inventario

¿Sabías que el control de inventario puede mejorar la eficiencia de tu empresa? Si eres dueño de un negocio, seguramente entiendes la importancia de mantener un registro preciso de todos tus productos. Pero ¿sabes cómo hacerlo de manera efectiva? En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para realizar un inventario eficiente y cómo puede beneficiar a tu empresa. ¡Continúa leyendo para descubrir cómo aprovechar al máximo tu inventario y optimizar tus operaciones!

Importancia del inventario

Durante el inventario, las empresas cuentan manualmente la cantidad de sus productos. Esto garantiza que el inventario sea igual y preciso según los registros y el inventario disponible real.

El objetivo es identificar cualquier discrepancia en los registros de inventario. Garantiza que no haya exceso o falta de existencias y detecta robos o mermas. Las empresas realizan inventarios periódicamente para mantener el control del inventario y permitir una mejor toma de decisiones sobre la gestión del inventario.

inventario

Tabla de contenido

Puntos clave

  • El inventario implica comparar el inventario real con el inventario registrado para garantizar la precisión.
  • Ayuda a detectar robos o daños, mantener niveles óptimos de inventario, garantizar el cumplimiento normativo y facilitar las auditorías.
  • Este proceso incluye planificación, preparación, conteo, registro, revisión, análisis, ajuste y presentación de informes.
  • Los métodos comunes incluyen verificaciones periódicas, anuales, aleatorias o en línea, validación de inventario, conteo cíclico continuo, ad hoc y análisis ABC.

Objetivo

El inventario verifica si las cantidades físicas reales de los artículos disponibles coinciden con los números registrados en el sistema de inventario. También identifica cualquier caso de robo, merma o daño de inventario, lo que permite a las empresas tomar medidas correctivas y mejorar las medidas de seguridad.

Las empresas pueden evitar la falta y el exceso de existencias y mantener niveles óptimos de inventario. Permite una mejor toma de decisiones en materia de compras, ventas y producción.

Además, los datos recopilados también son útiles para la presentación de informes financieros, como la preparación de estados financieros y cálculos de impuestos. Además, ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y proporcionar la información necesaria para las auditorías internas y externas.

Actas

El procedimiento de inventario incluye los siguientes pasos:

  1. Comience por determinar el momento, la frecuencia y el método y asigne los recursos necesarios para el proceso.
  2. Organice el espacio de trabajo para que tenga acceso a todas las áreas del inventario.
  3. Proporcione las herramientas necesarias, como hojas de recuento, lectores de códigos de barras o sistemas de software.
  4. Comience el proceso de conteo físico. Sea sistemático y cuente las secciones o todos los elementos.
  5. Asegúrese de que la cantidad, descripción y ubicación sean correctas mientras documenta los artículos contados en el sistema.
  6. Registre cualquier discrepancia, bienes dañados o irregularidades encontradas durante el proceso de conteo.
  7. Compare el inventario contado con los números registrados en el sistema de gestión de inventario para identificar diferencias o discrepancias.
  8. Investigar las discrepancias identificadas y determinar las razones de las mismas. Se trata de volver a examinar, investigar posibles errores o, si es necesario, realizar recuentos.
  9. Actualice el sistema de inventario o los registros para que coincidan con el recuento de inventario físico preciso.
  10. Prepare informes que resuma los resultados del inventario, incluidas las discrepancias, ajustes y recomendaciones para mejorar las prácticas de gestión de inventario.

Métodos

Diferentes empresas pueden utilizar diferentes tipos de métodos de inventario dependiendo de factores como el tamaño de la empresa, la rotación del inventario, etc. Algunos de los métodos más comunes son los siguientes:

1. Inventario periódico

Todo el inventario se cuenta físicamente a intervalos fijos, por ejemplo mensual o trimestralmente. Por lo general, es adecuado para pequeñas empresas con un inventario manejable, ya que necesitan detener temporalmente las operaciones para contar físicamente todos los artículos en stock.

2. Inventario anual

Es similar al método anterior, la única diferencia es que se realiza sólo una vez al año. Los inventarios anuales suelen realizarse hacia finales de año. Las empresas medianas con una rotación de inventario relativamente estable utilizan este método para determinar sus niveles de inventario.

3. Pruebas aleatorias o en línea

A diferencia de otros métodos, el muestreo implica contar aleatoriamente secciones o artículos específicos del inventario. Además, se realizan controles puntuales periódicamente durante todo el año. Sin embargo, no se trata de contar todo el inventario. Este método es adecuado para empresas, almacenes o centros de distribución más grandes. Ayuda a monitorear continuamente la precisión del inventario sin interrumpir las operaciones generales.

4. Validación de inventario

Este método verifica los registros de inventario cuando los artículos están agotados o no están disponibles para su compra. Las tiendas minoristas suelen utilizar este método para conciliar sus niveles de inventario registrados con el inventario físico en los estantes. El propósito de la validación del inventario es garantizar que los registros coincidan con la disponibilidad real de productos para la venta.

5. Inventario constante o continuo

Este método realiza un seguimiento continuo de los niveles de inventario utilizando tecnología como lectores de códigos de barras para software de gestión de inventario. Las tiendas minoristas, los almacenes o las empresas más grandes con una alta rotación de inventario suelen utilizar este método. Proporciona información de inventario en tiempo real sin necesidad de paradas completas.

6. Inventario ad hoc

Este método implica un inventario físico o recuento de inventario que se realiza a intervalos irregulares en lugar de en horarios programados regularmente. Esto puede deberse a varias razones, como discrepancias repentinas, sospechas de errores, una próxima auditoría o problemas inexplicables en el inventario. Este método se puede utilizar para resolver rápidamente discrepancias en los registros de inventario.

7. Conteo cíclico

Este método implica dividir el inventario en secciones o categorías más pequeñas y contar una parte del inventario periódicamente, generalmente durante todo el año. Es un proceso continuo que permite inspecciones más frecuentes de artículos de alto valor o de rápido movimiento y al mismo tiempo minimiza la interrupción de las operaciones diarias.

8. Análisis ABC

Al igual que el conteo cíclico, el análisis ABC consiste en dividir el inventario en categorías más pequeñas. Sin embargo, en el análisis ABC, la categorización se basa en el valor o la importancia del inventario. Normalmente, los artículos se dividen en tres categorías: A (artículos de alto valor), B (artículos de valor medio) y C (artículos de bajo valor). Las empresas suelen contar los artículos de alto valor con más frecuencia, mientras que los artículos de bajo valor se cuentan con menos frecuencia.

formato

El formato de inventario es el diseño o estructura estructurada que utilizan las empresas para registrar el proceso de recuento de inventario. Ayuda a garantizar la coherencia y precisión en el seguimiento del inventario. Aunque el formato varía de una empresa a otra, debe contener todos los detalles necesarios para capturar con precisión la información del inventario durante el proceso de inventario.

El formato incluye:
  • Descripción del Artículo: Detalles o descripciones de cada artículo o producto del inventario, como nombre, código, fabricante, categoría, precio unitario, etc.
  • Multitud: La cantidad real de cada artículo que se cuenta físicamente durante el proceso de inventario y se registra en los registros de inventario.
  • Ubicación opcional): Dónde se almacena cada artículo en el almacén o almacén.
  • Unidad de medida (opcional): La unidad utilizada para medir la cantidad de cada artículo (por ejemplo, pieza, kilogramo, litro).
  • Valor (opcional): El valor asignado al inventario. A menudo se calcula en función de la cantidad contada y el costo unitario de cada artículo.
  • Desviaciones: Cualquier diferencia observada entre el recuento físico y los niveles de inventario registrados, incluidas cantidades excesivas o insuficientes.
  • Observaciones o comentarios: Comentarios u observaciones adicionales relevantes para artículos específicos o el proceso, p.e. B. bienes dañados o circunstancias especiales que afecten la precisión del inventario.
Plantilla de formato:
Puede descargar esta plantilla de formato de inventario aquí: Plantilla de formato de inventario

inventario

Ejemplos

A continuación encontrará algunos ejemplos de inventarios.

Ejemplo 1:

Supongamos que tiene una tienda minorista que vende comestibles. Un cliente te pide 10 kg de harina de una determinada marca. Verifica rápidamente su sistema para ver si el artículo está disponible y el sistema informa que sí lo está. Lo recoges y descubres que el artículo no está disponible.

Se utiliza un escáner de código de barras para realizar un control puntual en el departamento de harina. Su muestra muestra que el sistema muestra 5 unidades en stock, pero no hay ninguna en stock. Registra la desviación en su sistema de gestión de inventario y descubre qué salió mal.

Tras la investigación, descubre que la causa se debió a un error de entrada de datos durante el envío. Corrige el error en el sistema y realiza un pedido urgente del artículo.

Ejemplo #2:

Imagine que tiene un gran almacén de distribución que almacena diferentes tipos de productos. Como hay muchos productos en grandes cantidades, decide implementar el método de conteo cíclico. Comienza dividiendo el inventario en secciones o zonas manejables como Zona A, B, etc.

Cada semana se dirigen a una zona específica para realizar el inventario, mientras que otras secciones continúan con sus operaciones regulares. Por ejemplo, en la semana 1, el equipo de inventario se centra en la Zona A. Utilizan un escáner de código de barras para contar todos los artículos de esta sección. A lo largo de la semana, el equipo cuenta, controla y concilia meticulosamente las cantidades en la Zona A. Una vez que se completa el conteo en la Zona A y se han realizado los ajustes necesarios en los registros de inventario, se pasa a la siguiente zona.

Este enfoque sistemático del inventario cíclico permite al almacén monitorear continuamente la precisión del inventario en diferentes secciones sin interrumpir las operaciones generales del almacén.

Significado

Hacer un inventario es esencial porque, al realizar inventarios regulares, las empresas pueden informar con precisión sus niveles y valor de inventario en los informes financieros. Es importante por motivos fiscales y contables. Los datos de inventario precisos también permiten a las empresas tomar decisiones informadas de compra, venta y fijación de precios. Ayuda a evitar el exceso de existencias de artículos de baja rotación y, al mismo tiempo, garantiza un inventario suficiente de productos de alta demanda.

Por otro lado, ayuda a identificar discrepancias entre los niveles de inventario registrados y reales y a descubrir errores, robos o daños. Esta detección temprana evita mayores pérdidas y permite a las empresas tomar medidas correctivas de manera oportuna.

La gestión precisa del inventario garantiza que los productos estén disponibles para los clientes cuando los necesiten. Esto a su vez conduce a una mayor satisfacción del cliente. Además, un inventario adecuado garantiza el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y proporciona la información necesaria para las auditorías internas y externas.

Pensamientos finales

El inventario es un proceso esencial para cualquier empresa que mantenga inventario. Ayuda a las empresas a mantener el control de su inventario y tomar decisiones informadas sobre sus operaciones.

Preguntas frecuentes (FAQ)

P1. ¿Cuál es la diferencia entre inventario y gestión de inventario?
Respuesta: Si bien el inventario es el proceso de contar físicamente el inventario, la gestión de inventario implica planificar, organizar y monitorear la adquisición, el almacenamiento, el seguimiento y el uso del inventario a lo largo de su ciclo de vida.

P2. ¿Quién es responsable del inventario?
Respuesta: La responsabilidad del inventario generalmente recae en el equipo de operaciones o de gestión de inventario de una empresa. Los roles específicos y las personas involucradas pueden variar según la estructura y el tamaño de la organización.

P3. ¿Se puede realizar un inventario mediante un sistema informático?
Respuesta: Sí, muchas empresas utilizan sistemas computarizados como códigos de barras o RFID para realizar un seguimiento de su inventario.

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