Pérdida de datos

¿Qué es la pérdida de datos?

La pérdida de datos es un incidente en el que los usuarios y las aplicaciones de software destruyen, eliminan, corrompen o vuelven ilegibles los datos. La pérdida de datos puede ocurrir de forma intencionada o accidental.

La pérdida de datos da como resultado que algunos o todos los elementos de datos queden inutilizables para el propietario o la aplicación de software correspondiente. Los datos pueden perderse durante el almacenamiento, la transmisión, el procesamiento o dentro de una red. La pérdida de datos también incluye el robo o pérdida de un dispositivo que contiene datos.

Causas comunes de pérdida de datos

Las principales causas de pérdida de datos se enumeran a continuación:

1. Error humano

El error humano es la causa fundamental de la mayor parte de la pérdida de datos en las organizaciones porque los humanos no son perfectos por naturaleza. Las operaciones diarias de una empresa requieren mucha manipulación de datos mediante la entrada, edición, actualización y eliminación, procesos que son propensos a errores para los usuarios. El uso frecuente e intensivo de datos conduce a los siguientes errores humanos:

• Eliminación accidental de archivos de datos: normalmente es un error del usuario en el que un archivo o carpeta se elimina accidentalmente sin una copia de seguridad disponible. Esto se debe a una falta de concentración o a un momento de confusión por parte del usuario.

Los archivos eliminados accidentalmente pueden ser irrecuperables si no hay una copia de seguridad. Por lo tanto, es de suma importancia establecer flujos de trabajo adecuados que incluyan el almacenamiento regular del trabajo y estrategias para la copia de seguridad sistemática de los datos.

• Derrames de liquidos: Derramar café o bebidas sobre una computadora portátil es un accidente común que resulta en la pérdida de datos. Por lo general, los líquidos se filtran al teclado y penetran en las partes internas de la computadora portátil. Los líquidos pueden provocar un cortocircuito que puede afectar las partes electrónicas de una computadora, incluido el disco duro.

Un disco duro dañado puede corromperse fácilmente y volverse inaccesible, impidiendo el acceso a todos los datos. El daño es menor si el incidente ocurre con el portátil apagado. Un accidente estrechamente relacionado es la caída de un disco al agua, lo que provoca la inmersión total, el deterioro del dispositivo y casi con certeza la pérdida de datos.

2. Robo

La pérdida de datos por robo suele ocurrir cuando se roba un medio de almacenamiento de datos, como una computadora portátil. Los robos de portátiles se producen a un ritmo alarmante, lo que significa que la pérdida de datos debido al robo puede ser bastante elevada. Los ordenadores portátiles son móviles y normalmente se sustraen de instalaciones seguras de la empresa, lo que aumenta su susceptibilidad al robo.

En general, los datos de una computadora portátil pueden ser mucho más valiosos que el propio dispositivo portátil, por lo que el costo de reemplazar la computadora portátil no es alto en comparación con el costo de reemplazar los datos robados. Sin embargo, si los datos están cifrados, es posible que los roben pero no se pueda acceder a ellos. Además, los datos también pueden robarse digitalmente mediante piratería informática y malware.

3. Corrupción del software

El mal funcionamiento o la falla del software es otra causa importante de pérdida de datos. Cualquier aplicación utilizada para solicitar datos puede fallar, lo que resulta en pérdida o corrupción de datos. Al actualizar varios archivos, los programas de edición de archivos también pueden experimentar errores de software en los que algunos archivos no se pueden guardar o actualizar y posteriormente se eliminan. Del mismo modo, también se pueden perder datos durante la copia de seguridad.

Los errores de copia de seguridad más comunes incluyen la imposibilidad de realizar copias de archivos por parte del sistema y la imposibilidad de detener la eliminación automática de archivos. El software antivirus también puede eliminar datos si los detecta incorrectamente como malware. También pueden ocurrir errores al convertir formatos de archivos, lo que provoca corrupción y pérdida de datos.

4. Virus informáticos

Los virus informáticos pueden infiltrarse y dañar los datos almacenados en discos duros y redes corporativas. Los virus pueden robar, dañar, cifrar o eliminar datos importantes. También pueden infiltrarse en el sistema de red de una organización entera y afectar el funcionamiento del hardware informático.

Los virus informáticos suelen incluir malware como ransomware. El ransomware amenaza con bloquear el acceso a los datos o ponerlos a disposición del público si no se paga un rescate. Los ataques de phishing por correo electrónico pueden robar y corromper datos, lo que provoca la pérdida de datos y de funcionalidad. Un software antivirus potente y actualizado es una solución rápida a los virus informáticos.

5. Deterioro del hardware

El hardware que contiene o gestiona datos puede fallar fácilmente y provocar una pérdida irrecuperable de datos. Las razones del deterioro del hardware pueden ser internas o externas. Los dispositivos de almacenamiento de datos, como los discos duros, pueden destruirse debido a fallas físicas o mecánicas. Las averías pueden deberse a un mal uso o manipulación inadecuada de los dispositivos.

Los discos duros pueden dañarse por sobrecalentamiento, agua e incendio, cortes de energía, mal manejo o conexión inadecuada. Además, puede producirse un mal funcionamiento del hardware debido a corrupción del firmware, falla del cabezal de lectura/escritura y corrupción del sector defectuoso. El equipo también puede fallar o volverse ineficaz debido al paso del tiempo o al envejecimiento paulatino de todos o algunos de sus componentes.

6. Desastres naturales

Debido a su rareza, se supone que los desastres naturales tienen una menor prevalencia como causa de pérdida de datos. Los desastres naturales que pueden provocar la pérdida de datos incluyen inundaciones, terremotos, huracanes, tornados, incendios naturales y rayos.

7. Corte de energía

Una interrupción del suministro eléctrico o un apagón mientras un usuario prepara un documento podría provocar la pérdida de datos si no se almacenan sistemáticamente. Con las operaciones de restauración automática, sólo la parte guardada de los datos se puede restaurar con éxito.

Los cortes de energía repentinos también pueden dañar el hardware y el sistema operativo y provocar la pérdida de datos. Las computadoras pueden experimentar problemas de reinicio que hacen que los datos se vuelvan inaccesibles. Los cambios repentinos de voltaje (generalmente un aumento de voltaje) pueden dañar el hardware de la computadora y provocar la pérdida de datos.

Impacto de la pérdida de datos

Prevenir la pérdida de datos puede resultar costoso en términos de recursos, capacitación e investigación. El costo vale la pena ya que las consecuencias de la pérdida de datos pueden ser catastróficas. Estos son algunos de los costos y consecuencias de la pérdida de datos para las empresas:

1. Las funciones comerciales pueden destruirse

Los datos son la columna vertebral de la empresa y garantizan operaciones diarias fluidas. La pérdida de datos puede afectar la funcionalidad de una entidad o ciertas partes de ella debido a cuellos de botella y asignación de recursos. Se debe dedicar tiempo y recursos para resolver el incidente de pérdida de datos en términos de recuperación, lo que genera serios desafíos operativos.

2. Reputación empresarial dañada

La pérdida de datos puede dañar la reputación de una empresa. Es importante notificar a los clientes sobre un incidente de pérdida de datos, pero hacerlo puede generar inadvertidamente falta de confianza e insatisfacción. Posteriormente, esto puede llevar a que otros clientes trasladen sus negocios a otra parte.

La insatisfacción del cliente se vuelve aún mayor cuando los datos perdidos incluyen datos del cliente. La reputación de la empresa se ve afectada porque los clientes la perciben como poco confiable y negligente. La pérdida masiva de clientes es un riesgo potencial que podría conducir al cierre de empresas. Reconstruir las relaciones dañadas con los clientes requerirá mucho tiempo y recursos, ya que la pérdida de datos puede perseguir a la organización durante años.

3. Impacto financiero

Los datos respaldan las operaciones comerciales y, cuando se pierden, significa que la empresa no sólo pierde su capacidad de ganar dinero, sino también su capital de trabajo. Dado que los recursos financieros también se destinan a la recuperación de datos, las finanzas de la empresa pueden verse afectadas hasta el punto de que se agoten los fondos no presupuestados y se deduzcan las reservas. La pérdida de datos plantea el riesgo de que una empresa quiebre.

4. Impacto en la productividad

La productividad de los empleados se ve gravemente afectada ya que se pierden los datos utilizados en el trabajo diario. Además, se necesitan datos para tomar decisiones y la función de toma de decisiones también está limitada por la pérdida de datos.

5. Consecuencias legales

La pérdida de datos expone a una empresa a diversas acciones legales y demandas. La pérdida de datos de clientes puede dar lugar a multas por parte de los reguladores por no cumplir con las leyes y regulaciones de protección de datos. Los clientes también pueden presentar demandas contra una empresa en caso de pérdida de datos del cliente. Todas estas acciones legales pueden afectar la recuperación general de una empresa tras la pérdida de datos.

¿Cómo prevenir la pérdida de datos?

Hay varias formas de evitar la pérdida de datos, incluidas varias estrategias comunes para individuos y empresas. También se puede implementar una estrategia de prevención de pérdida de datos (DLP) como plan para hacer frente a eventos de pérdida de datos. A continuación se presentan varias estrategias que se pueden implementar.

1. Copia de seguridad

Hacer una copia de seguridad de los datos es la estrategia de prevención de datos más importante que todo usuario debe adoptar. Esto significa mantener al menos una copia de sus datos en un medio separado, como la nube, un servidor externo o un disco duro externo. Se debe comprobar continuamente para garantizar que los datos no estén dañados o sean accesibles a personas no autorizadas. Office 365 y G-Suite son excelentes aplicaciones de computación en la nube para realizar copias de seguridad de datos.

2. Cortafuegos y programas antivirus

La instalación de un firewall y un software antivirus es esencial para proteger y evitar que amenazas maliciosas accedan a datos confidenciales. Las dos medidas sirven para proteger contra software malicioso como malware y otros virus informáticos que pueden violar los datos de la empresa. Sin embargo, los cortafuegos y los programas antivirus deben adaptarse al nivel de amenaza y las necesidades de seguridad de la organización. Además, ambos deben actualizarse constantemente.

3. UPS para evitar cortes de energía

La instalación de un sistema de alimentación ininterrumpida (UPS) puede evitar la pérdida de datos durante sobretensiones y cortes de energía. Permite guardar los documentos correctamente y cerrar el sistema de la aplicación sin riesgo de pérdida de datos.

4. Estrategia de prevención de pérdida de datos

La Prevención de pérdida de datos (DLP) son herramientas y procesos diseñados para evitar la pérdida, el uso indebido o el acceso no autorizado de datos. El software DLP define categorías de prioridad de datos, desde datos críticos y sensibles hasta datos generales de bajo riesgo. También establece las políticas y violaciones de protección de datos y utiliza como guía la normativa y políticas de protección de datos.

DLP también establece medidas de protección como cifrado y seguimiento y control de la actividad de los endpoints. Además, se proporcionan pautas de auditoría e informes para identificar vulnerabilidades de seguridad de datos o violaciones de seguridad de datos. Prevención de pérdida de datos de Microsoft Office 365 y McAfee Total Protection for Data Loss Prevention son planes destacados para DLP.

5. Plan de recuperación ante desastres

Las organizaciones también pueden implementar un Plan de Recuperación ante Desastres (DRP) en caso de que se produzca una pérdida de datos. Un DRP especifica los procedimientos que se deben seguir en caso de un incidente para minimizar los daños y aumentar las posibilidades de recuperar datos perdidos.

6. Otras medidas preventivas

Otras medidas incluyen almacenar computadoras portátiles y otros dispositivos de datos en un ambiente seco y libre de polvo para evitar el sobrecalentamiento y los efectos de las condiciones de humedad en los dispositivos electrónicos. Establecer niveles de acceso a diferentes tipos de datos para diferentes empleados también garantiza que ciertos empleados no puedan acceder a información que no necesitan conocer. Una empresa también puede utilizar almacenamiento RAID y un sistema de archivos de diario para proteger los datos de fallas de software y hardware.

Recuperación de datos

La solución más eficaz para la pérdida de datos es un buen sistema de copia de seguridad de datos, ya que aumenta las posibilidades de recuperación de datos. La recuperación de datos la llevan a cabo principalmente empresas especializadas que examinan el almacenamiento de hardware para recuperar datos eliminados y también intentan recuperar datos corruptos mediante procesos especiales. Dirigen laboratorios de datos para llevar a cabo este trabajo especializado. La recuperación depende del tipo de medio de almacenamiento, la seguridad y un sistema de respaldo eficaz.

Aprende más

Gracias por leer la guía de Finanzas sobre la pérdida de datos. Para continuar aprendiendo y ampliando su base de conocimientos, explore los siguientes recursos adicionales relevantes: