Actas de la reunión

¿Qué son las actas de las reuniones?

Las actas de las reuniones son notas registradas durante una reunión. Destacan los principales temas discutidos, las mociones propuestas o votadas y las actividades a realizar. El acta de una reunión suele ser elaborada por un miembro específico del grupo. Su trabajo es proporcionar un registro preciso de los eventos durante la reunión.

Pasos para registrar actas de reuniones

La grabación del acta de una reunión implica cinco pasos principales. Ellos son:

• Pre planeado
• Grabación de grabación
• Redacción o transcripción del acta.
• Compartir actas de reuniones
• Archivar o almacenar registros para referencia futura

Pre planeado

Cuando una reunión está bien planificada con antelación, redactar actas es mucho más fácil. Sin embargo, el presidente y el secretario o el levantador de actas deberán determinar conjuntamente con antelación el orden del día de la reunión. Por ejemplo, la persona que redacta las actas podría trabajar con el presidente para redactar un documento que sirva como agenda y establezca el formato de la reunión.

Agenda

Si el presidente y el secretario no pueden reunirse y preparar un borrador, es responsabilidad del secretario obtener una copia del orden del día antes de que comience la reunión. El orden del día de la reunión sirve como guía para la toma de notas y la elaboración del acta. El orden del día también contiene más detalles que deberán constar en el acta. Incluyen:

• Nombres de todos los miembros presentes, incluidos invitados y oradores.
• Documentos que se pueden entregar durante la reunión, como copias de una lista de propuestas para votar.

Expectativas

Cuando se selecciona a una persona para tomar notas, es importante que sepa qué se espera de ella. Por lo tanto, la persona debe comunicarse con el presidente del comité y preguntar qué papel desempeñará en la reunión. Por ejemplo, si el propósito de la reunión es proponer mociones, el miembro designado debe preguntar si se deben mencionar los nombres de quienes presentan las mociones y de quienes las apoyan.

¿Qué debe incluirse en el acta de la reunión?

Antes de registrar los detalles, el registrador designado debe familiarizarse con el tipo de información que se espera que registre. Un grupo puede utilizar un formato específico para tomar notas, pero en general las actas de una reunión suelen incluir los siguientes detalles:

• Fecha y hora de la reunión.
• Nombres de los participantes y participantes ausentes
• Aceptación o modificación del acta de la reunión anterior
• Decisiones sobre cada tema de la agenda, tales como:
  • Actividades realizadas o acordadas
  • Próximos pasos
  • Resultados de las elecciones
  • Solicitudes aceptadas o rechazadas
  • Nuevo negocio
  • Fecha y hora de la próxima reunión.

El proceso de redacción de actas de reuniones.

Cuando finaliza la reunión, la persona encargada de redactar las actas debe tener todos los recursos necesarios para redactarlas de forma clara y presentable. Aquí hay algunos consejos a tener en cuenta:

• No se tome demasiado tiempo después de la reunión para redactar el acta. De esta manera, todo lo ocurrido en la reunión quedará fresco en tu mente.
• Revise el esquema que creó anteriormente y haga ajustes si es necesario. Esto puede incluir agregar información adicional o aclarar algunas de las cuestiones planteadas. Además, verifique que todas las sentencias, actividades y solicitudes queden claramente registradas.
• Revise el protocolo y asegúrese de que sea breve pero claro.

Distribuir actas de reuniones.

Tan pronto como el secretario haya terminado de redactar el acta, deberá ponerla a disposición de los miembros del grupo. Se pueden compartir en línea o mediante la nube. Dado que las actas y otros tipos de documentos pueden requerir mucho papeleo, puede ser preferible utilizar un enfoque sin papel para compartirlos.

Por ejemplo, si el redactor de las actas las documentó utilizando Microsoft Word, que no permite compartirlas en línea, podría considerar utilizar Google Docs, que proporciona una forma de compartir documentos en línea con otros usuarios.

El registrador también debe guardar una copia del acta de la reunión para referencia futura. La mayoría de las empresas almacenan sus minutos en línea, ya sea en Documentos de Google o OneDrive.

Clave para llevar

Las actas de las reuniones son importantes porque sirven para documentar los temas clave planteados durante una reunión. Por ejemplo, los protocolos eficaces pueden enumerar los enfoques sugeridos para resolver un problema particular y la razón principal por la que los miembros prefieren un método sobre otro.

El acta de la reunión se puede registrar manualmente o en un dispositivo electrónico como una computadora portátil o iPad. Después de la reunión, el tomador de actas las revisa y realiza cambios si es necesario. Luego, las actas de la reunión se comparten con los participantes del grupo. Además de compartirse, los registros también se almacenan para referencia futura.

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