Sistema de información contable

El sistema de información contable es una herramienta fundamental para cualquier empresa, sin importar su tamaño o sector. Con este sistema, se facilita la recopilación, procesamiento y análisis de datos financieros, lo que permite tomar decisiones acertadas y llevar un control preciso de las operaciones. En este artículo, exploraremos en detalle qué es el sistema de información contable y cuáles son sus principales beneficios para las organizaciones. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo esta herramienta puede potenciar el éxito de tu empresa!

Introducción al sistema de información contable.

El sistema de información contable es una combinación de tecnología y principios contables que ayuda a capturar datos, almacenarlos adecuadamente, procesarlos y producir una salida legible de los datos, lo cual es útil en la preparación de informes financieros.

El AIS es crucial para una organización, ya que es utilizado por múltiples partes interesadas de la empresa para evaluar el desempeño de la empresa. Las autoridades fiscales obtienen datos del AIS para calcular la obligación tributaria.

Cada organización genera una gran cantidad de información financiera como parte de sus operaciones comerciales diarias. Anteriormente, la información se almacenaba manualmente escribiéndola en diarios. A medida que la economía se volvió global y las organizaciones comenzaron a expandirse. Se volvió imposible guardar datos manualmente. Por tanto, el sistema de información contable ayuda a almacenar de forma segura la información financiera generada en las diferentes etapas de las operaciones de una empresa.

Objetivos del sistema de información contable

• AIS tiene como objetivo formar un sistema central para todos los datos financieros de una organización. Grandes empresas multinacionales operan en todo el mundo. La información financiera es ingresada en el software AIS por personal autorizado desde cualquier lugar. AIS ayuda a crear una ubicación central que permite el acceso a toda la información ingresada desde cualquier parte del mundo en un solo punto.
• AIS ayuda a agilizar el trabajo. Hay varios departamentos en una organización. Hay ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, compras, etc. Todos estos son manejados por equipos independientes. AIS ayuda a obtener un informe de los supercabezas individuales por separado. Así, un equipo de ventas simplemente prepara un informe sobre las ventas y comprueba si el número del balance coincide con sus registros. Entonces, el objetivo de AIS es ayudar con las pruebas.
• AIS planea mantener un canal de información adecuado. El origen de cualquier información financiera se puede rastrear en el AIS. Esto genera confianza entre las partes interesadas en una organización.

Ejemplo de un sistema de información contable

La empresa ABC es una pequeña empresa dedicada a la producción de textiles. Está planeando elegir un sistema de información contable rentable y eficaz. El criterio principal de un sistema de información contable es el almacenamiento costoso. Entonces, si hay un sistema de contabilidad ejecutándose en la nube, la empresa puede ahorrar costos de almacenamiento.

FreshBooks es un sistema de información contable basado en infraestructura en la nube. El sistema cuenta con varias herramientas integradas que ayudan a la organización a gestionar sus recibos, pagos, facturas, etc. de forma eficaz.

Componentes y funciones del AIS

Los componentes y características del AIS se enumeran a continuación:

Componentes

• Usuario: Los usuarios de AIS son uno de sus componentes. Las partes interesadas que necesitan información sobre procesamiento y resultados necesitan acceso al AIS para completar la tarea. Los niveles superiores de gestión, auditores, consultores, autoridades fiscales, etc. utilizan AIS para recopilar la información que necesitan. Entonces cualquiera que use AIS es parte de AIS
• Metodología: AIS sigue un conjunto de reglas programadas en el sistema. La recopilación, el procesamiento y la salida de los datos se realizan según instrucciones específicas. Por lo tanto, la metodología es parte de AIS.
• Lenguaje de ordenador: La computadora no entiende inglés simple. Por lo tanto, debería utilizarse un lenguaje informático para insertar datos en una computadora y se debería utilizar el mismo lenguaje para recuperar datos y presentarlos en un formato legible.
• Hardware: Existe el hardware que se utiliza para insertar datos en el sistema. El escáner de código de barras es un hardware que ayuda a insertar datos de ventas.
• Software: Todo el sistema funciona con software. El software ayuda a un funcionamiento fluido de los datos.
• Seguridad: Todos los datos utilizados en AIS son extremadamente confidenciales y deben protegerse. Por lo tanto, los controles de seguridad, como la protección con contraseña u otras medidas de protección de alto nivel, también forman parte del AIS.

Características

• Proporciona la información financiera necesaria para valorar una empresa. Esto significa que la información financiera se almacena en el formato correcto con los datos correctos.
• Todos los involucrados pueden acceder a toda la información financiera desde cualquier parte del mundo. Aumenta la movilidad.

¿Cómo se utiliza el sistema de información contable?

AIS se utiliza para almacenar datos relacionados con la empresa. En el AIS se almacenan datos importantes como ventas, compras, empleados, clientes, impuestos, etc. Se requiere una base de datos para todo el almacenamiento. Existen lenguajes informáticos que se utilizan para ingresar datos en la base de datos y también generar resultados cuando sea necesario. Después de todos los aportes, el mayor desafío es la seguridad. Por lo tanto, se toman diversas medidas de ciberseguridad para proteger los datos confidenciales.

Ventajas y desventajas del AIS

A continuación se presentan algunos de los pros y los contras:

Ventajas

A continuación se detallan los beneficios mencionados:

• Todos los datos importantes de una empresa se pueden encontrar en una única ubicación central, lo que ayuda a múltiples partes interesadas a revisar información importante cuando sea necesario.
• Los principios de contabilidad están precargados, lo que ayuda a los profesionales de la contabilidad a leer los datos en una forma aceptada globalmente.
• Los resultados generaron ayuda en la preparación de los estados financieros requeridos para su divulgación y también para el cálculo de impuestos.
• El origen de cada entrada se puede rastrear utilizando datos específicos y guardarlos para referencia futura. Esto ayuda con la auditoría tanto interna como externa.

Desventajas

A continuación se detallan las desventajas mencionadas:

• La principal preocupación del AIS es la seguridad. Dado que toda la información importante se actualiza en línea, es muy importante que se mantenga la seguridad de los datos. Hay varios escenarios en los que se ha pirateado AIS y se ha robado información.
• Dado que la información almacenada está en lenguaje informático, alguien capacitado en lenguaje informático puede completar la tarea.
• Si hay algún problema con el software, es posible que todos los datos se corrompan. Esto representa una seria amenaza ya que no se mantienen registros manuales como respaldo.

Diploma

El sistema de información contable es una forma modernizada de mantenimiento de registros que combina hardware y software para proporcionar una forma de mantenimiento y procesamiento de registros libre de errores. Casi todas las empresas utilizan AIS. La principal preocupación del AIS es la seguridad. Antes de elegir un AIS eficaz, hay que tener en cuenta el factor de seguridad.

Artículos recomendados

Esta es una guía para el sistema de información contable. Aquí también discutimos la introducción al sistema de información contable con componentes de AIS, ventajas y desventajas. También puedes echar un vistazo a los siguientes artículos para obtener más información:

1. Contabilidad versus gestión financiera
2. Contabilidad de gestión de alcance
3. Pasivos contables
4. Limitaciones de los informes financieros