La reconciliación es un término con un significado profundo y poderoso. En nuestras vidas, en ocasiones experimentamos conflictos y desacuerdos que pueden afectar nuestras relaciones personales o profesionales. Sin embargo, la capacidad de reconciliarse con los demás y con uno mismo es fundamental para el crecimiento personal y la construcción de un mundo más armonioso. En este artículo, exploraremos los conceptos y beneficios de la reconciliación, así como estrategias efectivas para lograrla. ¡Descubre cómo la reconciliación puede transformar tu vida y tus relaciones!
Conciliar registros internos de transacciones con fuentes externas
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¿Qué es la reconciliación?
La conciliación es el proceso de cotejar las transacciones registradas internamente con las facturaciones mensuales de fuentes externas, tales como: b Bancos determinar si existen diferencias en los registros y corregir cualquier discrepancia.
Por ejemplo, el registro interno de cobros y desembolsos de efectivo se puede comparar con el extracto bancario para determinar si los registros coinciden entre sí. El proceso de conciliación confirma que el monto debitado de la cuenta se gastó correctamente y que ambos están equilibrados al final del ciclo de facturación.
El proceso de reconciliación
En la mayoría de las organizaciones, el proceso de conciliación suele automatizarse mediante software de contabilidad. Sin embargo, dado que es posible que algunas transacciones no se registren en el sistema, se requiere intervención humana para identificar dichas diferencias inexplicables. Los pasos básicos involucrados en la conciliación de transacciones incluyen los siguientes:
1. Compare la caja registradora interna con el extracto bancario.
El primer paso es comparar las transacciones en el registro interno y la cuenta bancaria para determinar si las transacciones de pago y depósito en ambos registros coinciden. Identifique cualquier transacción en el extracto bancario que no esté respaldada por evidencia.
2. Identificar los pagos registrados en la caja interna y no en el extracto bancario (y viceversa)
Es posible que ciertas transacciones hayan sido registradas como pagadas en la caja registradora interna pero no aparezcan como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de una transacción de este tipo es un cheque que se ha emitido pero que aún no se ha liquidado en el banco.
Una empresa puede emitir un cheque y registrar la transacción como una deducción en efectivo en la caja registradora, pero el cheque puede tardar algún tiempo en presentarse al banco. En tal caso, la transacción sólo aparecerá en el extracto bancario después de que el banco haya presentado y aceptado el cheque.
Por el contrario, identifique los débitos que aparecen en el extracto bancario pero que no están registrados en la caja registradora interna. Las posibles tarifas incluyen, entre otras: Tarifas de transacción en cajeros automáticosGastos de impresión de cheques, sobregiros, intereses bancarios, etc. Los gastos ya han sido registrados por el banco, pero la empresa sólo se entera de ellos después de recibir el extracto bancario.
3. Confirme que los recibos y depósitos en efectivo estén registrados en la caja registradora y en el extracto bancario.
La empresa debe asegurarse de que todos los fondos que ingresan a la empresa se registren tanto en la caja registradora como en el extracto bancario. Si los recibos están registrados en el registro interno y no aparecen en el extracto bancario, agregue las transacciones al extracto bancario. Por lo tanto, todas las transacciones registradas en el extracto bancario y que faltan en la caja registradora deben incluirse en la caja registradora.
4. Cuidado con los errores bancarios
Es posible que ciertas transacciones hayan sido registradas como pagadas en la caja registradora interna pero no aparezcan como pagadas en el extracto bancario. Las transacciones deben deducirse del saldo del extracto bancario. Un ejemplo de una transacción de este tipo es un cheque que se ha emitido pero que aún no se ha liquidado en el banco.
Los errores deben sumarse, restarse o modificarse en el saldo del estado de cuenta para reflejar el monto correcto. Una vez identificados los errores, se debe notificar al banco para que corrija el error por su parte y emita un estado de cuenta ajustado.
5. Equilibre ambos conjuntos de datos
El objetivo es garantizar mediante conciliaciones que la caja registradora interna coincida con el extracto bancario. Una vez que se hayan identificado y resuelto las diferencias, los registros internos y externos deben ser los mismos para demostrar una buena salud financiera.
Métodos de conciliación
Para garantizar la integridad de los registros financieros, todas las cuentas del balance deben conciliarse de forma regular y continua. Esto ayuda a detectar omisiones, duplicados, robos y transacciones fraudulentas.
Hay dos formas de conciliar registros financieros:
1. Verificación de documentos
El método de verificación de documentos implica verificar transacciones o documentos existentes para garantizar que el monto registrado sea el monto real gastado. La verificación suele realizarse mediante un software de contabilidad.
Por ejemplo, una empresa puede revisar sus recibos para identificar cualquier discrepancia. Al examinar los documentos, la empresa descubre que los costes de alquiler de sus locales se calcularon dos veces. La empresa presenta una denuncia ante el propietario y recibe el reembolso del importe cobrado de más. Sin dicha auditoría, la empresa habría perdido dinero debido al doble cobro.
2. Revisión analítica
La verificación analítica utiliza niveles de actividad de la cuenta anteriores o actividad histórica para estimar la cantidad que debe registrarse en la cuenta. Comprueba la cuenta de efectivo o el extracto bancario para identificar irregularidades, errores contables o actividades fraudulentas.
Por ejemplo, la empresa XYZ es un fondo de inversión que adquiere al menos de tres a cinco empresas de nueva creación cada año. Para el año en curso, la empresa estima unos ingresos anuales de 100 millones de dólares en función de la actividad histórica de su cuenta. Los ingresos actuales de la empresa son de 9 millones de dólares, lo que es demasiado bajo en comparación con las previsiones de la empresa.
Después de revisar la cuenta, el contador descubre un error contable que resultó en la omisión de un cero en los asientos. Una vez solucionado el error, los ingresos actuales son de 90 millones de dólares, lo que está relativamente cerca de lo previsto.
Ultima palabra
La conciliación garantiza que los registros contables sean precisos al detectar errores contables y transacciones fraudulentas. En ocasiones, las diferencias pueden ser aceptables debido al momento de los pagos y depósitos, pero cualquier diferencia inexplicable puede indicar un posible robo o uso indebido de fondos.
Recursos adicionales
Gracias por leer la guía de Finanzas sobre el proceso de conciliación. Para avanzar aún más en su carrera, los siguientes recursos adicionales de CFI le resultarán útiles:
