Los datos son una herramienta poderosa que nos permite comprender de manera efectiva el mundo que nos rodea. Ya sea en el ámbito empresarial, académico o personal, la presentación de datos de forma clara y convincente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. En este artículo, exploraremos diferentes técnicas y mejores prácticas para llevar a cabo una presentación de datos impactante y memorable. Si estás interesado en aprender cómo hacer que tus datos destaquen y cautiven a tu audiencia, ¡sigue leyendo!
Herramientas para una presentación de datos eficaz
Más de 1,8 millones de profesionales utilizan CFI para aprender contabilidad, análisis financiero, modelado y más. Comience con una cuenta gratuita para explorar más de 20 cursos siempre gratuitos y cientos de plantillas financieras y hojas de trucos.
Una guía para una presentación de datos eficaz
Los analistas financieros deben presentar sus resultados de forma clara, concisa y directa. Pasas la mayor parte de tu tiempo trabajando con hojas de cálculo en MS Excel, creando modelos financieros y haciendo cálculos. Estos modelos y cálculos pueden ser muy grandes y complejos y es posible que solo sea necesario que los comprenda el analista que los creó. Las habilidades efectivas de presentación de datos son cruciales para ser un analista financiero de primer nivel.
El trabajo del analista es comunicar eficazmente los resultados al público objetivo, como el equipo directivo de una empresa o los inversores externos. Esto requiere centrarse en los puntos, hechos, ideas y recomendaciones principales que llevarán a la audiencia a tomar las medidas necesarias.
Un desafío es hacer que el trabajo complicado y que requiere mucho tiempo sea fácil de entender a través de excelentes gráficos y paneles. Por ejemplo, tablas, gráficos y cuadros son herramientas que un analista puede utilizar en su beneficio para agregar un significado más profundo a la información financiera de una empresa. Estas herramientas organizan números relevantes que son bastante aburridos y les dan vida e historia.
Principales objetivos de la presentación de datos.
A continuación se presentan algunos objetivos clave en los que pensar al presentar un análisis financiero:
- comunicación visual
- Grupo objetivo y contexto
- Diagramas, gráficos e imágenes.
- Centrarse en puntos importantes
- Criterios de diseño
- Cuenta historias
- Persuasión
- Paneles de control
Para obtener un desglose de estos objetivos, consulte el curso Paneles de Excel y visualización de datos para ayudarle a convertirse en un analista financiero de primer nivel.
Cuadros y gráficos para excelentes imágenes
Los cuadros y gráficos hacen que cualquier análisis financiero sea legible, fácil de entender y proporcionan una excelente presentación de datos. A menudo se incorporan a los resultados del modelo financiero, que son esenciales para quienes toman las decisiones clave de una empresa.
Los tomadores de decisiones incluyen ejecutivos y gerentes que normalmente no tienen suficiente tiempo para sintetizar e interpretar datos por sí mismos para tomar decisiones comerciales informadas. Por tanto, el trabajo del analista es mejorar el proceso de toma de decisiones y ayudar a los ejecutivos y directivos a crear valor para la empresa.
Al utilizar gráficos, un analista debe saber cómo son los gráficos buenos y malos y cómo evitar estos últimos al contar una historia con datos.
Ejemplos de buenos diagramas
En cuanto a las excelentes imágenes, puedes ver rápidamente lo que sucede en la presentación de datos, lo que ahorra tiempo al descifrar su significado real. Más importante aún, las excelentes imágenes facilitan la toma de decisiones comerciales porque su objetivo es proporcionar una comunicación numérica convincente, clara e inequívoca.
Como referencia, consulte el siguiente ejemplo, que muestra un panel que incluye un gráfico de medidas para las tasas de crecimiento, un gráfico de barras para el número de pedidos, un gráfico de áreas para las ventas de la empresa y un gráfico de líneas para los márgenes de EBITDA.
Para conocer el proceso paso a paso de creación de estas importantes herramientas en MS Excel, mire nuestro curso en video titulado “Panel de Excel y visualización de datos”. Además de los ejemplos siguientes, nuestro curso también le enseñará cómo utilizar otras tablas y gráficos para que su análisis financiero se destaque profesionalmente.
¡Aprenda a crear el gráfico anterior con nuestro curso de Paneles!
Ejemplo de gráficos mal diseñados
Un diagrama incorrecto, como se ve a continuación, dificulta que el lector encuentre el punto principal de un informe o presentación porque contiene demasiados colores, etiquetas y leyendas y, por lo tanto, a menudo parece demasiado desordenado. Tampoco ayuda mucho si un gráfico, como un gráfico circular, se muestra en 3D, ya que distorsiona el tamaño y el valor percibido de los datos subyacentes. Un gráfico incorrecto será difícil de seguir y comprender.
Storytelling con datos, imágenes y texto.
Un analista financiero no sólo debe comprender el significado de los números, sino también aprender a combinar números y lenguaje para crear una historia eficaz. Depender únicamente de los datos durante una presentación puede dificultar que su audiencia lea, interprete y analice sus datos. Tienes que hacer el trabajo por ellos y una buena historia será más fácil de seguir. Le ayudará a llegar a los puntos clave más rápido, en lugar de presentar su informe o presentación en vivo solo con números.
Los datos pueden presentarse en forma de ingresos, gastos, ganancias y flujo de caja. Simplemente agregar notas, comentarios y opiniones a cada línea de pedido agrega una capa adicional de conocimiento, perspectiva y perspectiva al informe.
Además, la combinación de datos, imágenes y texto le brinda a su audiencia una comprensión clara de la situación actual, eventos pasados y posibles conclusiones y recomendaciones para el futuro.
Grupos destinatarios y presentación de datos.
El siguiente diagrama simple muestra las diferentes categorías de su público objetivo.
Este gráfico es de nuestro curso Representación de datos.
Audiencia interna
Un grupo objetivo interno puede ser tanto los directivos de la empresa como cualquier empleado que trabaje en esta empresa. Para los ejecutivos, el propósito de comunicar una presentación llena de datos es proporcionar una actualización sobre una actividad comercial específica, como un proyecto o iniciativa.
Otro propósito importante es facilitar la toma de decisiones en la gestión de las operaciones de la empresa, expandir su negocio principal, adquirir nuevos mercados y clientes, invertir en investigación y desarrollo, y otras consideraciones. Conocer los datos y la información relevantes de antemano ayuda a los tomadores de decisiones a tomar las decisiones correctas que posicionan mejor a la empresa para un mayor éxito.
Audiencia externa
Una audiencia externa puede ser los clientes existentes de la empresa con proyectos en curso o nuevos clientes con quienes la empresa desea establecer una relación y de quienes quiere obtener nuevos negocios. El otro público externo es el público en general, como los accionistas externos de la empresa y los inversores potenciales de la empresa.
Cuando se trata de conseguir nuevos negocios, la presentación del analista será más promocional y orientada a las ventas, mientras que una actualización del proyecto contendrá información más específica para el cliente, normalmente con mucha jerga.
Grupos objetivo para presentaciones en vivo y por correo electrónico
Una presentación en vivo contiene más elementos visuales y narración para crear una conexión más fuerte con la audiencia. Debe ser más preciso y llegar al punto más rápidamente y evitar discursos o textos largos debido al tiempo limitado.
Por el contrario, una presentación enviada por correo electrónico se espera que sea leída y, por tanto, contiene más texto. Al igual que un documento o libro, contendrá información más detallada porque el contexto no se explica con una voz en off como en una presentación en vivo.
En cuanto a detalles, acrónimos y jerga en la presentación, estos dependen de si su audiencia es experta o no.
La idea principal en la presentación de datos.
Toda gran presentación requiere una “idea principal” clara. Es el objetivo principal de la presentación y debe abordarse claramente. Se debe resaltar su importancia e incitar al grupo objetivo a actuar.
A continuación se muestra un ejemplo de una idea seria y profunda.
Para comunicar esta gran idea, necesitamos crear representaciones visuales apropiadas y efectivas para representar tanto los aspectos buenos como los malos de la idea. La atención debe centrarse en la parte más importante, que es la situación crítica del saldo de caja y de la inversión de capital para el próximo año. Esta es una parte importante de la presentación de datos.
Guión gráfico y presentación de datos.
El siguiente guión gráfico muestra cómo un analista estructuraría la presentación en función de la gran idea. Una vez introducido el tema o la idea principal, sigue una demostración de los aspectos positivos del desempeño de la empresa, así como de los aspectos negativos que son más importantes y probablemente requieran más atención.
Luego se sugieren varias ideas para resolver los problemas negativos. Sin embargo, antes de elegir la mejor opción se realiza una comparación de los diferentes resultados de las ideas propuestas. Finalmente, se hace una recomendación que se centra en la elección óptima para abordar el problema inminente resaltado en la gran idea.
Este guión gráfico es de nuestro curso de Presentación de datos.
Para llegar al último punto (recomendación), se ha llevado a cabo un análisis exhaustivo que incluye los cuadros y gráficos discutidos anteriormente para que toda la presentación sea fácil de entender, convincente y atractiva para su audiencia.
Recursos adicionales
CFI ofrece el programa de certificación Business Intelligence & Data Analyst (BIDA)® para aquellos que buscan llevar su carrera al siguiente nivel. Para continuar aprendiendo y desarrollando su base de conocimientos, explore los siguientes recursos adicionales relevantes:
