Excel es una herramienta poderosa que nos permite realizar cálculos, analizar datos y crear gráficos de manera eficiente. Sin embargo, a veces nos encontramos con la necesidad de validar los datos ingresados en nuestras hojas de cálculo para asegurarnos de que sean correctos y coherentes. Es importante tener en cuenta que una pequeña equivocación en los datos puede tener consecuencias significativas en nuestros análisis y decisiones. En este artículo, aprenderemos cómo realizar la validación de datos en Excel y cómo evitar errores comunes. ¡Prepárate para mejorar la calidad de tus datos y optimizar tu trabajo en Excel!
Asegure las entradas y salidas de su modelo validando sus datos
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¿Qué es la validación de datos en Excel?
La validación de datos en Excel es una herramienta existente y accesible que debe garantizarse Integridad de los datos al construir un modelo financiero. Aunque es solo un simple paso adicional, la validación de datos en Excel es una herramienta extremadamente útil para proteger las entradas y salidas de su modelo. Este artículo tiene como objetivo brindar a los lectores una mejor comprensión de por qué y cómo utilizar la validación de datos en pasos simples.
Ejemplo de validación de datos en Excel
En este ejemplo, utilizamos la validación de datos para garantizar que el margen bruto se mantenga en el rango de 0 a 0,9.
En Excel, puede encontrar la validación de datos en la cinta Datos en Validación de datos. Una vez que hagas clic en él, aparecerá la ventana de validación de datos. Aparecerán tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Advertencia de error.
En esta captura de pantalla vemos que el rango de entrada “Margen bruto” se ha establecido entre 0 y 90 por ciento. Aunque no puede ver la pestaña Advertencia de error, se ha configurado para notificar a los usuarios con un mensaje de advertencia si la entrada GrossMargin está configurada fuera del rango. Este es un ejemplo útil porque los márgenes brutos siempre están entre 0 y 1; Sin embargo, es extremadamente raro que el margen bruto supere el 90% de las ventas. Se utilizó la validación de datos para garantizar la integridad de los datos y eliminar la posibilidad de que el margen bruto supere el 90% de las ventas.
Usar la validación de datos para encontrar datos no válidos
Cuando realiza la validación de datos en las entradas de su modelo, puede verificar si los usuarios han configurado entradas fuera de los rangos de validación de datos preestablecidos. Para marcar entradas de datos no válidas, puede hacer clic en la cinta Datos, luego hacer clic en Validación de datos y, finalmente, hacer clic en Circular datos no válidos.
Demostración de validación de datos en Excel.
Usamos Excel 2016 para esta demostración y durante todo el curso.
A continuación, en la pestaña Mensaje de entrada, ingresamos el mensaje que queremos mostrar en nuestra entrada. Bajo títuloescribimos “Tenga en cuenta:” y debajo del mensaje de entrada escribimos el mensaje: “Ingrese su suposición para los márgenes brutos. Históricamente, los márgenes brutos oscilan entre el 0 y el 90 por ciento”. Antes de hacer clic en el botón Validación de datos, use el cursor para seleccionar la entrada que desea validar. En esta demostración, la entrada seleccionada es “GrossMargin”. Al igual que en el ejemplo anterior, configuraremos nuestra entrada “GrossMargin” entre 0 y 0,9. Para someter esta entrada a la validación de datos, simplemente haga clic en Validación de datos y establezca sus criterios en la pestaña Configuración.
Cuando se complete esta configuración, nuestra entrada GrossMargin mostrará:
El mensaje de entrada sirve como recordatorio para todos los usuarios nuevos para que establezcan la entrada dentro del rango especificado en la nota.
Finalmente, la pestaña Alerta de falla le permite configurar diferentes estilos de alerta, incluidos Detención, Advertencia e Información. Para nuestra demostración, estableceremos el estilo en Advertencia. El título también es “Advertencia” con el mensaje de error “Ingresó un margen bruto asumido que no está entre 0 y 90 por ciento”.
Luego hacemos clic en “Aceptar” para completar la configuración de validación de datos. Ahora ingresamos 95% en la entrada GrossMargin para asegurarnos de que el mensaje de error funcione según lo previsto. Si se hace correctamente, aparecerá esta pantalla de error cuando establezca 95% en el “Margen bruto”:
Si aparece el mensaje de error, hacemos clic en “Sí” para continuar. Luego usamos la función Círculo de datos no válidos como se explicó anteriormente para encontrar la entrada que queda fuera de nuestro rango preestablecido.
Resumen
La herramienta de validación de datos en Excel es una capacidad fácil de usar que permite a los usuarios garantizar la integridad de los datos y así utilizar sus modelos de forma segura. En este artículo, exploramos el proceso paso a paso de validación de datos de entradas seleccionadas, establecimiento de criterios de entrada, selección de un mensaje de entrada y, finalmente, el mensaje de error. También aprendimos cómo marcar datos no válidos usando la herramienta Círculo de datos no válidos.
Recursos adicionales
Gracias por leer la guía de Finanzas sobre el uso de la validación de datos en Excel. Consulte los siguientes recursos adicionales gratuitos de CFI para continuar convirtiéndose en un analista financiero de primer nivel.
