La balanza de comprobación es una herramienta vital en el mundo de las finanzas y contabilidad. Es un instrumento que nos permite verificar la exactitud de los registros contables de una empresa. En este artículo, exploraremos en detalle qué es una balanza de comprobación, cómo se utiliza y por qué es tan importante para la salud financiera de un negocio. Si eres un emprendedor, contador o simplemente tienes curiosidad sobre el funcionamiento interno de una empresa, ¡no te puedes perder esta guía completa sobre la balanza de comprobación!
¿Qué es el crédito de prueba?
Un balance de comprobación es una hoja contable que organiza los registros de todas las transacciones de la empresa en todos los libros mayores en dos columnas: débitos y créditos. Ayuda a encontrar errores en los registros financieros al verificar si el total de la columna de débito coincide con el total de la columna de crédito.
Esto verifica si las transacciones de la empresa cumplen con la siguiente condición: Débitos totales = créditos totales. Luego, las empresas lo utilizan para crear informes financieros, como balances, estados de pérdidas y ganancias y estados de flujo de efectivo.
Tabla de contenido
Formato del balance de comprobación
El balance de comprobación debe incluir el nombre de la empresa, la fecha de finalización del año fiscal y tres columnas principales: nombres de cuentas del libro mayor, débitos y créditos. El débito debe estar a la izquierda mientras que el crédito debe estar a la derecha.
Siga las siguientes reglas al agregar activos, ingresos, gastos y otros registros.
Regla 1: Menciona todo activos financieros (transacciones en efectivo, cuentas por cobrar, etc.) en el Débito directo Página.
Regla #2: Menciona todo pasivo (deudas, pasivos, etc.) sobre el crédito Página.
Regla #3: Mencione todas las empresas ganancia (Utilidades, COGS, Ventas, etc.) en el crédito Página.
Regla #4: Mencione todas las empresas Costo (salario, alquiler, intereses, etc.) sobre el Débito directo Página.
¿Cómo preparo un balance de comprobación?
Puede prepararlo manualmente o utilizando herramientas de contabilidad como Quickbooks.
Complete los siguientes pasos para preparar el balance de comprobación:
- Recopile todos los registros de transacciones financieras de la empresa de todos los libros mayores.
- En una nueva hoja de contabilidad, agregue columnas para nombres de cuentas, créditos y débitos.
- Organice todos los montos de las transacciones en sus respectivas columnas de débito y crédito.
- Calcule el total tanto para el lado del crédito como para el del débito.
- Compruebe si la suma del lado del crédito es igual a la suma del lado del débito o si ambos son iguales.
- Si los totales de débito y crédito no coinciden, verifique las entradas nuevamente y realice los cambios necesarios para que no contengan errores.
- Finalmente, si tanto el débito como el crédito coinciden, utilice este balance de comprobación ajustado para preparar los estados financieros.
Ejemplo de balanza de comprobación
Stephan & Co., una empresa manufacturera, tiene los siguientes saldos contables en las cuentas del libro mayor.
A continuación se muestra el borrador final del balance de comprobación después de ingresar las entradas anteriores:
Tipos
A continuación se detallan los tres tipos de crédito de prueba:
1. Inconformista
Es el primer balance de comprobación preparado por una empresa y contiene todos los registros directos de las transacciones del libro mayor. Las empresas utilizan esto para comprobar si se necesitan correcciones en los registros y luego realizar ajustes en este documento.
2. Personalizado
Es el balance de comprobación después de que la empresa haya realizado todas las correcciones necesarias al balance de comprobación no ajustado. Nos ayuda a registrar transacciones correctas después de estos ajustes.
3. Después de la graduación
Después de corregir el balance de prueba ajustado, creamos el balance posterior al cierre solo con cuentas permanentes (activos, pasivos, patrimonio). Al preparar un balance de comprobación al final de un período contable, transferimos montos de cuentas temporales a cuentas permanentes. Conviene comprobar si las cuentas permanentes están equilibradas.
Errores en la balanza de comprobación
A continuación se detallan los errores que pueden afectar el balance de comprobación:
1. Errores de omisión: Este error ocurre cuando un contador omite una transacción por completo o se olvida de agregarla.
Ejemplo: Un contador olvida registrar un recibo por una compra de inventario de $1,150.]
2. Error de comisión: Este error ocurre cuando el contador comete un error al registrar los asientos de débito o crédito, como faltar un cero o un dígito adicional.
Ejemplo: El contador registra por error cantidades incorrectas para las cuentas por pagar como $5 000 en lugar de $50 000.
3. Compensar errores: Esto sucede cuando el contador comete un error similar tanto en el debe como en el haber, quedando el saldo final equilibrado pero los datos son incorrectos.
Ejemplo: El contador debitó $50 a la cuenta de gastos incorrecta y acreditó $50 a la cuenta de ingresos incorrecta.
4. Errores fundamentales: Este error ocurre cuando un contador no sigue adecuadamente las reglas o principios contables.
Ejemplo: El contador registra incorrectamente los $2,300 en costos de reparación como compra de equipo.
Usos y limitaciones
A continuación se detallan los objetivos y limitaciones del balance de comprobación:
| Usado | restricciones |
| Ayuda a encontrar errores matemáticos que ocurren al registrar transacciones financieras y contables. | Dado que es posible que los analistas pasen por alto pequeños errores, esto no garantiza que todos los registros de transacciones sean precisos. |
| Es la base para preparar los tres informes financieros importantes: balance, estado de pérdidas y ganancias y estado de flujo de efectivo. | No se menciona el orden ni el momento de las transacciones registradas, por lo que puede resultar difícil encontrar errores relevantes. |
Preguntas frecuentes (FAQ)
P1. ¿En qué se diferencia el balance de comprobación del libro mayor general y del balance general?
Respuesta: A continuación encontrará las explicaciones de cada hoja de facturación, explicando en qué se diferencian entre sí:
- En el libro mayor, una empresa registra todas sus transacciones mediante asientos de diario. Sirve como primer documento contable.
- Las empresas crean el balance de comprobación utilizando información del libro mayor. Compara los débitos y créditos totales de cada cuenta para garantizar que estén equilibrados.
- Finalmente, las empresas elaboran el balance a partir de los datos del balance de comprobación. Toma los saldos finales de activos, pasivos y patrimonio y los organiza en un informe para ponerlo a disposición de los accionistas y partes interesadas.
P2. ¿Qué es un asiento de diario y un saldo?
Respuesta: A continuación se muestra la definición correcta de ambos documentos contables:
- Entrada del diario: Un asiento de diario registra las primeras transacciones de una empresa, enumerando las cuentas involucradas, los débitos y créditos, sus fechas, etc.
- Crédito de prueba: Es un documento contable que registra todos los débitos y créditos de una empresa, ayudando así en la preparación de informes financieros.
P3. ¿Cómo se llama la primera balanza de comprobación?
Respuesta: El balance general no ajustado se denomina primer informe de balance porque es el primer balance que creamos organizando los registros directamente desde el libro mayor.
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