PowerPoint es una de las herramientas más utilizadas en el mundo de los negocios, y la banca de inversión no es la excepción. Si trabajas en este sector, seguramente has tenido que enfrentarte a la dura tarea de crear presentaciones efectivas y atractivas para tus clientes y colegas. ¡Pero no te preocupes! En este artículo, te traemos los mejores trucos de PowerPoint (PPT) específicamente diseñados para la banca de inversión. Descubre cómo llevar tus presentaciones al siguiente nivel y destacarte en el competitivo mundo financiero.
La mayoría de la gente sólo conoce unos pocos atajos de PowerPoint, como: B. Ctrl + S para guardar, Ctrl + Z para deshacer, Ctrl + Y para rehacer y Ctrl + P para imprimir.
Sin embargo, estos tipos de atajos son extremadamente limitados y apenas arañan la superficie de los diferentes tipos de atajos que puedes usar para acelerar tu flujo de trabajo en PowerPoint.
Aquí hay tres tipos diferentes de atajos que puedes usar para acelerar todo en PowerPoint, incluidos los comandos que no tienen un atajo.
Tipo de acceso directo 1: accesos directos para la navegación por el menú
Todo lo que aparece en los menús contextuales de PowerPoint se puede vincular a una combinación de mouse y teclado. Por ejemplo, si hace clic derecho en una diapositiva en la vista en miniatura, aparecerá una lista de comandos, como se muestra a continuación.
Simplemente haciendo clic en la letra subrayada después de hacer clic derecho se activará este comando.
Éstos son algunos de los muchos comandos útiles que puede vincular desde el menú contextual de esta manera:
- Nuevo tobogán (Clic derecho, N). Agrega una nueva diapositiva en blanco a su presentación que utiliza exactamente el mismo diseño que la diapositiva en la que se encuentra actualmente.
- Duplicar diapositiva (Clic derecho, A). Crea una copia idéntica de la diapositiva en la que hace clic derecho, para que no tenga que empezar desde cero para la siguiente diapositiva.
- Eliminar diapositiva (Clic derecho, D). Elimina la diapositiva en la que te encuentras. Esto puede ser más rápido que hacer clic en una diapositiva y luego presionar la tecla Eliminar.
- Agregar sección (Clic derecho, A). Agrega una nueva sección a su presentación para ayudarlo a organizar y reorganizar mejor las diapositivas en su presentación.
- Cambia el diseño (Clic derecho, L). Le permite cambiar rápidamente su diseño y hacer fluir todo su contenido a los marcadores de posición correctos.
- Restablecer diapositiva (Clic derecho, R). Restablece todas las posiciones y formatos de sus marcadores de posición a los de su patrón de diapositivas. Entonces, si mueve accidentalmente sus marcadores de posición o usa un formato incorrecto, puede volver fácilmente a la configuración de la plantilla.
Tipo de método abreviado 2: métodos abreviados de guía de cinta
Los accesos directos a la guía de la cinta son un sistema de numeración alfabético que le permite acceder visualmente a cada comando presente en la cinta de PowerPoint.
Para activar el sistema numérico, simplemente presione la tecla Alt en su teclado como se muestra a continuación.
Con las guías de la cinta activas, puede navegar por la cinta.
Por ejemplo, presionar la tecla H lo llevará a Hogar Pestaña, con todos los comandos ahora iluminados con atajos de teclado recientemente disponibles, como puede ver a continuación.
De esta manera, puede continuar tocando las letras y los números del alfabeto para acceder a cada comando en su cinta.
Por ejemplo, presionar Alt, H y luego U en su teclado abrirá las opciones de viñetas.
Si desea retroceder por la cinta, puede hacer clic en Esc para retroceder un nivel a la vez.
Puede ser difícil acostumbrarse a esto al principio, pero una vez que lo domines, podrás acceder fácilmente a cualquier comando en PowerPoint, incluso si técnicamente no hay un acceso directo, sin recordar nada.
Tipo de acceso directo 3: accesos directos en la barra de herramientas de acceso rápido
Una vez que haya configurado su barra de herramientas de acceso rápido con los comandos más utilizados (consulte la tecla n.° 1 arriba), podrá acceder rápidamente a esos comandos usando la tecla Alt.
Para hacer esto, simplemente presione y suelte la tecla Alt para activar sus guías QAT, como se muestra a continuación.
Luego presione el número especificado para el comando para acceder a él.
En la imagen de arriba, si presiona 1 en su teclado, se abrirá la herramienta de alineación. Todos los comandos posteriores aparecerán con nuevos atajos de teclado, como puedes ver en la imagen a continuación.
Esto le permite utilizar rápida y fácilmente un comando como la herramienta de alineación que no tiene un acceso directo fácil de usar.
Por ejemplo, según la imagen de arriba, alinear dos formas a la derecha se vería así: Viejo, 1, R.
Nota: Colocar la herramienta de alineación en la primera posición de su QAT es una de las cosas más inteligentes que puede hacer en PowerPoint (consulte la clave n.° 3).
Para que sus clientes y colegas lo tomen en serio, todo lo que aparezca en sus diapositivas debe estar perfectamente coordinado.
Clave #3: Domina tus alineaciones
¿Cuál de estos diseños de PowerPoint crees que parece más profesional?
Evidentemente, los objetos quedarán perfectamente alineados en una presentación sofisticada. Afortunadamente, hay una manera fácil de hacer esto: PowerPoint tiene una herramienta de alineación Comando que te permite alinear perfectamente tus objetos sin conjeturas. Además, puede vincular el comando si lo configura en la primera posición de su barra de herramientas de acceso rápido.
Para abrir su herramienta de alineación en PowerPoint, simplemente haga lo siguiente:
- Elegir un objeto en tu diapositiva
- Navegar a Hogar pestaña
- Abre esto Arreglar caer
- Abre esto Alinear Opciones
- Elige el tuyo Alineación Dirección
Su herramienta de orientación se divide en alineaciones, distribuciones y opciones de orientación.
Saber cómo funcionan estas diferentes opciones puede tener un impacto positivo en su día en la oficina. Así que no te saltes la siguiente parte.
Si bien no es una ciencia espacial, comprender la herramienta de alineación no es particularmente intuitivo la primera vez. Esto es especialmente cierto si no entiendes lo que es crucial pero te confunde. Alinear con papel de aluminio Y Alinear objetos seleccionados Opciones.
Opciones de alineación
Alinear con papel de aluminio significa que todas sus alineaciones y distribuciones se basan en el exterior de su diapositiva (arriba, abajo, izquierda y/o derecha).
Por ejemplo, si selecciona tres rectángulos y los extiende horizontalmente, los lados izquierdo y derecho de su diapositiva se usarán como anclajes para su extensión horizontal.
Alinear objetos seleccionados significa que todas sus alineaciones y distribuciones se basan en los objetos seleccionados.
Por ejemplo, si selecciona tres rectángulos y los extiende horizontalmente, el lado izquierdo del rectángulo más a la izquierda y el lado derecho del rectángulo más a la derecha se usarán como anclajes para la distribución horizontal.
Si no comprende estas dos opciones de alineación, puede pensar que su herramienta de alineación no funciona. Pero simplemente no seleccionó la configuración correcta.
Dado que el 90% de las veces querrás alinear en función de los objetos seleccionados, recomiendo dejar la herramienta Alinear configurada en Alinear objetos seleccionados hasta que tengas que alinearte con tu diapositiva.
Alineación superior, inferior, izquierda y derecha
Alinear objetos seleccionados
Al seleccionar dos o más objetos y alinearlos hacia arriba, abajo, izquierda o derecha, el objeto más alejado se utilizará como forma de ancla con la que se alinearán todos los demás objetos.
Alinear con papel de aluminio
Cuando selecciona dos o más objetos y los alinea arriba, abajo, izquierda o derecha, los bordes de su diapositiva se utilizan como anclajes con los que se alinean todos sus objetos.
Distribuciones horizontales y verticales.
Alinear objetos seleccionados Si selecciona tres o más objetos y los distribuye horizontal o verticalmente, los dos objetos ubicados más lejos se utilizarán como anclajes entre los cuales todos los demás objetos se distribuirán vertical u horizontalmente.
Alinear con papel de aluminio Cuando selecciona tres o más objetos y los extiende horizontal o verticalmente, el borde de la diapositiva se utiliza como ancla entre los cuales todos los objetos se distribuyen vertical u horizontalmente.
Alineaciones medias y medias
Estas dos orientaciones pueden confundirse fácilmente. Para mayor claridad:
- Una alineación central es una alineación horizontal de sus objetos.
- Una orientación media es una orientación vertical de sus objetos.
Y hay dos escenarios importantes a tener en cuenta al centrar y alinear objetos en PowerPoint.
Escenario n.º 1: objetos cerrados
Alinear objetos seleccionados
Si selecciona dos o más objetos y el objeto más pequeño está 100% dentro del marco del objeto más grande, el centro o la alineación central lo moverá al centro o al centro del objeto más grande. En esta situación sólo se mueve el objeto más pequeño.
Alinear con papel de aluminio
Si selecciona dos o más objetos y los alinea con el centro o el centro de su diapositiva, sus propios objetos se alinearán con el centro o el centro de la diapositiva.
Escenario #2: Objetos no incluidos
Alinear objetos seleccionados
Si selecciona dos o más objetos y el objeto más pequeño no está 100% dentro del marco del objeto más grande, se crea una nueva área general combinada y el centro de esa área se usa para el centro o la alineación central. En esta situación, tanto los objetos más grandes como los más pequeños se mueven.
Alinear con papel de aluminio
Todos sus objetos estarán alineados en el centro (horizontal) o en el centro (vertical) de su diapositiva.
Configurar la herramienta de alineación como acceso directo
Lo más inteligente que puedes hacer si usas PowerPoint a diario es configurar la herramienta de alineación en la primera posición de tu QAT. Esto se debe a que convierte un comando que de otro modo sería difícil de alcanzar y que utiliza con frecuencia en una combinación de teclas Alt rápida y sencilla.
Paso #1: agregue la herramienta de alineación a su QAT
Cómo agregar la herramienta de alineación a su barra de acceso rápidosimplemente:
- Navegar a Hogar pestaña
- Abre esto Arreglar caer
- Botón derecho del ratón la herramienta de alineación
- Elegir Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido
Esto agregará el comando al final de la barra de herramientas de acceso rápido, como puede ver en la imagen de arriba.
Paso #2: abre el cuadro de diálogo Más comandos.
Para personalizar la disposición de su QAT, simplemente haga lo siguiente:
- presione eso Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido dominio
- Hacer clic Más comandos
Paso 3: mueva la herramienta de alineación a la primera posición
Para colocar la herramienta de alineación en la primera posición de su QAT, simplemente haga lo siguiente:
- Elegir Alinear objetos dominio
- Usa eso Flecha arriba para hacer clic en él en la parte superior de tu QAT
- Hacer clic DE ACUERDO
Cuando haya regresado a la vista normal, el Alineación La herramienta ahora debería estar en la primera posición de su QAT.
Una vez que haya configurado el atajo de la herramienta de alineación de la siguiente manera, puede vincular todas sus opciones de alineación usando los siguientes atajos de teclado.
Los atajos de la herramienta de alineación son:
- Alt, 1, L – Alineado a la izquierda
- Alt, 1, C – alinear al centro
- Alt, 1, R – Alinear a la derecha
- Alt, 1, T – Alinear arriba
- Alt, 1, M – Alinear al centro
- Alt, 1, B – Alinear abajo
- Alt, 1, H – Distribuir horizontalmente
- Alt, 1, V – Distribuir verticalmente
- Alt, 1, A – Alinear con la diapositiva
- Alt, 1, O – Alinear objetos seleccionados
Clave #4: Trabaje de manera más inteligente con hojas de cálculo
En PowerPoint, las tablas pueden ser tanto su mejor amigo a la hora de presentar datos financieros como su peor enemigo del formato. Esto se debe a que las tablas se comportan de manera diferente que todos los demás objetos de PowerPoint. Además, todo el formato de Excel se perderá cuando pegue sus tablas en PowerPoint.
Si no sabe nada mejor, puede perder una enorme cantidad de tiempo formateando sus tablas manualmente, cuando PowerPoint puede hacerlo fácilmente diez veces más rápido.
Puede reducir significativamente el tiempo que lleva formatear sus tablas en PowerPoint siguiendo estos pasos.
Atajos de tabla de PowerPoint
Atajo de tabla n.º 1: navegar por una tabla en PowerPoint
Antes de preocuparse por formatear su tabla en PowerPoint, aquí hay algunos atajos y trucos útiles para tablas en PowerPoint.
Presione Tabulador Lo lleva hacia adelante a través de su tabla de PowerPoint y selecciona todo el contenido de la celda. Cuando llegue al final de su tabla, presionar Tab nuevamente creará una nueva fila de la tabla en PowerPoint.
Presione Mayús + Tabulador lo lleva hacia atrás a través de su tabla de PowerPoint y selecciona todo el contenido de la celda.
Método abreviado de tabla n.º 2: seleccionar filas y columnas completas
Al pasar el cursor sobre el exterior de una tabla, puede seleccionar una fila o columna completa de información.
También puede hacer clic y arrastrar para seleccionar varias filas y columnas a la vez.
Método abreviado de tabla n.º 3: eliminar o restablecer filas y columnas
Seleccione una fila o columna completa y haga clic Retroceso La clave elimina toda la fila o columna de una tabla.
Por ejemplo, si selecciona una columna en una tabla de tres columnas y presiona Retroceso, obtendrá una tabla de dos columnas.
Esta es una forma rápida de eliminar tablas de filas y columnas en PowerPoint.
Seleccione una fila o columna completa y haga clic Borrar La clave elimina el contenido de la fila o columna, pero no elimina la fila o columna en sí.
Por ejemplo, seleccione una columna en una tabla de tres columnas y haga clic en BorrarSe eliminará todo el contenido de la tercera columna, pero seguirá obteniendo una tabla de tres columnas.
Esto es útil si desea eliminar el contenido de su tabla sin cambiar el número de filas o columnas.
Enlace de tabla n.° 4: Cambiar el tamaño y escalar una tabla de PowerPoint
Al cambiar el tamaño de una tabla en PowerPoint, no querrás simplemente hacer clic y arrastrarla con el mouse. Si hace esto, terminará con una tabla de PowerPoint de tamaño deficiente, como se muestra a continuación.
Puedes evitar esto simplemente usando el capa Botón para cambiar el tamaño y escala de tu mesa.
Uso de capa Cuando presiona el botón y arrastra los controladores circulares blancos de cambio de tamaño, cambia de tamaño y escala correctamente, lo que le ahorra muchos formatos y ajustes innecesarios, como puede ver en la imagen a continuación.
Enlace de tabla n.° 5: Contraer automáticamente una columna
En lugar de intentar cambiar manualmente el ancho de la columna haciendo clic y arrastrando, puede contraerla automáticamente con el mouse.
Para contraer automáticamente el ancho de una columna, simplemente mueva el mouse sobre el borde derecho de la columna que desea contraer y haga doble clic con el mouse.
Al comenzar a formatear una tabla en PowerPoint, siempre es mejor comenzar con una Estilo de mesa Primero. Esto garantiza que no pierda tiempo formateando los detalles de su tabla, ya que PowerPoint puede hacerlo automáticamente.
Nota: De esta manera puede reducir solo el ancho de una columna. No puedes reducir la altura de una línea usando este truco de doble clic.
Primero, configure automáticamente el formato del estilo de la tabla.
Para configurar un estilo de tabla para su mesa, simplemente haga lo siguiente:
- Elegir tu mesa
- Navegar a Diseño de mesa pestaña
- Abre los tuyos Opciones de estilo de mesa
- Haga clic en eso Estilo de mesa Te gustaría aplicar
Esto le permite cambiar instantáneamente de una tabla sin formato a una tabla formateada con sólo unos pocos clics.
Nota: Puede obtener una vista previa de cómo se verá la tabla con un estilo aplicado al pasar el cursor sobre el estilo antes de hacer clic en él.
Establezca el formato de su estilo de tabla preferido como predeterminado
Un error común de los principiantes en PowerPoint cuando trabajan con tablas es intentar agrupar manualmente las filas o columnas de la tabla. La razón por la que esto es un error es porque puedes hacerlo fácilmente automáticamente marcando uno de estos Filas con bandas o columnas con bandas internamente Opciones de estilo de mesa en la pestaña Diseño de tabla de la cinta.
Ahora que conoce el poder de los formatos de estilo de tabla en PowerPoint, puede ahorrar aún más tiempo configurando su estilo preferido como formato predeterminado.
Para establecer un estilo de formato de tabla predeterminado, con la tabla seleccionada, simplemente haga lo siguiente:
- Navegar a Diseño de mesa pestaña
- Haga clic derecho en su Estilo de mesa
- Elegir Establecer por defecto
Establecer un estilo de tabla predeterminado significa que cualquier tabla nueva que cree o copie y pegue desde Excel comenzará con el estilo de tabla que estableció como predeterminado.
Aquí hay algunos puntos importantes a tener en cuenta al configurar un estilo de tabla predeterminado:
- Solo el Estilo de mesa está configurado como predeterminado. Ninguno de Opciones de estilo de mesa El formato que seleccione se aplicará al formato predeterminado. Aún necesitarás aplicarlos a tus tablas individualmente.
- Su estilo de tabla predeterminado solo se aplicará a las tablas nuevas que cree o copie y pegue en su presentación. Una tabla existente no se ve afectada.
- El estilo de tabla predeterminado que establezca se aplica solo a su presentación actual. Ninguna de las tablas de otras presentaciones se ve afectada y ninguno de los otros estilos de tabla predeterminados se ve afectado.
- Puede cambiar el estilo de tabla predeterminado en cualquier momento para tablas futuras que agregue o copie y pegue en esta presentación.
Distribuya automáticamente el espaciado entre líneas y columnas
Otro lugar donde puedes perder mucho tiempo al formatear tus tablas en PowerPoint es intentar distribuir tus filas o columnas manualmente.
Este es otro momento en el que PowerPoint puede ayudarle con sus comandos de distribución en el Mesa disposición Pestaña.
Tiene dos opciones para distribuir las filas y columnas de su tabla:
- Seleccione su tabla y distribuya todas las filas y columnas a la vez
- Haga clic y seleccione las filas o columnas específicas que desea distribuir
Clave #5: Formatee sus gráficos 10 veces más rápido
Ahora que sabes cómo manejar tus tablas en PowerPoint, hablemos de gráficos.
Los gráficos son la clase de objetos más complicada porque tienen la mayor cantidad de elementos individuales y todos pueden adoptar múltiples niveles de formato. Si no tiene cuidado, puede llevar horas en lugar de solo minutos formatear los diagramas de sus presentaciones y libros de propuestas para que tengan el mismo aspecto.
Como puede ver en la imagen de arriba, se puede formatear cada elemento de un gráfico, incluidos (entre otros):
- El eje; Las etiquetas del eje; El área del gráfico; El título del gráfico; La leyenda; Las etiquetas de datos; la serie de datos
Estandarice los gráficos configurando una plantilla de gráfico y utilizándola para formatear todos sus gráficos en Word, Excel y PowerPoint.
Y muchos de estos elementos del gráfico pueden adoptar varios niveles de formato, como por ejemplo: Por ejemplo, rellenos de formas, colores de contorno de formas, grosores de contorno de formas, fuentes, tamaños de fuente, anchos de espacios, etc.
Además, una vez que haya formateado cada parte de su gráfico, es casi imposible descubrir cómo formatear todo individualmente. Esto dificulta estandarizar todos sus gráficos con el mismo formato sin duplicar, copiar y pegar sus datos.
En lugar de cometer este error común, puede crear una plantilla de gráfico y usarla para formatear todos sus gráficos en Word, Excel y PowerPoint.
Si utiliza muchos gráficos, este truco le evitará pasar cientos de horas a lo largo de su carrera formateando gráficos innecesariamente en PowerPoint, Word y Excel.
Formato de gráficos Paso 1. Formatee su gráfico EXACTAMENTE como lo desea
El primer paso es formatear su gráfico exactamente como lo desea, sin importar cuántas series de datos vaya a utilizar. Y no se contenga, porque utilizará su formato como plantilla para sus diagramas futuros. Así que tómate el tiempo ahora para ajustar el formato hasta el más mínimo detalle para que quede exactamente como lo deseas.
Lo último que quieres hacer es descuidarte con tu plantilla y tener que actualizarla de inmediato.
Formatear su gráfico exactamente de la manera que desee garantiza que pueda usarlo sin problemas con cualquier gráfico en Word, Excel y PowerPoint.
Nota: Si ya tiene un gráfico con todo el formato que desea, puede omitir este paso y simplemente usar el gráfico que ya tiene.
Formato de gráfico Paso 2. Guarde su gráfico formateado como plantilla de gráfico
Para guardar el formato de su gráfico como Plantilla de diagramasimplemente:
- Elegir Tu diagrama en el borde exterior.
- Elegir Guardar como plantilla
- Haz que tu plantilla sea única Nombre del archivo
- Hacer clic Ahorrar
Nota: Si no ves eso Guardar como plantilla opción en su menú contextual, probablemente hizo clic derecho en una serie de datos en su gráfico. Haga clic derecho en el área del gráfico de su gráfico o primero seleccione su gráfico como un objeto seleccionando su borde exterior.
Hacer clic AhorrarEl formato de su gráfico se guardará para que pueda aplicarlo a cualquier gráfico en Word, Excel o PowerPoint.
Esto le permite guardar tantas plantillas de gráficos como desee Archivos de plantilla de gráfico.
Nota: Todo tu Archivos de plantilla de gráfico se guardan en su versión personal de Microsoft Office. No se guardan como parte de su presentación. Para compartir el tuyo Archivos de plantilla de gráfico Para un cliente o colega, deberá copiar y pegar los archivos desde su computadora a su computadora.
Formato de gráficos Paso 3. Aplique su plantilla de gráfico a sus otros gráficos
Para aplicar uno guardado Plantilla de diagrama en Word, Excel o PowerPoint, simplemente:
- Elegir Tu carta
- Navegar a Diseño de diagramas pestaña
- Elegir Cambiar gráfico Tipo
- Elegir plantillas Carpeta
- Elige el tuyo Plantilla
- Haga clic en Aceptar
Hacer clic DE ACUERDOcualquier formato de gráfico que haya guardado como plantilla.
De esta manera, ahora puedes revisar tu libro de propuestas o propuesta y estandarizar todo el formato de tu diagrama usando tu plantilla.
Poniendo todo junto
Si domina estas cinco áreas de PowerPoint, estará en camino de convertirse en un verdadero gurú de PowerPoint.
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