Reservas versus facturación versus ingresos

¿Cómo se calculan las reservas?

Al reservar en el contexto de la industria del Software como Servicio (SaaS), el valor de un contrato se registra en el momento de formalizar el acuerdo.

Los contratos con clientes a largo plazo que abarcan varios años y donde el cliente final es una empresa (por ejemplo, B2B) son comunes en la industria SaaS.

La métrica contable es una métrica crítica para las empresas SaaS y se considera una medida más significativa del “crecimiento de las ventas” que los ingresos registrados bajo la contabilidad de acumulación (o devengo).

Conceptualmente, las reservas pueden verse como la cima de la “cascada” en el crecimiento de los ingresos porque, con el tiempo, las reservas eventualmente se convierten en ingresos que se generan (y registran) en las finanzas de una empresa.

Las nuevas empresas de SaaS en etapa inicial e incluso las empresas públicas líderes en el mercado tienden a prestar mucha atención a sus datos de contabilidad y facturación (todas métricas no GAAP) al evaluar el desempeño histórico y pronosticar el desempeño futuro.

Las métricas de reserva para empresas SaaS garantizan que los ingresos comprometidos contractualmente se cuenten en el momento del acuerdo entre la empresa y el cliente, independientemente de si el cliente no ha realizado un pago o la empresa no ha cobrado el pago en efectivo.

Reservas versus ingresos: ¿cuál es la diferencia?

A diferencia de los ingresos, que se registran según las pautas de contabilidad de acumulación, las reservas son una métrica prospectiva que no subestima el valor real de los contratos de los clientes.

Dado el modelo de ingresos recurrentes y los contratos de clientes de varios años que dominan el modelo de negocio SaaS, el reconocimiento de ingresos acumulados a menudo puede ser engañoso cuando se trata de representar el verdadero perfil de crecimiento y la trayectoria futura de las empresas SaaS.

En comparación con los ingresos GAAP, las reservas son un indicador más preciso del perfil de crecimiento de una empresa SaaS y la eficacia de su estrategia de ventas y marketing (S&M).

Para las empresas que celebran contratos de servicios de varios años con clientes (que pueden variar desde acuerdos de 6 meses hasta acuerdos anuales y de varios años), el cliente celebra contratos que requieren que la empresa proporcione un producto y/o servicio durante un período específico de hora de entregar. Según los GAAP, los ingresos no se reconocen en el momento en que se firma el contrato o incluso si se factura al cliente por contratos anuales (o contratos más largos).

En cambio, los ingresos sólo se consideran “obtenidos” cuando la empresa entrega el producto o servicio prometido al cliente.

Los ingresos GAAP NO representan las reservas de una empresa con contratos de servicios a largo plazo.

De hecho, una de las limitaciones de la contabilidad de acumulación es que las ventas GAAP pueden ser engañosas cuando se trata de comprender el crecimiento de las ventas pasadas de una empresa y el desempeño prospectivo, es decir, la dinámica de las ventas.

Fórmula de reserva

Las reservas totales de una empresa SaaS representan la suma de todos los contratos existentes de la empresa con sus clientes.

Reservas TCV = Σ Valor de los contratos comprometidos con los clientes

Luego, el valor anual del contrato (ACV) se calcula dividiendo las reservas de TCV de una empresa por el plazo del contrato (es decir, el número de años).

Si el ciclo de facturación de una empresa es mensual, se debe utilizar ACV en lugar de TCV para determinar el monto facturado por mes.

Reservas ACV = Reservas TCV ÷ Duración del contrato

Modelo de negocio SaaS: reservas frente a facturación frente a ingresos (GAAP)

Los operadores e inversores institucionales, como las empresas de capital de riesgo (VC) y de capital de crecimiento (GE), deben comprender las diferencias entre reservas, facturación e ingresos en la industria SaaS.

• Reservaciones → Las reservas se definen como el valor de un contrato celebrado con un cliente potencial por un período de tiempo determinado.
• Factura → Por otro lado, la facturación representa el valor de las facturas enviadas a los clientes para recibir los pagos adeudados, es decir

Aunque las reservas no son una medida GAAP, siguen siendo un indicador clave de rendimiento (KPI) importante para los proveedores de software B2B, particularmente en la industria del software empresarial, ya que las reservas son un insumo importante para extrapolar los ingresos recurrentes anuales (ARR). ingresos del contrato.

Calculadora de reservas y facturación.

Pasamos ahora a un ejercicio de modelado, al que puede acceder rellenando el siguiente formulario.

1. Supuestos operativos de B2B SaaS

Supongamos que una empresa B2B SaaS tiene dos contratos de varios años con dos clientes, a los que nos referiremos como “Cliente A” y “Cliente B”.

La estructura de los contratos del Cliente A y del Cliente B es la siguiente.

2. Ejemplo de cálculo para reservas SaaS

El contrato del cliente A comienza justo al comienzo del nuevo año, el 1 de enero de 2022, mientras que el contrato del cliente B comienza el mes siguiente.

• Reservas, Cliente A → En enero de 2022, la empresa SaaS registra como una reserva todo el contrato de 24 millones de dólares con el Cliente A.
• Reservas, Cliente B → Para el Cliente B, el contrato de $6 millones se registra en el mes de febrero según los supuestos proporcionados.

El valor total de las reservas de estos dos clientes es de 30 millones de dólares.

• Reservas totales = $24 millones + $6 millones

3. Ejemplo de cálculo de facturación de SaaS

Para que el concepto de contabilidad sea más intuitivo, calculemos ahora la facturación y los ingresos GAAP de la empresa.

Al cliente A se le facturará anualmente, es decir, cada doce meses, por lo que recibirá una factura de la empresa en enero para todo el año 2022 (momento en el que se registrarán los 6 millones de dólares en ACV).

A diferencia del Cliente A, al Cliente B se le factura mensualmente, por lo que el TCV debe dividirse entre doce meses para convertir el valor en montos mensuales.

• Facturación mensual, Cliente B = $6 millones ÷ 12 meses = $250 000

Cada mes que el contrato esté activo, a partir de febrero de 2022, la empresa facturará al Cliente B 250.000 dólares.

3. Análisis de reservas de SaaS frente a ingresos y facturación

En la parte final de nuestro ejercicio, calculamos los ingresos GAAP.

Para el Cliente A, los $6 millones se recibieron por adelantado, pero los ingresos sólo se “obtienen” (y se reconocen) durante un mes a la vez.

Por lo tanto, la facturación de $6 millones se divide entre 12 meses, lo que da como resultado que se reconozcan $500 000 en ingresos cada mes durante la vigencia del contrato.

• Reconocimiento de ingresos mensuales, Cliente A = $6 millones ÷ 12 doce meses = $500 000

Tenga en cuenta que aquí se utiliza el ACV y no el TCV.

Para el Cliente B, los ingresos GAAP son sencillos porque las facturaciones se registran en el período en el que se generan los ingresos, por lo que se reconocen $250 000 cada mes a partir de febrero.

Ahora podemos calcular el total de reservas, facturación e ingresos para el año fiscal que finaliza en 2022.

• Reservas totales = 30 millones de dólares
• Facturación total = $8,75 millones
• Ingresos GAAP totales = 8,75 millones de dólares

¿Por qué son importantes las reservas en la industria SaaS?

Si bien la salud financiera actual y el rendimiento de facturación son fundamentales para las empresas SaaS, la industria del software B2B tiende a cumplir con estándares muy altos.

Los ingresos generados por las empresas de software B2B se obtienen principalmente por contrato, lo que significa que hay un número garantizado de años que la empresa continúa haciendo negocios con su base de clientes, es decir, ingresos recurrentes casi “garantizados”.

Sin embargo, la estructura de contratos de varios años en el modelo de negocio B2B SaaS puede ocultar problemas internos (y la acumulación gradual de problemas de clientes, empleados, etc.).

Un ejemplo del mundo real de este tipo de rasgo es IBM Watson en el espacio de la IA para el cuidado de la salud, donde el departamento aún pudo continuar con sus operaciones a pesar de los constantes comentarios negativos y la cobertura de prensa sobre el software (y su gran cantidad de problemas), hasta que IBM finalmente decidió cerrar la empresa en 2021 para mejorar su perfil de margen.

Aún así, las empresas de software B2B en dificultades normalmente “se desangran hasta morir” en un proceso lento y gradual en lugar de un colapso abrupto en un solo año, aunque ciertamente hay excepciones.

Por lo tanto, muchas empresas de capital privado son positivas respecto de las empresas B2B, pero en el caso del capital de riesgo, la mayoría de las empresas se cansarían y analizarían detenidamente la rotación de clientes (y podrían perder una posible oportunidad de inversión incluso si el aumento de los ingresos fuera significativo). . .

Por supuesto, también existen las peores excepciones, en las que las empresas de software B2B se vuelven insolventes en unos pocos años y solicitan protección como acreedor. Sin embargo, esto generalmente se debe a la aceptación y el reconocimiento por parte de la gerencia de que la empresa nueva tiene más probabilidades de fracasar y que sería “mejor para los intereses” de sus inversionistas y clientes tirar la toalla.

En tales escenarios, lo más probable es que la empresa SaaS hubiera seguido funcionando durante unos años más si el equipo directivo hubiera querido, pero las perspectivas a largo plazo de la empresa eran sombrías, lo que se tradujo en un retorno de la inversión para sus inversores.

Reservas versus ingresos diferidos: ¿cuál es la diferencia?

Un error común es utilizar los términos “reservas” e “ingresos diferidos” indistintamente.

Según las pautas de reconocimiento de ingresos establecidas en la contabilidad de acumulación (o devengo), los ingresos se reconocen una vez que el producto o servicio se ha entregado al cliente (y, por lo tanto, se ha “ganado”).

Los problemas aquí surgen de la forma en que las empresas SaaS cobran a sus clientes. Es decir, el modelo de negocio SaaS para empresas B2C implica contratos de varios años y pagos por adelantado de los clientes por productos o servicios que aún no se han entregado.

¿Por qué? Los ingresos asociados a los pagos anticipados no pueden reconocerse en la cuenta de resultados hasta que el producto o servicio se entregue efectivamente.

La diferencia entre reservas y ventas retrasadas es que en las primeras el cliente aún no ha pagado el producto y aún no lo ha recibido.

En cambio, en el caso de los ingresos diferidos, el pago del cliente ya se ha recibido por adelantado y la empresa es responsable de la obligación incumplida.

Hasta que la empresa cumpla con la obligación, el valor de los pagos anticipados permanece registrado como ingresos diferidos (es decir, ingresos “no devengados”) en la sección “pasivo” del balance.