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Un documento interno que sirve como “memorando” sobre los pasivos de una empresa.
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¿Qué es un bono?
Un recibo es un documento interno dentro de una empresa que es emitido por el departamento de cuentas por pagar (AP). Puede verse como un «memorando» sobre las obligaciones de la empresa y se utiliza para autorizar un pago.
Cada empresa tiene un departamento de cuentas por pagar que se encarga de realizar los pagos adeudados a acreedores y proveedores.
Un recibo es un documento de respaldo necesario para comenzar el proceso de recopilación y archivo de todos los demás documentos necesarios para liquidar una responsabilidad.
Una característica importante de la contabilidad interna de una empresa es el mecanismo de control. El mecanismo asegura que cualquier pago realizado por la empresa haya sido previamente aprobado y que sea adecuado a los bienes o servicios recibidos con base en los acuerdos ya vigentes.
En otras palabras, un bono es un recibo de una factura recibida por la empresa. Una vez emitido el bono, significa que se ha revisado la factura y se ha confirmado que debe pagarse. El bono le da derecho a pagar la factura en un solo pago, que se registra en el balance.
Así funcionan los bonos
En las transacciones entre empresas, los pagos a menudo no vencen de inmediato. Se pueden pagar con un retraso admisible, que puede variar entre 30, 60 o 90 días. Cuando la empresa recibe las entregas con la factura, el pago no se libera inmediatamente, sino que se crea un recibo como recordatorio de los pagos vencidos o como prueba del pago ya realizado.
Un bono puede contener varios recibos. Los más comunes se enumeran a continuación:
- La factura recibida del proveedor.
- Los datos del proveedor a pagar (nombre, dirección, número de teléfono)
- Detalles de pago (monto adeudado, incluido cualquier descuento y fecha de vencimiento del pago)
- El primer pedido de la empresa.
- El recibo que confirma que la empresa ha recibido los bienes o servicios mencionados en la factura.
- Las cuentas del libro mayor: son necesarias por motivos contables.
- La firma de un representante autorizado dentro de la empresa (por ejemplo, el administrador de cuentas por pagar) que confirme la compra y el pago.
- El comprobante de pago incluido en la documentación del bono.
El siguiente gráfico muestra el proceso de creación del comprobante:
principio de contabilidad
De la información anterior, puedes ver que existen dos tipos de vales:
- Vales donde se adeuda un saldo restante; Y
- Vales que hacen referencia a una factura que ya ha sido pagada.
El primer tipo (pago adeudado) se registra en el balance como pasivo. Una vez pagado el bono, éste quedará registrado como bono pagado y se deberá adjuntar el comprobante de pago.
Importancia de los vales
Los comprobantes son especialmente importantes cuando se realiza una auditoría. Por ley, las sociedades cotizadas están sujetas a un proceso de auditoría que comprueba la exactitud de la información contenida en los estados financieros anuales. Gracias al bono, el auditor responsable puede comprobar fácilmente si la empresa ha recibido realmente todos los bienes adquiridos o los servicios pagados. Por tanto, los vales sirven para justificar y documentar los pagos en efectivo de la empresa.
Por otro lado, los bonos se utilizan internamente para reducir el riesgo. marcha mala por los empleados y evitar que se confabulen para robar activos de la empresa. Los comprobantes crean un rastro en papel que documenta a todos los involucrados en esa transacción en particular, así como sus tareas asociadas con esa transacción. Esto hace que sea más fácil evaluar quién es responsable de qué.
Ejemplo de vales
Un pequeño minimercado pide alimentos frescos a su proveedor cada pocos días. El gerente del departamento de productos frescos pide 50 libras de carne y pescado y el propietario inicia el pedido para autorizar la entrega. Cuando la tienda de conveniencia recibe el pedido, el contenido de la entrega se compara con el pedido para garantizar que se haya recibido todo.
En este momento se emitirá un bono. Contiene el pedido, recibo de envío y factura. El monto adeudado también está incluido y se registrará en cuentas por pagar hasta que se pague.
El bono se envía al propietario, quien verifica todo para garantizar que toda la información sea correcta. Entonces se aprobará el pago. Luego se completa la transacción y el comprobante se registra en el balance como un comprobante pagado.
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