Usar:

Sobresalir Validación de datos es una característica que le permite establecer reglas para la entrada de datos en una celda o rango de celdas. Esto es útil cuando desea asegurarse de que los datos ingresados ​​en una celda o rango sean correctos, consistentes y cumplan con ciertos criterios. La validación de datos puede ayudarle a evitar errores de entrada y mejorar la calidad de sus datos.

Para uso práctico, considere crear una hoja de cálculo de Excel y compartirla con otras personas para ingresar la información solicitada. La información solicitada puede incluir, por ejemplo, el nombre, fecha y edad del usuario. La validación de datos se utiliza comúnmente para garantizar que el usuario ingrese el tipo de datos correcto. Por ejemplo, el usuario no puede ingresar un número en una celda designada para nombres y viceversa si el usuario no puede ingresar texto en una celda designada para números.

Ejemplo 1: Restricciones numéricas (columna “Restricción de edad”)

Veamos un ejemplo en el que el usuario debe ingresar su nombre, fecha de ingreso, edad y departamento. Para asegurarse de que los datos ingresados ​​por el usuario sean válidos, seleccione las columnas que se utilizarán para la entrada de datos. Primero, vaya a la cinta Datos y haga clic en Validación de datos.

La selección predeterminada está configurada para que se pueda ingresar cualquier valor en esta columna.

Sin embargo, esta no es la representación ideal de los valores que deben insertarse para la columna Edad. Teniendo esto en cuenta, el usuario puede cambiar la configuración para permitir solo números enteros. Además, el usuario puede crear un rango específico para la edad ingresada, aquí usamos 18 años (mínimo) hasta 45 años (máximo).

Ahora, cuando el usuario intente ingresar números que no sean números o números menores de 18 años o mayores de 45, aparecerá una notificación emergente que alertará al usuario de que hay un error de entrada.

Escenarios de error

#1 Ingrese una palabra en la columna “Edad”

#2 Número menor de 18 años

#3 Número mayor que 45

Ejemplo 2: restricciones de fecha

A continuación, podemos ver otro ejemplo de cómo el usuario puede controlar los datos ingresados. Por ejemplo, tome la columna “Fecha”, que registra una fecha de entrada. Esta columna contiene datos de 2018 a 2022. Veamos cómo puede aplicar criterios de fecha para garantizar que los datos se ingresen dentro de un rango específico.

Primero, seleccione los datos de entrada de la columna Datos y haga clic en el botón Validación de datos.

A continuación, aplique las restricciones necesarias a esta columna. Queremos que esta columna solo contenga fechas como valores y que oscilen entre el 01/01/2021 y el 12/12/2022.

Después de aplicar estas restricciones, Excel no resaltará automáticamente los valores que estén fuera del rango especificado. Para seleccionar datos fuera del rango, vaya a Herramientas de datos y haga clic en Círculo de datos no válidos.

Después de hacer clic en Círculo de datos no válidos, Excel muestra los valores en la columna seleccionada que quedan fuera de las restricciones especificadas. Por ejemplo, las fechas de entrada anteriores al 1 de enero de 2021 están encerradas en un círculo rojo para indicar un error.

Para eliminar los datos de entrada encerrados en un círculo rojo, el usuario debe hacer clic en “Eliminar círculos de validación” que aparece en “Herramientas de datos”.

Ejemplo 3: Lista de entrada (selección de departamento)

Ahora veamos cómo podemos usar la validación de datos para configurar listas de entrada desplegables que permitan a los usuarios ingresar datos en la columna del departamento. Esta característica es útil porque nos permite controlar un conjunto fijo de entradas para que el usuario no pueda ingresar nada fuera de la lista predeterminada.

En este ejemplo particular, configuraremos una lista de validación de datos que solo permitirá al usuario ingresar a uno de tres departamentos: matemáticas, ciencias o historia.

Primero, seleccione las celdas de la columna del departamento y vaya a validación de datos. Luego seleccione “Permitir lista”. Desde allí, puede ir a la barra de entrada de origen e ingresar todas sus opciones de entrada separadas por comas. En este ejemplo, escribiríamos nuestras tres opciones así: “Matemáticas, Ciencias, Historia”.

Una vez aplicado esto, verá que todas las celdas de departamento ahora tienen esta función de entrada desplegable que obliga al usuario a seleccionar solo valores de la lista.

Ejemplo 4: Mensaje (mensaje en la columna de nombre)

Finalmente, al configurar restricciones de validación de datos, el usuario puede permitir que Excel muestre un mensaje de entrada. El mensaje de entrada incluye un mensaje de sugerencia emergente para ayudar al usuario a ingresar datos correctamente.

Por ejemplo, el usuario puede insertar un mensaje de entrada para recordarle que solo ingrese su nombre. Para hacer esto, coloque el cursor sobre la columna “Nombre” y haga clic en el botón “Validación de datos”.

Primero, el usuario puede restringir la columna “Nombre” seleccionando “Longitud del texto”. Luego, el usuario debe seleccionar la longitud de texto deseada que capture el nombre del usuario, p. B. al menos dos longitudes de texto y un máximo de 75 longitudes de texto. Con esta configuración, el usuario no puede ingresar texto que tenga solo un carácter o texto que tenga más de 75 caracteres.

A continuación, el usuario puede hacer clic en la pestaña Mensaje de entrada para escribir el mensaje de guía para el usuario.

Cada vez que alguien intente ingresar un nombre, aparecerá un mensaje recordándole al usuario que ingrese su nombre completo, que aparece en su tarjeta de identificación.

Recursos adicionales

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