El presupuesto de productos/insumos es una herramienta esencial para cualquier negocio, ya sea grande o pequeño. No importa qué tipo de industria estés en, la gestión efectiva de tus gastos y recursos es clave para lograr el éxito y la rentabilidad. En este artículo, exploraremos qué es exactamente un presupuesto de productos/insumos y por qué es importante para tu empresa. Descubrirás cómo elaborar un presupuesto sólido y cómo utilizarlo para tomar decisiones inteligentes en cuanto a tus compras y abastecimiento. ¡Sigue leyendo para aprender cómo maximizar tus recursos y optimizar tus finanzas!
Un tipo de presupuesto que refleja tanto el nivel de financiación (insumos) como el resultado esperado de cada unidad de la organización.
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¿Qué es el presupuesto de productos/insumos?
Un presupuesto de productos/insumos también se conoce como presupuesto de desempeño. Este es un tipo de presupuesto que refleja tanto el nivel de financiación (insumos) como el resultado esperado de cada unidad de la organización.
El método de presupuestación de productos/insumos es ampliamente utilizado por los gobiernos para mostrar la relación entre los recursos de los contribuyentes (insumos) y la producción de los servicios proporcionados por los estados y el gobierno federal. Se centra principalmente en los resultados esperados más que en el nivel de financiación, lo que da como resultado un uso óptimo de los recursos tanto en el sector público como en el privado.
Resumen
- El presupuesto de productos/insumos también se conoce como presupuesto de desempeño.
- Implica crear estimaciones de costos e ingresos basadas en la productividad de las unidades o departamentos de la organización.
- La presupuestación de productos/insumos es utilizada principalmente por gobiernos y organizaciones sin fines de lucro porque son responsables ante los contribuyentes y los donantes, respectivamente.
Cómo se formula un presupuesto de productos/insumos
Se prepara un presupuesto de productos/insumos basado en la evaluación que hace la gerencia del desempeño de las diversas unidades de la organización. A las unidades que producen la mayor rentabilidad o resultados se les asigna una mayor proporción del presupuesto, mientras que a las unidades rezagadas se les asignan menos insumos. Este método de asignación de recursos tiene como objetivo hacer un uso óptimo de los recursos escasos, como la experiencia, las finanzas y el tiempo productivo.
Para que un presupuesto de productos/insumos sea eficiente, la organización debe evaluar continuamente el desempeño del presupuesto y la productividad del personal en cada período financiero. Esto ayuda a la dirección a conocer los resultados alcanzados por cada unidad de la organización y determinar qué tan bien están funcionando.
Los departamentos gubernamentales utilizan los resultados para justificar la asignación de diferentes niveles de financiación a cada entidad. Dado que el gobierno depende del dinero de los contribuyentes para financiar sus actividades, debe asegurarse de tener información precisa sobre el desempeño de todos los departamentos o proyectos.
Proceso de presupuestación de productos/insumos
A continuación se detallan los pasos involucrados en la presupuestación de productos/insumos:
1. Establecer metas
El primer paso para formular un presupuesto de productos/insumos es hacer una lista de los objetivos que la organización quiere alcanzar en el próximo período financiero.
Por ejemplo, el departamento de salud del gobierno puede establecer una meta de 95% de Seguro de salud el próximo año. Los objetivos deben ser claros. Deben comunicarse claramente a los empleados responsables de la implementación exitosa de los objetivos.
2. Identificar proyectos o unidades para lograr las metas.
Después de establecer las metas, el siguiente paso es identificar los programas, proyectos o unidades que implementarán las metas. El departamento debe garantizar los recursos necesarios, como financiación, infraestructura y experiencia, para alcanzar los objetivos establecidos.
Usando el ejemplo de seguro médico anterior, el gobierno puede asignar la meta de implementar la meta de cobertura de seguro médico del 95% a uno de los programas del Ministerio de Salud.
La unidad debe tener un historial positivo de implementación exitosa de políticas gubernamentales en el sector de la salud. Debería poder acceder a suficientes recursos financieros, humanos y de otro tipo necesarios para incluir a los ciudadanos en el programa nacional de salud.
3. Desarrollar criterios de desempeño
La dirección debe desarrollar criterios con respecto a los cuales se evalúe el desempeño del programa o unidades. Los criterios pueden ser la cantidad de horas trabajadas, la cantidad de inscripciones en un programa o el logro de ciertas metas de desempeño.
Por ejemplo, el éxito de un seguro médico del 95 por ciento puede evaluarse por el número de ciudadanos inscritos en el programa.
4. Preparar planes financieros para cada proyecto.
El siguiente paso es crear planes financieros para cada programa o unidad. Cuando están involucrados múltiples programas o unidades, la administración debe asignar fondos en función de la rentabilidad o las necesidades de recursos de cada proyecto.
A la unidad que se espera que proporcione los mejores resultados se le debe asignar una proporción mayor del presupuesto en comparación con otras unidades que producen resultados de medianos a bajos. Luego, las asignaciones deben resumirse para llegar al presupuesto general de la organización.
5. Evaluar el desempeño de cada proyecto frente al desempeño presupuestado
La organización debe realizar evaluaciones periódicas del desempeño de cada unidad o programa para determinar qué tan bien se están desempeñando en comparación con el desempeño presupuestado.
La dirección debería formular un enfoque de evaluación sistemática para mantener la coherencia en las evaluaciones de un período a otro. El desempeño se evalúa utilizando criterios desarrollados por la gerencia para cada unidad organizacional o programa.
6. Corregir desviaciones
Las evaluaciones muestran tanto unidades que están en camino de alcanzar las metas establecidas como unidades que están rezagadas. Las unidades de alto desempeño deben ser elogiadas por su buen desempeño, mientras que las unidades que tardan en alcanzar sus objetivos establecidos deben ser revisadas y sugerir acciones correctivas.
La gerencia puede identificar factores que desaceleran el desempeño y sugerir formas de resolver los problemas y restaurar el desempeño normal.
Beneficios de la presupuestación de productos/insumos
A continuación se detallan algunos de los beneficios de un presupuesto de productos/insumos:
1. Mejor rendición de cuentas
Las agencias gubernamentales dependen del dinero de los contribuyentes para financiar sus actividades, lo que significa que deben demostrar cómo se gasta el dinero. Este sentido de responsabilidad responsabiliza a los empleados al cuantificar un objetivo específico en función de su importancia y la cantidad de dinero que se le asigna.
Los contribuyentes están interesados en saber si sus fondos se han utilizado correctamente; La agencia gubernamental debe publicar sus resultados.
2. Rendimiento mejorado
Un presupuesto de resultados/insumos asigna una mayor proporción de fondos a los departamentos o proyectos de mayor desempeño en función del desempeño del año anterior. La práctica puede motivar a los departamentos a mejorar continuamente su desempeño, mientras que aquellos con los mejores resultados trabajan duro para conservar sus posiciones superiores.
Esto permitirá a la organización lograr eficiencia operativa de un período a otro.
Desventajas del presupuesto de productos/insumos
A continuación se presentan algunas desventajas de la presupuestación de productos/insumos:
1. Fácil de manipular
Un presupuesto de desempeño es fácil de manipular y los empleados pueden manipular los datos para lograr los objetivos específicos que espera la gerencia. Esto puede afectar la cantidad de fondos asignados a cada departamento, ya que cada departamento compite para superar al otro.
Las organizaciones deben establecer sistemas sólidos de control interno para evitar la manipulación de los registros por parte de los empleados.
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