El sistema de inventario perpetuo es una herramienta esencial para cualquier empresa que busca optimizar su control de inventario. A diferencia del sistema tradicional, donde los registros se actualizan periódicamente, el sistema de inventario perpetuo actualiza los registros de forma constante y en tiempo real. En este artículo, exploraremos en qué consiste el sistema de inventario perpetuo, sus ventajas y cómo implementarlo en tu negocio. Si estás buscando una solución eficiente y precisa para el manejo de inventario, ¡no te puedes perder esta lectura!
introducción
El sistema de inventario perpetuo es un método contable para registrar las ventas y compras de inventario en tiempo real utilizando sistemas computarizados.
Las empresas pueden utilizar inventario periódico, inventario perpetuo o una combinación de ambos métodos para realizar un seguimiento del inventario. Este sistema ayuda a las empresas a mantener y actualizar sus niveles de inventario de forma regular, evitando así el exceso o la falta de existencias. Al realizar un seguimiento continuo del inventario disponible, las empresas pueden identificar rápidamente cuándo los artículos se están agotando o se están agotando. Cuando las empresas saben cuándo el inventario es bajo, pueden reordenarlo inmediatamente antes de que se agote.
Ejemplo de un sistema de inventario perpetuo
En este sistema, el inventario de la cuenta se actualiza para cada transacción.
Entrada de diario para PIS:
Uso del sistema de inventario perpetuo
Este sistema es utilizado principalmente por grandes empresas que cuentan con enormes inventarios. Sin embargo, también es útil para empresas emergentes y medianas que quieran ampliar sus operaciones.
Para las grandes empresas, medir periódicamente el inventario puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. Cuando hay muchos departamentos y diferentes productos, puede resultar muy tedioso saber qué productos están agotados. Con un sistema de inventario perpetuo, las empresas pueden identificar fácilmente los productos que se están quedando sin inventario, lo que facilita la gestión y optimización de los niveles de inventario.
Es fundamental que las empresas implementen un sistema de seguimiento de inventario adecuado y eficaz y garanticen que todos los datos almacenados se mantengan seguros. Cualquier pérdida de datos puede provocar importantes pérdidas financieras para una empresa.
Sistema de inventario perpetuo versus sistema de inventario periódico
Un sistema de inventario periódico es un método contable en el que los niveles de inventario se registran al final de cada período contable o en intervalos de tiempo específicos. En un sistema de inventario periódico, se realiza un recuento de inventario físico. Por el contrario, un sistema de inventario perpetuo es un método contable en el que la compra o venta de inventario se registra de forma inmediata y continua mediante sistemas computarizados.
Así se diferencian ambos entre sí:
- El sistema de inventario perpetuo registra el inventario de forma regular o continua, mientras que el sistema de inventario periódico registra el inventario de forma regular.
- Utiliza un sistema computarizado para registrar el costo de los bienes vendidos, mientras que el sistema de inventario periódico utiliza un conteo físico para determinar el costo de los bienes vendidos.
- Con un sistema de inventario perpetuo, la cuenta del costo de los bienes vendidos se actualiza continuamente con cada transacción de venta. Por el contrario, en un sistema de inventario periódico, el costo de los bienes vendidos se calcula al final del período contable.
- El sistema de inventario perpetuo utiliza seguimiento en tiempo real, mientras que el sistema de inventario periódico no.
- Además, los informes financieros son más precisos en el sistema de inventario perpetuo que en el sistema de inventario periódico.
ventajas y desventajas
A continuación se detallan las ventajas y desventajas mencionadas:
Ventajas
- Gestión de inventario en tiempo real: Con el Sistema de Inventario Perpetuo, la gestión de inventario se puede realizar en tiempo real. El inventario se puede registrar en sistemas computarizados al comprar y vender. Este seguimiento continuo del inventario disponible puede ayudar a las empresas a identificar inmediatamente los artículos agotados. Saber que el inventario se está agotando puede ayudar a las empresas a tomar medidas inmediatas para reordenar el inventario antes de que se agote.
- Identificación de fugas o robos: El sistema rastrea el inventario entrante y saliente en tiempo real. Si se produce un robo o pérdida de inventario, esto se puede registrar fácilmente en el sistema de gestión. Si bien puede que no ayude a las empresas a comprender por qué se producen los robos, puede proporcionar pistas y las empresas pueden tomar medidas adicionales.
- Menores inversiones materiales: Al utilizar este sistema, las empresas pueden comprobar periódicamente las mercancías entrantes y salientes realizando un seguimiento de los materiales entrantes y salientes. Esto reduce la inversión en exceso de bienes y el seguimiento también minimiza los costos de almacenamiento.
- Útil para realizar la compra correcta: Al realizar un seguimiento del inventario en el sistema de inventario continuo, las empresas pueden determinar fácilmente la cantidad exacta de cada material y obtener información sobre el departamento que está experimentando escasez. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones de compra correctas al identificar las necesidades del departamento.
- Informes financieros más detallados: Debido a que el sistema de inventario periódico registra el inventario después de un período de tiempo específico, generalmente un año, el balance y el costo de los bienes vendidos en el estado de resultados para todo el año son inexactos. Por otro lado, el sistema perpetuo proporciona información precisa sobre los inventarios y el costo de los bienes vendidos en los estados financieros mediante el registro continuo de los inventarios.
Desventajas
- Error de exploración: En un sistema de inventario perpetuo, la gestión de inventario implica escanear el código de barras o la etiqueta de un producto para garantizar un seguimiento y una contabilidad precisos del artículo dentro del sistema. Si hay un error de escaneo, es posible que los detalles del producto se registren incorrectamente en el sistema de seguimiento.
- Pérdida o robo: En un sistema de inventario perpetuo, los productos se monitorean y registran continuamente en función de sus detalles. Supongamos que un producto fue previamente registrado en el sistema y posteriormente se pierde o es robado. En este caso, queda registrado en el sistema de seguimiento hasta que se produzca la confirmación física.
- Incapacidad para detectar roturas: Asimismo, las fracturas no pueden identificarse y se mantienen registros falsos a menos que se verifiquen físicamente.
- Preocupaciones de seguridad: Las empresas deben implementar sistemas de seguimiento de inventario apropiados y eficaces. Todos los datos almacenados requieren mantenimiento y seguridad. Cualquier pérdida de datos puede suponer pérdidas para la empresa. Dado que el sistema utiliza Internet, las actividades de piratería son un problema importante en el mantenimiento de dichos sistemas.
Diploma
El sistema de inventario perpetuo es un método de contabilidad computarizado que registra las ventas y compras de inventario en tiempo real. Esta es una forma eficaz para que las empresas, especialmente las grandes con grandes niveles de inventario, mantengan y actualicen los niveles de inventario periódicamente, evitando así el exceso o la falta de existencias. El sistema tiene varias ventajas y desventajas. Para evitar pérdidas financieras, la implementación y el mantenimiento adecuados del sistema son esenciales.
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