los valores reales fueron peores que el ratio con el que se comparó.
Al explicar el presupuesto en función de las variaciones reales, es mejor evitar el uso de los términos “superior” o “inferior” al describir un tiempo de línea específico. Por ejemplo, puede ser que los gastos hayan sido mayores de lo planeado, pero esto resulta en una desviación negativa de las ganancias.
Además, las desviaciones se relacionan con los indicadores clave de desempeño (KPI) de una organización. Si la organización utiliza un presupuesto o plan flexible basado en factores donde los costos de producción en un período son más altos debido al aumento del volumen de ventas, esto puede tener un impacto positivo en las ganancias de la empresa y mostrarlo en el análisis de variación presupuestaria real.
La mayor parte del análisis de varianza se realiza en hojas de cálculo (Excel), utilizando algún tipo de plantilla que cambia de un período a otro. La mayoría de los sistemas empresariales tienen algún tipo de capacidad estándar de generación de informes variables, pero a menudo carecen de la flexibilidad y funcionalidad que proporcionan las hojas de cálculo. Dada la naturaleza ad hoc del análisis de varianza, las hojas de cálculo son una herramienta muy útil.
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El clásico: desviación presupuesto-real
Nunca puedes equivocarte con un clásico. La mayoría de la gente sabe cómo es un análisis de variación de un plan presupuestario real. Esto, como sugiere el nombre, implica comparar los resultados reales con los resultados presupuestados/planificados. (Y al agregar formato condicional como en la captura de pantalla siguiente, podrá ver dónde se encuentran las oportunidades más rápidamente).
Desviación respecto al período anterior y al mismo período del año anterior
Llevando el análisis de varianza clásico un paso más allá, un analista puede comparar los valores reales con el período inmediatamente anterior y con el mismo período del año anterior. Analizar las desviaciones de esta manera ayudará a sacar a la luz posibles cambios estacionales y temporales que pueden ayudar a corregir pronósticos futuros. (Como nota al margen, es una buena idea escribir notas de varianza directamente en el análisis de varianza a la derecha de los datos, como en la captura de pantalla siguiente).
Año hasta la fecha (YTD) y pronóstico
Un profesional de FP&A que haya creado un análisis de varianza siguiendo los pasos anteriores podría pensar que tiene un buen manejo de las cosas, pero hay dos cosas que la gerencia realmente quiere saber y que aún no puede responder:
- ¿Cómo podemos conciliar el presupuesto/plan hasta el momento?
- ¿Cumpliremos, no alcanzaremos o superaremos nuestras metas anuales según la nueva información?
Para hacer esto, el analista necesita comparar los valores reales hasta la fecha con el presupuesto/plan hasta la fecha y el presupuesto/plan del año completo con el pronóstico actualizado del año completo, que se vería así:
Cómo interpretar las desviaciones.
Después de completar los pasos anteriores del análisis de variaciones, un analista de FP&A debe ponerse el “sombrero de investigador”, ir a las unidades de negocios y preguntar qué y por qué: ¿Qué está causando las variaciones? ¿Por qué se perdieron, lograron o superaron los objetivos?
Para probar la lógica empresarial subyacente, un analista puede:
- Analice la elasticidad de los insumos (es decir, ¿qué impacto tiene un cambio de 1 punto básico en los márgenes del iPhone en los márgenes de beneficio?).
- Busque desviaciones compensatorias o de aumento que puedan hacer que un modelo inexacto parezca correcto en determinados momentos.
- Usando el mismo modelo, pronostique el horizonte temporal usando solo datos históricos. (¿Qué hubiera pasado y por qué?)
El uso de cuadros de mando, análisis de sensibilidad y análisis de escenarios son parte esencial de este proceso de interpretación.
El analista también deberá establecer niveles de materialidad. ¿Importa si un millón de dólares + una partida es 100 dólares más barato? Probablemente no.
Además, al buscar explicaciones de la varianza, es importante que un analista de FP&A se presente con la mayor cantidad de datos posible. Si puede ayudar a responder una pregunta de explicación de la variación con un análisis de datos adicional utilizando los sistemas de información de la organización, será mucho más valorado que si simplemente hace la pregunta y espera una respuesta rápida.
Por último, no se conforme con una sola respuesta. Investigue más a fondo para descubrir cómo puede ayudar a la empresa con cualquier problema con el que estén luchando los equipos relevantes. Por ejemplo, si una unidad de negocio no logró cumplir sus objetivos porque no pudo contratar personal calificado de manera oportuna, hable con RR.HH. y averigüe si existen iniciativas para corregir esto.
