En el mundo empresarial actual, Excel se ha convertido en una herramienta esencial para el análisis de datos y la generación de informes. Y aunque Excel ofrece muchas funciones y características, a veces es necesario ir más allá para optimizar nuestro trabajo. Es aquí donde entra en juego VBA (Visual Basic for Applications), un lenguaje de programación que permite automatizar tareas y mejorar la productividad en Excel. En este artículo, te presentaremos las 8 mejores rutinas de VBA para informes de Excel, que te ayudarán a realizar tareas repetitivas de manera más eficiente y ahorrar tiempo. ¡Descubre cómo potenciar tus informes con estas rutinas imprescindibles de VBA!
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Las 8 mejores rutinas de VBA para informes de Excel
El siguiente artículo presenta ocho rutinas de informes de VBA Excel que puede utilizar de inmediato para optimizar sus tareas de informes de Excel. VBA ha existido desde que la mayoría de nosotros queremos recordar, y hay ciertas tareas en las que todavía predomina el uso de VBA.
Las siguientes rutinas cubren una variedad de funciones que incluyen fórmulas y atajos personalizados, formato y creación de PDF. Las poderosas rutinas están escritas para brindarle una idea real de los tipos de tareas para las cuales Excel VBA sigue siendo la mejor herramienta.
Rutinas VBA para la creación de informes:
- Separe las celdas seleccionadas y complete los valores hacia abajo
- Método abreviado de teclado mejorado para rellenar identificadores
- Fórmulas personalizadas con VBA
Rutinas VBA para publicar informes:
- Eliminar líneas completamente vacías en la selección.
- Ordenar alfabéticamente las hojas seleccionadas
- Establezca las hojas seleccionadas en «Muy ocultas».
- Exporte cada hoja a un informe PDF independiente
- Exportar todos los gráficos a un libro PPT
1. Desvincula las celdas seleccionadas y completa los valores hacia abajo
Categoría: Informes, Formato
VBA es particularmente útil para aplicar formato personalizado a sus informes, especialmente cuando se aplica a un conjunto de celdas seleccionadas que puede especificar cada vez. Incluso puedes asignar un acceso directo a la macro si realizas la acción con frecuencia.
Un ejemplo particularmente común es una serie de encabezados agrupados que deben descomponerse y luego completarse. Por supuesto, puedes hacer esto manualmente cada vez, pero lleva mucho tiempo cuando tienes ocho columnas de encabezados agrupados. Adoptar la rutina ahorrará horas de trabajo a largo plazo. Incluso funciona con más de una columna a la vez.
La rutina VBA Unmerge modifica las propiedades de celda y rango del rango seleccionado para aplicar la fórmula o valor especificado a todas las celdas dentro del rango de celdas fusionadas.
2. Método abreviado de teclado mejorado para rellenar identificadores
Categoría: Informes, Formato
Entonces acabas de escribir una fórmula y necesitas copiarla en 2000 líneas. Ahora todos conocemos el botón Rellenar en la parte inferior derecha del cuadro de selección, pero ¿no sería bueno si hubiera un atajo de teclado que lograra el mismo resultado?
La rutina VBA Fill utiliza selección de rango y celda para brindarle funciones de relleno con un solo método abreviado de teclado. Le recomiendo que asigne atajos de teclado Ctrl+D y Ctrl+R para reemplazar los atajos de teclado de relleno predeterminados.
3. Fórmulas personalizadas con VBA
Categoría: Informes, Fórmulas personalizadas
Si alguna vez has deseado que Excel tuviera más fórmulas, estás de suerte: ¡puedes crear las tuyas propias! Las funciones definidas por el usuario (UDF) le permiten crear funciones en VBA que luego puede usar en sus propias hojas de cálculo de Excel. Las funciones son muy similares a las fórmulas; Pase una serie de entradas y devuelva una respuesta.
La función VBA se comporta como una fórmula de hoja de cálculo y devuelve varias propiedades de los valores de datos seleccionados como una cadena de texto. El siguiente ejemplo le da al lector una idea de la media, la mediana y la moda, que puede resultar útil como texto dinámico en la parte inferior de un gráfico.
4. Eliminar filas completamente vacías en la selección.
Categoría: Publicación de informes, Formato
Ha pasado algún tiempo limpiando sus datos. Tiene aproximadamente 10.000 filas y 15 columnas. Algunos valores están legítimamente vacíos. En otros casos, es posible que tengas que eliminar filas completamente en blanco antes de publicar tus datos.
La rutina VBA busca el rango que seleccionó y utiliza la función de hoja de trabajo CountA para buscar y eliminar todas las filas completamente en blanco. La línea debe estar completamente vacía, incluso fuera de la selección. Las filas por encima o por debajo del rango seleccionado no se ven afectadas.
5. Ordena las hojas seleccionadas alfabéticamente.
Categoría: publicación de informes, presentación.
Ha creado un informe que contiene cinco pestañas, una para cada sucursal de la empresa. Jugaste con algunos de estos mientras trabajabas en algunas cosas. Sin embargo, por conveniencia, debe asegurarse de que estén todos en el orden correcto antes de publicar el informe.
La rutina VBA ordena alfabéticamente todas las hojas SELECCIONADAS utilizando el método Mover del objeto de hoja de trabajo. Si lo mantiene específico para las hojas SELECCIONADAS, puede dejar algunas portadas en el frente si lo desea.
6. Configure las hojas seleccionadas como «Muy ocultas».
Categoría: publicación de informes, presentación.
A veces necesitas ocultar hojas en tu libro de trabajo, pero sabes que ciertos colegas inevitablemente las mostrarán. ¿¡Y si realmente pudieras esconderlos!? Resulta que hay una opción «Muy oculta» en VBA a la que normalmente no se puede acceder como opción en el menú de Excel.
Con la rutina VBA, puede configurar fácilmente sus hojas como «Muy ocultas» utilizando la propiedad de visibilidad del objeto de la hoja de trabajo. La segunda rutina que agregué te permite mostrar todas las hojas a la vez en lugar de hacerlo una por una. Si tiene muchas hojas ocultas, primero considere si realmente las necesita.
7. Exporte cada hoja a un informe PDF independiente.
Categoría: Publicación de informes, Exportación
Probablemente haya trabajado en un proyecto en el que cada hoja representa una entidad, persona, lugar o región diferente. Todos son esencialmente iguales pero con públicos diferentes. En tal caso, es posible que desee exportar cada hoja individualmente para poder enviarla al grupo objetivo específico.
La rutina de VBA recorre las hojas seleccionadas usando un bucle For Next y exporta cada una como PDF usando el método Exportar del objeto de la hoja de trabajo. También utiliza un selector de carpetas que permite al usuario decidir dónde guardar los archivos PDF. ¡La rutina puede resultar muy útil cuando se trabaja con archivos y carpetas en VBA!
8. Exporte todos los gráficos a un libro de trabajo PPT.
Categoría: Publicación de informes, Exportación
Necesitas todo lo que necesitas Cuadros financieros en PowerPoint? Utilice la rutina ChartsToPPT para exportar todo a PowerPoint con un solo clic. Aunque el concepto es simple, también puede modificar la rutina para generar gráficos específicos en un marcador específico en su presentación.
La rutina VBA utiliza un objeto Aplicación para crear una nueva presentación de PowerPoint en la aplicación PowerPoint. El método Agregar crea una nueva diapositiva y luego cada gráfico se agrega a su propia diapositiva usando los métodos Copiar y Pegar.
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Gracias por leer la guía de Finanzas sobre las 8 mejores rutinas de VBA para informes de Excel. Para continuar aprendiendo y avanzar en su carrera, los siguientes recursos le serán útiles:
