Presupuesto basado en actividades

¿Te has preguntado cómo puedes optimizar tus recursos financieros de manera más eficiente en tu empresa? Una de las herramientas más efectivas para lograrlo es el Presupuesto Basado en Actividades. En este artículo, exploraremos en detalle en qué consiste esta metodología y cómo puede ayudarte a mejorar la gestión financiera de tu negocio. ¡Sigue leyendo para descubrir más!

El presupuesto basado en actividades es una herramienta que ha ganado popularidad en el ámbito empresarial debido a su enfoque estratégico y objetivo de asignar recursos de manera eficiente. Esta metodología rompe con los modelos tradicionales de presupuesto al centrarse en las actividades clave de la organización. En este artículo, exploraremos qué es y cómo funciona el presupuesto basado en actividades, y cómo puede ser una ventaja competitiva para las empresas en la actualidad. ¡Acompáñanos en este viaje hacia una gestión financiera más efectiva!

Definición de presupuesto basado en actividades

La presupuestación basada en actividades es un proceso de preparación de un anteproyecto o plan financiero que sirve como punto de referencia al considerar las actividades individuales que se llevarán a cabo dada la cantidad limitada de recursos en una organización que utiliza herramientas de investigación y los recursos se asignan adecuadamente de acuerdo con su prioridad en en forma de presupuesto que detalle los costos previstos a gastar.

Componentes y proceso de la presupuestación basada en actividades.

A continuación se detallan los componentes y el proceso de la presupuestación basada en actividades:

• Comienza con la identificación de actividades que implican el consumo de recursos. Estas actividades se clasifican principalmente en actividades principales y actividades secundarias, lo que indica el nivel de involucramiento e importancia de una actividad para la organización según su prioridad. Por lo tanto, las actividades clave son actividades que están directamente relacionadas con los objetivos y son esenciales.
• Las actividades secundarias son aquellas actividades que crean valor para el cliente y cambian sus preferencias a favor de la organización, lo que puede requerir un gasto significativo de recursos.
• Luego de definir las actividades, la siguiente tarea es determinar cómo distribuir adecuadamente los costos o recursos entre las actividades realizadas utilizando inductores, que son factores que definen el nivel de consumo en las diferentes actividades.
• Principalmente tres factores desencadenantes influyen en dichas decisiones: el tiempo que indica la duración de los procesos, la cantidad de recursos necesarios para cada actividad y, finalmente, el número de veces que se repite una actividad. Una vez determinados todos estos hechos, se pueden calcular los costes correspondientes.

Ejemplo de presupuesto basado en actividades

A continuación se muestra el modelo de presupuesto para el primer trimestre de 2020 de Company A Ltd. según la actividad:

Ventajas y desventajas del presupuesto basado en actividades

Las ventajas y desventajas se enumeran a continuación:

Ventajas

Los diversos beneficios del presupuesto basado en actividades son los siguientes:

1. La presupuestación basada en actividades consiste en adoptar una visión orientada al futuro en lugar de mirar las actividades pasadas, lo cual es una característica común de la presupuestación tradicional, es decir, la distribución equitativa de costos.
2. La presupuestación basada en actividades crea presupuestos basados ​​en actividades y recursos, lo que permite una mayor comprensión de las ineficiencias en los procesos y las fuentes de desequilibrios, ayudando a los gerentes a encontrar áreas de mejora que los harán más eficientes en su trabajo.
3. El presupuesto basado en actividades tiene un enfoque más práctico en un entorno dinámico y facilita que los empleados y gerentes comuniquen y ejecuten las actividades en un plazo determinado y evalúen su desempeño estableciendo responsabilidades para actividades específicas.
4. El presupuesto por actividades deja margen para cambios en función de los cambios climáticos y de la situación actual, al contrario de lo previsto inicialmente, ya que permite herramientas para rastrear el consumo de recursos, permitiendo identificar problemas de capacidad para su ajuste. de una manera oportuna .

Desventajas

Las diversas desventajas asociadas con la presupuestación basada en actividades son las siguientes:

1. La presupuestación basada en actividades es un proceso largo y completo que requiere una cantidad significativa de tiempo y recursos para una empresa y demasiado esfuerzo en el análisis puede resultar contraproducente.
2. Dado que se trata de un proceso complejo del que depende la dirección de la empresa, requiere un equipo de personas talentosas y bien formadas que sean capaces de encontrar lagunas e igualmente competentes en la elaboración de informes y en el uso del software necesario.
3. Al crear un presupuesto basado en actividades, es posible cambiar el enfoque hacia los resultados inmediatos y de corto plazo e ignorar el panorama más amplio, lo que genera daños a largo plazo.
4. Se basa en previsiones que utilizan datos históricos y expectativas de futuro, que en ocasiones pueden resultar poco fiables si las situaciones o escenarios planificados no cumplen con las expectativas y generan problemas que pueden afectar a la empresa y sus recursos.
5. La presupuestación basada en actividades sólo proporciona información complementaria.

Puntos clave del presupuesto basado en actividades

• Se trata simplemente de obtener un análisis detallado de todos los costos asociados a las actividades. Una herramienta que permite a los directivos tomar el control, garantizar entregas oportunas y de alta calidad y al mismo tiempo protegerlas para un futuro imprevisto, ya que es un enfoque flexible y fomenta la innovación, lo que representa una gran ventaja sobre el sistema de presupuestación tradicional. Sin embargo, en comparación con los sistemas tradicionales, es mucho más complejo y difícil de gestionar porque el foco está en el valor añadido que las actividades aportan al producto.
• La presupuestación basada en actividades no sólo ha ayudado a que las instituciones privadas funcionen sin problemas, sino que también ha tenido un impacto en el diseño de importantes políticas públicas y en el gasto gubernamental. Varias instituciones, como escuelas, universidades y organizaciones no gubernamentales, también utilizan esta técnica para tomar decisiones, permitir la transparencia y determinar la responsabilidad del trabajo, creando en general un mejor entorno para la eficiencia y la brillantez. El formato y la sintaxis del presupuesto pueden variar según la organización. No existe un formato uniforme.

Diploma

Es un proceso detallado, largo, complejo y continuo que requiere una importante cantidad de recursos y tiempo del que una empresa no necesariamente dispone. Una mayor presupuestación basada en actividades puede crear más confusión que una solución si no se maneja adecuadamente. Es un enfoque único para ver las cosas desde una perspectiva diferente, permitiendo una mejor toma de decisiones y, por tanto, mejorando los procesos internos dentro de la organización. Por lo tanto, el presupuesto basado en actividades es más adecuado para quienes están dispuestos a innovar y desean realizar cambios rápidamente, identificar errores y corregirlos de manera oportuna. Se trata de organizaciones que cuentan con una cantidad importante de recursos y una intención que les permite sobresalir a toda costa.

Artículos recomendados

Esta es una guía para la elaboración de presupuestos basados ​​en actividades. Aquí analizamos la introducción, los componentes y el proceso de la presupuestación basada en actividades, así como los pros y los contras. También puede consultar los siguientes artículos para obtener más información:

1. Costos duros versus costos blandos
2. Carrera en planificación financiera
3. Plan de negocios del planificador financiero.
4. Mercados financieros

Fuente: EOI – Presupuesto basado en actividades