¿Alguna vez te has preguntado cuál es la tasa de utilización de tus recursos? ¿Te gustaría conocer una fórmula sencilla para calcularla y una calculadora online para facilitarte el proceso? ¡Estás en el lugar indicado! En este artículo te explicaremos qué es la tasa de utilización y te proporcionaremos una herramienta gratuita para que puedas calcularla de manera práctica. ¡No te lo pierdas!
¿Cuál es la tasa de utilización?
El Tasa de uso Mide la eficiencia con la que una empresa puede desplegar a sus empleados para maximizar la productividad y el rendimiento.
¿Cómo se calcula la utilización?
La tasa de utilización se define como el porcentaje del tiempo de trabajo total de un empleado dedicado productivamente, es decir, las horas que se pueden facturar a un cliente.
Conceptualmente, la utilización mide el porcentaje del tiempo total de trabajo de un empleado dedicado al trabajo productivo para los clientes.
La utilización es la proporción del tiempo total disponible de un empleado (es decir, la capacidad de trabajo) que se utiliza para el trabajo productivo y que se puede facturar al cliente, expresada como porcentaje.
El tiempo es una limitación, por lo que garantizar que cada hora se utilice de manera eficiente con un desperdicio mínimo es fundamental para la productividad.
En particular, las empresas con modelos de negocio que se centran en facturar a los clientes por horas (p. ej. Algunas empresas, como consultoras, despachos de abogados y agencias de marketing, deben confirmar que su tarifa horaria cubre todos los gastos de forma suficiente para ser rentables.
Fórmula de tasa de utilización
Calcular la utilización consiste en dividir el total de horas facturables de un empleado por el total de horas disponibles.
tasa de utilización = Número total de horas facturables ÷ Horas totales disponibles
Para expresar la tasa en forma porcentual, el valor resultante debe multiplicarse por 100.
Con los conocimientos obtenidos de la métrica, el equipo directivo de una empresa puede fijar precios, contratar nuevos empleados y ofrecer salarios que maximicen los márgenes de beneficio.
¿Qué es una buena utilización?
En la mayoría de los casos, es preferible una mayor utilización, ya que significa que se dedican más horas de manera eficiente. Sin embargo, si la utilización de la capacidad de una empresa está constantemente cerca o incluso al 100%, significa que los empleados pueden estar sobrecargados de trabajo y al borde del agotamiento.
Dedicar demasiado tiempo a horas no facturables y tareas improductivas indica la necesidad de mejorar las medidas operativas. Sin embargo, debe haber un equilibrio entre permanecer concentrado en la tarea la mayor parte del tiempo y garantizar una alta moral de los empleados.
De lo contrario, incluso si los empleados son técnicamente «eficientes», mostrarán signos de deterioro en la calidad del trabajo, que inevitablemente serán notados por los clientes.
El uso varía según la función y el puesto (es decir, el rango en la jerarquía organizacional).
Los altos ejecutivos y los empleados de nivel superior generalmente tienen cargas de trabajo más bajas, lo que no significa que sean menos eficientes, sino más bien que tienen más tiempo para dedicarlo a conseguir clientes, gestionar empleados, planificar internamente, delegar trabajo, etc. Por ejemplo, cenar con un cliente para mostrar los logros de su equipo no cuenta como trabajo facturable, pero es la forma en que se construye la cartera de proyectos para recibir posteriormente el trabajo del cliente.
Más abajo en la estructura jerárquica, se espera que los empleados de “primera línea” tengan una mayor utilización porque sus responsabilidades están centradas en el cliente (es decir, trabajan directamente con los clientes).
Calculadora de utilización
Pasamos ahora a un ejercicio de modelado, al que puede acceder rellenando el siguiente formulario.
1. Ejemplo de cálculo de la tasa de utilización de los empleados
Supongamos que a un empleado se le paga con la expectativa de trabajar 40 horas por semana.
Si ese empleado ha facturado a los clientes por 34 de esas horas, la tasa de utilización de la semana es del 85%.
- Tasa de uso = 34 horas ÷ 40 horas = 0,85 o 85%
Entonces, si este empleado trabajara hipotéticamente 1800 horas (es decir, el total de horas disponibles), el número de horas facturables a los clientes se estimaría en 1530.
- Total de horas facturables = 1800 horas × 85 % = 1530
2. Fórmula de tasa de utilización de la capacidad
El índice de utilización de la capacidad es la utilización del empleado promedio de una empresa y es más completo porque tiene en cuenta a todos los empleados y no solo a una sola persona.
La fórmula de utilización de la capacidad consiste en dividir toda la utilización de los empleados por el número total de empleados.
Tasa de utilización de la capacidad = Tasas generales de utilización de empleados ÷ Número total de empleados
Si bien la utilización se puede utilizar para identificar empleados con bajo rendimiento y debilidades operativas, el éxito de una empresa depende en gran medida de la utilización de la capacidad, incluso si ambas están estrechamente relacionadas.
Más específicamente, la eficiencia de un empleado no puede compensar el trabajo ineficiente e improductivo de otros, especialmente en empresas más grandes.
Además, la gestión ineficaz de la carga de trabajo en equipo, que requiere sólo un puñado de empleados para realizar la mayor parte del trabajo, suele ser la causa del agotamiento de los empleados.
3. Fórmula para la tasa de facturación óptima
Una vez que se ha calculado la utilización de una empresa, el siguiente paso es determinar cuánto facturar a los clientes (es decir, la tarifa por hora) para alcanzar sus objetivos de margen de beneficio, es decir, la tarifa de facturación óptima.
La tarifa de facturación óptima es la tarifa por hora que una empresa debe cobrar para obtener ganancias en función de la utilización promedio de los empleados.
Tasa de facturación óptima = [(Labor Costs + Overhead Costs + Profit Margin) ÷ (Total Labor Hours)] ÷ Tasa de utilización de la capacidad
Suponga que los costos laborales totales de una empresa son de $100 000, los costos generales por empleado son de $20 000 y el margen de utilidad objetivo es del 20%.
- Costo laboral = $100,000
- Costos generales por empleado = $20,000
- Margen de beneficio objetivo = 20%
Observe cómo es necesario ajustar el numerador, es decir, el total ($144 000) debe dividirse por el promedio total de horas trabajadas (1000).
Si el total de horas trabajadas son 1.000, el numerador es 144
- [$100,000 + $20,000 + (20% × $120,000)] ÷ 1.000 = 144
Suponiendo una utilización del 80%, la tarifa de facturación óptima es de $180,00 por hora.
- Tasa de facturación óptima = 144 ÷ 80 % = $180,00
4. Fórmula de tasa de utilización ideal
El nivel de utilización ideal se puede derivar utilizando una tasa de facturación objetivo, que se determina basándose, entre otras cosas, en la utilización promedio de los empleados y la tasa de facturación óptima y con la cual se logra el margen de beneficio objetivo.
La fórmula de utilización ideal divide la suma de los costos de recursos, los costos generales y el margen de beneficio por el total de horas disponibles multiplicado por la tarifa de facturación óptima.
Tasa de utilización ideal = (Costos de recursos + Gastos generales + Margen de beneficio) ÷ (Total de horas disponibles × Tasa de facturación óptima)
Bajo los mismos supuestos del ejemplo anterior, la utilización ideal es del 80%.
- Tasa de utilización ideal = $144 000 ÷ (1000 × 80 %) = 80 %
El 80% representa la utilización óptima para que una empresa alcance su margen de beneficio objetivo. Luego, esto se compara con su utilización de capacidad para determinar si se requieren mejoras operativas.
