Si has hecho investigaciones académicas o simplemente estás interesado en el mundo de la información y la documentación, seguramente has oído hablar de los «documentos fuente». Estos documentos, como su nombre lo indica, son la base y la referencia principal para cualquier tipo de estudio o análisis. En este artículo, exploraremos a fondo qué son exactamente los documentos fuente, por qué son tan importantes y cómo puedes acceder a ellos. ¡Prepárate para descubrir el fascinante mundo de la investigación y la documentación!
Rastro de documentos contables
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¿Qué son los documentos fuente?
Cada vez que una empresa participa en una transacción financiera, se crea un rastro documental. En contabilidad, este rastro en papel se denomina documentos fuente. Ya sea que se emitan cheques para desembolsos, se realicen ventas para generar recibos, se envíen facturas de los proveedores o se registren las horas en la hoja de horas de un empleado, todos los documentos relevantes son documentos fuente.
Importancia de los documentos fuente
Los documentos fuente son principalmente importantes para la contabilidad y Proceso contable porque sirven como evidencia física de que realmente tuvo lugar una transacción financiera. Hoy en día, estos documentos no tienen que ser necesariamente una copia física en papel, sino que también pueden estar en formato electrónico rastreable.
Además, los documentos fuente también son esenciales en el proceso de auditoría. Cuando las empresas están sujetas a una auditoría, el acceso del auditor a documentación clara y accesible de todas las transacciones aumenta la legitimidad e independencia generales de la auditoría. Para confirmar la exactitud de los estados financieros de la empresa en cuentas individuales, los auditores necesitan acceso completo a todos los documentos. En general, para administrar un negocio de manera más fluida y aumentar la transparencia, todos los documentos originales deben conservarse y conservarse para referencia futura.
Tipos comunes de documentos fuente
En su forma más simple, un documento fuente generalmente contiene la siguiente información:
- La fecha de la transacción.
- El monto total de la transacción.
- Una descripción de la transacción.
- Una o más firmas de autorización
Los documentos más comunes son:
- cheques
- facturas
- Ingresos
- Créditos
- Tarjetas de tiempo para empleados
- Comprobante de deposito
- Comprar orden
Almacenamiento de documento
Toda la información generada por los documentos fuente debe registrarse adecuadamente en el diario, el software de contabilidad o los libros financieros de la empresa. Después de la captura inicial, todos los documentos deben conservarse y organizarse en un archivo y almacenarse en un sistema para que se pueda acceder a ellos en cualquier momento. También es importante registrar los procedimientos generales de control interno y determinar quién en la empresa puede acceder y autorizar pagos, pedidos y otras transacciones.
Originalidad de los documentos originales.
En la mayoría de los casos, la ley permite fotocopias de documentos originales. Según Estados Unidos Servicio de revisión interna (IRS)Siempre que estas fotocopias sean representaciones completas, legibles y precisas del documento original, son legalmente aceptables.
Asimismo aquellos Agencia Canadiense de Ingresos (CRA) acepta documentos escaneados siempre que los registros se creen y mantengan en papel o se almacenen en un formato legible y accesible electrónicamente. Aunque organizar y archivar estos documentos puede ser tedioso, el tiempo adicional dedicado a mantener adecuadamente un rastro en papel y crear una manera fácil de acceder a estos documentos puede generar enormes ahorros de tiempo en el futuro, así como una mayor transparencia.
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